Szkolne komputery wypełnione są coraz większą ilością danych o pracownikach, uczniach i szkolnym majątku, a jednak wiele czynności biurowych, które na pierwszy rzut oka dałoby się zautomatyzować, trzeba nadal wykonywać tradycyjnie. I nie jest to bynajmniej skutek niedoskonałości używanych programów. Dlaczego zatem tak jest?
Pierwsze pozytywne rezultaty użycia komputera pojawiły się tam, gdzie zastosowano go do wspomagania stosunkowo prostych, lecz żmudnych czynności. Dobrym przykładem może tu być naliczanie wynagrodzeń pracowników za pomocą arkusza kalkulacyjnego, który znakomicie zastąpił kalkulator przy wykonywaniu dużej liczby nieskomplikowanych rachunków.
Z czasem jednak oczekiwania wobec komputera zaczęły rosnąć. Miał on nie tylko sumować długie ciągi liczb, ale także analizować pewne fakty i wyznaczać odpowiednie wartości zgodnie z obowiązującymi przepisami. I tu pojawiły się pierwsze kłopoty - komputery okazały się mało przydatne wszędzie tam, gdzie nie wystarcza znajomość jednoznacznych, choć może żmudnych reguł postępowania, a potrzebne jest coś, co potocznie określa się mianem "zdrowego rozsądku". Sytuacje takie pojawiają się niestety dość często w związku z wieloma niejasnymi lub zawierającymi luki przepisami (jak np. w wypadku rozliczania godzin ponadwymiarowych nauczycieli, którzy prowadzą zajęcia o różnym tygodniowym wymiarze godzin, będąc jednocześnie np. bibliotekarzem i polonistą).
Komputer nie myśli, komputer reaguje. Jednoznacznie i tylko na jednoznaczne sytuacje. Niejednoznaczności w przepisach prawa stanowią więc często nie dającą się pokonać barierę przy komputeryzowaniu zadań, które mają być realizowane według niejasnych lub niekompletnie opisanych zasad postępowania. Człowiek w takich sytuacjach jakoś sobie radzi, wprawdzie z większymi lub mniejszymi rozterkami, "naginając" prawo do własnych potrzeb. Często przy tym nie ma innego wyjścia. Byłaby w stanie uchronić go od tego jedynie właściwa konstrukcja uregulowań prawnych, zapewniająca jednoznaczność ich interpretacji.
Rozwiązanie problemu kompletności i jednoznaczności prawa nie jest niestety jedynym wymogiem pozwalającym zwiększyć efektywność wykorzystania komputerów w rozmaitych dziedzinach życia. Równie istotnym postulatem jest zwięzłość formułowania reguł prawa. Chodzi o to, aby prawo przede wszystkim opisywało reguły, a nie odstępstwa od nich, w szczególności zaś incydentalne (do każdego niemal przepisu dodawana jest zwykle cała litania rozmaitych klauzul). Każdy bowiem wyjątek w funkcjonowaniu reguły, który zdarza się być może raz na rok (i w związku z tym nie stanowi istotnego problemu, nawet gdy zajęcie się nim jest pracochłonne), musi być przez twórców oprogramowania komputerowego rozpatrzony równie skrupulatnie jak sama reguła. W efekcie ogromna ilość czasu poświęcana jest na rozwiązywanie problemów jedynie potencjalnych, które najprawdopodobniej nigdy się nie zdarzą w praktyce większości użytkowników tego oprogramowania.
Skrajną i oczywiście w dniu dzisiejszym utopijną ilustracją uproszczenia regulacji prawnych, na przykład przepisów płacowych, mogłoby być wydanie następującego rozporządzenia ustalającego sposób wynagradzania nauczycieli:
§1. Wynagrodzenie nauczyciela ustala dyrektor szkoły, uwzględniając jego kwalifikacje, indywidualne predyspozycje do wykonywania zawodu, zakres obowiązków oraz zaangażowanie w pracę.
§2. Całkowity fundusz wynagrodzeń nauczycieli nie może być większy niż kwoty przeznaczone na ten cel w budżecie szkoły zatwierdzonym przez organ prowadzący, a wynikające z zadań szkoły.
Tego typu regulacja prawna pozwoliłaby na przygotowywanie kompletnych list wypłat dla wszystkich nauczycieli szkoły w ciągu kilkunastu minut. Znacznie prostsze od obecnie stosowanych programy komputerowe pozwoliłyby również w podobnym czasie dokonać wszelkich stosownych rozliczeń z takimi instytucjami jak ZUS, bank czy organy podatkowe.
Jedną z większych barier pomyślnej komputeryzacji jest przecenianie elastyczności komputerów i niezauważanie ich ograniczeń. Mają zaś one niemałe kłopoty, na przykład z wypełnianiem tradycyjnych formularzy, przy których opracowywaniu nikt nawet nie myślał o tym, że ich wypełnianie będzie można zlecić komputerowi. Przykładami takich formularzy są szkolne sprawozdania GUS-owskie (mające format A3) czy świadectwo maturalne mające postać "książeczki", które po rozłożeniu ma format większy niż A4 i w związku z tym nie jest możliwe wypełnienie go za pomocą typowej drukarki komputerowej. Człowiek jest zawsze w stanie sobie z tym poradzić - zapełni nawet bezmyślnie zaprojektowany formularz, wykorzystując w razie konieczności wolne miejsce na marginesach lub nieużywane pola. Komputer tego nigdy nie zrobi.
Zmiana postaci dokumentów, wymuszona nową technologią, (nawet przy dokładnym zachowaniu treści) napotyka na ogromne opory ze strony osób przyzwyczajonych od wielu lat do używania tradycyjnych, ręcznych opracowań. W efekcie użytkownicy komputerów często, zupełnie niepotrzebnie, przepisują dane uzyskane z komputerów na urzędowe, "jedynie słuszne" druki.
Wyjściem naprzeciw wymogom komputeryzacji byłoby zatem takie formułowanie przepisów ustalających wygląd dokumentów, aby przede wszystkim opisywały one ich treść, a wszędzie tam, gdzie to możliwe rezygnowały ze ścisłego określania ich formy. Tam zaś, gdzie układ treści na formularzu ma istotne znaczenie, należy koniecznie projektować go tak, aby w każdej sytuacji było techni0nicznie możliwe wypełnienie go za pomocą typowej drukarki komputerowej. W szczególności zasadą powinno być korzystanie z formatu A4 jako podstawowego rozmiaru formularzy akceptowanego przez niemal wszystkie drukarki laserowe i atramentowe.
Stare powiedzenie "apetyt rośnie w miarę jedzenia" znakomicie odnosi się także do komputeryzacji. Użytkownicy, nawet prostych programów do organizowania baz danych, widząc porządkujący efekt takiego komputerowego "zbieractwa", szybko zaczynają odczuwać potrzebę jednolitego opisania wszystkich interesujących ich obiektów. Jest to marzenie wielu urzędników kuratoriów i gminnych wydziałów oświaty, którzy chcieliby zapewnić sobie w ten sposób łatwy dostęp do szczegółowych informacji o podległych im placówkach.
Niestety przeszkodą w sprawnym i skutecznym zrealizowaniu takiego systemu informatycznego, opisującego placówki oświatowe całej gminny, jest usankcjonowana wieloletnią tradycją, a także przepisami prawa, niejednolitość opisu szkół różnych typów, przedszkoli i innych placówek oświatowych.
Jedną z takich przeszkód jest sposób wyrażania obowiązków nauczycieli za pomocą godzin i tzw. pensum, inaczej traktowanego dla nauczycieli szkół zaocznych (pensum roczne), a inaczej dla pozostałych (tygodniowe, mające przy tym różny wymiar - od 18 do 30 godzin tygodniowo). A przecież wystarczyłoby przyjąć, że obowiązki nauczycieli we wszelkiego rodzaju sprawozdaniach wyraża się (niezależnie od rodzaju tych obowiązków) za pomocą wymiaru etatu; wielkość ta ma bowiem naprawdę największe znaczenie we wszystkich praktycznych zastosowaniach - z koronnym, którym jest konstrukcja budżetu szkół i obliczanie subwencji oświatowej.
Niepodejmowanie działań, zmierzających do jednolitego spojrzenia na placówki różnych typów, niezwykle utrudnia budowanie systemów, także tych nieskomputeryzowanych, gromadzących i przetwarzających dane o oświacie jako całości. Na dobry początek proponuję opracowanie jednolitego wzoru GUS-owskiego sprawozdania, zastępującego wiele podobnych do siebie druków, których symbole rozpoczynają się od litery "S". Oczywiście na takim formularzu byłoby więcej niż obecnie pól i nie wszystkie z nich byłyby wypełniane przez każdą placówkę, ale skończyłby się problem porównywania ze sobą podobnych do siebie, lecz nie identycznych danych. Gdyby jeszcze skorelować ze sobą (opisując identycznie te same fakty) sprawozdania GUS-owskie, arkusze organizacyjne szkół oraz formularze sprawozdawcze MEN-u (np. druki EN-3), to można by stworzyć formalne podwaliny pod konstrukcję jednolitego systemu sprawozdawczo-informacyjnego w oświacie. Oczywiście, bez podjęcia takich działań da się także komputeryzować oświatę. Należy jednak pamiętać, że w efekcie komputeryzacji organizacyjnego bałaganu otrzymuje się najczęściej także bałagan, tyle że skomputeryzowany.
Od chwili pojawienia się komputerów w szkołach, MEN wykazuje specyficzny sposób zainteresowania komputeryzacją, skupiając się niemal wyłącznie na wykorzystaniu komputerów w nauczaniu. Jednocześnie bardzo niewiele, by nie powiedzieć nic, zrobiono w kwestii komputeryzacji zarządzania pojedynczymi szkołami oraz całą oświatą. Odnoszę wrażenie, że w wielu sytuacjach barierą nie do pokonania jest strach przed nowym i nieznanym oraz mocno ugruntowane przekonanie, że skoro przez tyle lat dało się zarządzać szkołami bez komputerów, to i teraz można się bez nich obejść lub wręcz przeświadczenie, iż ich używanie jest niewskazane.
Kuriozalnym wręcz przykładem takiej postawy jest wydane ostatnio rozporządzenie dopuszczające wypełnianie za pomocą komputera świadectw promocyjnych oraz odpisów świadectw dojrzałości. Na pierwszy rzut oka mogłoby się wydawać, iż jest to krok we właściwym kierunku, pozwalający na komputeryzację całej sfery związanej z dokumentacją przebiegu nauczania. Kiedy jednak zauważymy, że ministerialny urzędnik nie wyobraża sobie, aby komputer wypełnił także świadectwo ukończenia szkoły, czy oryginał świadectwa dojrzałości, nie mówiąc już o arkuszach ocen (a dopiero to pozwoliłoby tak naprawdę skomputeryzować dokumentację przebiegu nauczania), to okaże się, że komputer postrzegany jest przez oświatowych decydentów najwyższego szczebla co najwyżej tak, jak trochę doskonalsza od tradycyjnej maszyna do pisania.
Wszyscy dorośli obywatele Polski od wielu lat mają w swoich dowodach osobistych numer PESEL, pozwalający na ich jednoznaczną identyfikację w systemach komputerowych. Niedawno wszyscy otrzymaliśmy także numer NIP wykorzystywany do celów podatkowych. Niestety, swoich numerów PESEL nie znają niepełnoletni uczniowie, mimo iż także oni je mają (niemal od urodzenia).
Stan ten utrudnia budowanie ponadszkolnych systemów informacji o uczniach. Biorąc pod uwagę fakt, że systemy takie muszą powstawać, chociażby w związku z planowanymi egzaminami końcowymi w szkołach podstawowych oraz nową maturą, warto podjąć działania, zmierzające do udostępnienia numerów PESEL wszystkim obywatelom, przynajmniej od chwili rozpoczęcia nauki w szkole. Dzięki temu można by łączyć (bez potrzeby ręcznego kojarzenia danych) różne systemy informacji o uczniach. W efekcie możliwe byłoby np. badanie korelacji pomiędzy wynikami egzaminu końcowego w szkole podstawowej oraz wynikami matury. Niezmiernie ułatwiłoby to także ewentualny elektroniczny obieg informacji o uczniach, np. przy przesyłaniu ich dokumentów pomiędzy szkołami.
Najprostszym sposobem na uczynienie z numeru PESEL jedynego identyfikatora osoby, wykorzystywanego także w oświatowych systemach komputerowych, byłoby wprowadzenie go do księgi ewidencji dzieci (i konsekwentnie do księgi uczniów), gdzie trafiałby wprost z biur meldunkowych, na wykazach dzieci zameldowanych w obwodzie szkoły. A przy okazji - może warto, obok imion, nazwisk i dat urodzenia dzieci, wpisywać ich numery PESEL do dowodów osobistych rodziców? Wszak numery PESEL rodziców są tam wpisywane.
Z powyższych rozważań wynika, że postęp w sensownej komputeryzacji oświaty w ogromnym stopniu zależy od podjęcia pewnych działań na szczeblu centralnym. Bez nich, oczywiście, proces komputeryzacji oświaty także będzie postępować. Czy jednak na pewno zadaniem projektantów oświatowych systemów komputerowych powinna być ciągła walka z nieprzystosowaną do współczesnej rzeczywistości organizacją oświaty?