Proste wdrożenie i bieżące użytkowanie programu

Program może być stosowany w bibliotece obsługującej

• pojedynczą szkołę;
• zespół szkół.

Bazę danych programu stanowią:

• dane katalogowe księgozbioru;
• słownik haseł wzorcowych;
• kartoteka zagadnieniowa (dane bibliograficzne);
• katalog i karty akcesji czasopism;
• księgi inwentarzowe;
• rejestry ubytków;
• rejestr czytelników;
• ewidencja wypożyczeń;
• rejestr danych statystycznych.

Program umożliwia prowadzenie wielu odrębnych ksiąg inwentarzowych (dla różnych rodzajów zbiorów i różnych szkół) wraz z odpowiednimi rejestrami ubytków.

MOL Optivum współpracuje z programami:

• Sekretariat Optivum (przejmując dane osobowe czytelników – uczniów);
• Kadry Optivum (przejmując dane osobowe czytelników – nauczycieli).

Szybkie i proste opracowywanie zbiorów
Każdy nowy nabytek wystarczy opisać tylko raz, a jego karta znajdzie się natychmiast we wszystkich katalogach komputerowych. Dzięki programowi sporządzenie opisów bibliograficznych nawet dla kilkudziesięciu tysięcy książek nie wymaga już wielkiego nakładu pracy.

Dane bibliograficzne mogą być pobierane z różnych źródeł
Program jest przystosowany do wymiany danych zapisanych w formacie MARC 21. Istnieją dwa mechanizmy pobierania danych:

• Bezpośrednie pobieranie opisów z bibliotecznych baz danych obecnych w internecie. Aktualnie za pomocą tego mechanizmu jest dostępny katalog Biblioteki Narodowej zawierający setki tysięcy opisów wydawnictw polskich, w tym opisy nowości wydawniczych. Opisy pobierane są poprzez protokół Z39.50.
• Pobieranie opisów z  baz danych innych bibliotek, udostępnianych w systemach wyszukiwania rozproszonego, np. w systemie KARO. Opisy z tych baz trafiają do tzw. banku danych, skąd są pobierane, w miarę potrzeby, do katalogu. Opisy pobierane są w formacie ISO 2709.

Opracowanie zbiorów

• Opracowanie zbiorów odbywa się zgodnie z normą PN-82/N-01152.
• Program umożliwia sporządzenie opisu bibliograficznego pozycji współwydanych.
• Opisy bibliograficzne automatycznie uzupełniane są o obowiązujące znaki umowne.
• Istnieje możliwość zbiorowego opracowania lub modyfikowania opisów wielu egzemplarzy tej samej pozycji.
• Raz wprowadzony opis bibliograficzny jest automatycznie powielany w odpowiednich katalogach zawartych w pamięci programu.
• Opracowanie nowej pozycji wiąże się z automatycznym utworzeniem odpowiedniego zapisu we właściwej księdze inwentarzowej.
• Przy katalogowaniu książek zakupionych przed 1 stycznia 1995 roku program rejestruje ich ceny w starych złotych.
• Program działa zgodnie z obowiązującymi normami i zasadami organizacyjnymi pracy bibliotecznej oraz pomaga w ścisłym przestrzeganiu przepisów.

Przeszukiwanie księgozbioru
Program umożliwia wyszukiwanie pozycji na podstawie:

• dowolnego fragmentu opisu bibliograficznego;
• trzech różnych fraz wyszukiwawczych;
• hasła głównego (katalog alfabetyczny);
• tytułu (katalog tytułowy);
• słów kluczowych (katalog przedmiotowy);
• symbolu UKD (katalog systematyczny UKD);
• typów dokumentów;
• roku wydania.

Poszukiwania bibliograficzne obejmują katalogi księgozbioru oraz kartotekę zagadnieniową.

Udostępnianie księgozbioru

• Program prowadzi rejestr czytelników z podziałem na uczniów i nauczycieli.
• Rejestrowane jest każde wypożyczenie, zwrot i prolongata.
• Automatycznie tworzone są karty analityczne czytelników i karty książek.
• Program umożliwia określenie regulaminowych okresów wypożyczeń oddzielnie dla uczniów i nauczycieli oraz lektur i czasopism.
• Przechowywane przez program dane osobowe czytelników są kodowane zgodnie z wymaganiami ustawy o ochronie danych osobowych.
• System wykonuje automatycznie promocję czytelników na koniec roku szkolnego (przenosi wszystkie klasy o jeden poziom wyżej).

Gromadzenie księgozbioru

• Zawiera mechanizmy służące do wygodnego przeprowadzenia inwentaryzacji zbiorów biblioteki (skontrum):
  • automatycznie tworzy raport ze skontrum;
  • umożliwia prowadzenie inwentaryzacji współbieżnie z kilku końcówek sieci komputerowej (co znacznie ją przyspiesza).
• Zachowuje ciągłość numeracji ubytków przy przejściu z rejestracji papierowej na rejestrację elektroniczną.
• Umożliwia obsługę czasopism, tworząc dla nich oddzielny katalog, karty akcesji oraz odrębne karty wypożyczeń dla każdego czytelnika.
• Automatycznie oblicza wartość księgozbioru dla podanego zakresu numerów inwentarzowych, uwzględniając problemy związane z denominacją złotego (zgodnie z zaleceniami MEN i MKiSz).

Dodatkowe ułatwienia dla bibliotekarza

Wykorzystanie technologii kodów kreskowych

Kodami oznacza się książki oraz karty biblioteczne. Potrzebne informacje o wypożyczeniu i zwrocie książek przekazuje się do programu, używając po prostu czytnika kodów.
Stosowanie kodów nie wyklucza możliwości identyfikacji czytelników lub zbiorów w tradycyjny sposób. Technika kodów kreskowych może być wdrażana stopniowo.

Wymagane dodatkowe oprzyrządowanie do pracy z kodami kreskowymi

• Czytniki kodów kreskowych (pracujące w trybie tzw. emulacji klawiatury, pozwalające na odczyt kodów typu EAN 13 i Interleaved 2/5) >> Zapoznaj się z ofertą czytników kodów kreskowych.
• Nalepki kodowe na książki i inne zbiory oraz karty biblioteczne dla czytelników (dostarczane przez producenta programu).

Obsługa elektronicznych kart identyfikacyjnych
Program MOL Optivum obsługuje także identyfikatory w postaci kart elektronicznych, mające możliwość obsługi bezstykowej (zbliżeniowej), wyposażone w kod karty (RFID). Aby odczytanie kodu karty było możliwe, czytnik karty musi być zgodny ze standardem PC/SC. Jest to najbardziej popularny standard wymiany danych z kartami elektronicznymi „SmartCard”.

Odpowiednie sterowniki obsługujące karty elektroniczne (SmartCard) są domyślnie dostępne w systemie Windows, począwszy od wersji Windows 2000 (czyli także Windows XP, Vista i późniejsze).