Najczęstszym oczekiwaniem ludzi wobec komputerów jest dostarczanie przez nie informacji. Wiele osób, nie mających większych doświadczeń w zakresie gromadzenia i przetwarzania danych, przecenia jednak rolę maszyny, nie doceniając jednocześnie roli człowieka organizującego przetwarzane przez nią dane. Nawet najdoskonalszy, wyposażony w dobre oprogramowanie, komputer nie dostarczy żadnych informacji, jeśli nie zostanie on wcześniej "nakarmiony" odpowiednią ilością sensownych danych, przy czym jakość i rodzaj tych danych są często ważniejsze od ich ilości.
W procesie gromadzenia danych bardzo dużo mają do zrobienia nie tylko informatycy piszący oprogramowanie, ale także, a może przede wszystkim, osoby organizujące pracę oświaty - od twórców prawa począwszy na dyrektorach szkół skończywszy. Bez właściwej organizacji pracy i ustalonych zasad wymiany informacji pomiędzy rozmaitymi ogniwami szkoły i organami nadrzędnymi nie ma bowiem możliwości efektywnej informatyzacji. Spróbuję to zilustrować przykładami.
W zeszłym roku wszyscy uczniowie klas ósmych szkół podstawowych województwa wałbrzyskiego (prawie 13000 osób) zostali poddani testowym badaniom tzw. kompetencji. Wyniki testu zostały wprowadzone do pamięci komputera za pomocą specjalnego czytnika. W ten sam sposób zebrano także wiele dodatkowych informacji o uczniach, głównie środowiskowych. Punkty uzyskane przez uczniów w teście kompetencji były podstawą rekrutacji uczniów do szkół ponadpodstawowych. Zgromadzone dane, poddane wielostronnej komputerowej "obróbce", pozwoliły także ocenić wpływ różnorodnych czynników na umiejętności, a także aspiracje i wybór dróg dalszej edukacji uczniów. Wyniki całego przedsięwzięcia opublikowano w obszernym dokumencie pt. "Raport o eksperymencie wałbrzyskim"*.
W tym roku szkolnym, w podobnej formie planuje się przeprowadzenie egzaminów końcowych w szkołach podstawowych kilku województw. Bieżący rok szkolny jest przy tym wyjątkowy - te same dzieci, które ukończą teraz szkołę podstawową będą, według zapowiedzi MEN-u, najprawdopodobniej za cztery lata pierwszym rocznikiem zdającym maturę według zupełnie nowej formuły. Wydaje się zatem kuszące takie zorganizowanie danych, aby w przyszłości dało się porównać wyniki testu kompetencji, przeprowadzonego pod koniec nauki w szkole podstawowej, z wynikami egzaminu dojrzałości. Aby to jednak było możliwe, gromadzone w tym roku wyniki testu powinny nadawać się do połączenia za cztery lata z wynikami egzaminów maturalnych. Laikowi może się wydawać, że nie powinno być z tym żadnego kłopotu. Tak jednak w istocie nie jest. Optyczne czytniki danych, za pomocą których wprowadza się do komputera dane zapisane na kartach odpowiedzi, wymuszają pewien szczególny sposób kodowania zawartych na nich informacji. O ile nie ma problemu z zakreśleniem na tych kartach prawidłowych odpowiedzi i zakodowaniem numeru ucznia (w Wałbrzychu składał się nań numer gminy, numer szkoły, numer oddziału w szkole i numer ucznia w dzienniku oddziału), o tyle niezwykle kłopotliwe jest odpowiednie zapisanie, a następnie odczytanie danych tradycyjnie używanych do identyfikacji osób - imienia, nazwiska, daty urodzenia czy imion rodziców (czytniki kart nie potrafią odczytywać liter).
Jeśli zatem każdy uczeń jest rozpoznawany w systemie komputerowym jedynie jako obiekt o określonym numerze, to komputer potrafi wprawdzie podać liczbę punktów uzyskanych w teście przez tego ucznia, nie wie jednak, że uczniem tym jest Jaś Kowalski. Numer identyfikacyjny o takiej konstrukcji, jaką przedstawiono, był przy tym jednoznacznym jego identyfikatorem jedynie w dniu przeprowadzania testu, kiedy to Jaś Kowalski był uczniem 8B w Szkole Podstawowej nr 3 w Widliszkach. Numer Jasia, skonstruowany według tej samej reguły w chwili, kiedy został on już uczniem szkoły średniej, nie będzie miał żadnego związku z jego numerem w dniu testu na koniec nauki w szkole podstawowej.
Tak więc, jeśli nawet w podobny sposób zostaną zgromadzone w przyszłości wyniki egzaminów maturalnych obecnych ośmioklasistów, to nie da się w sposób automatyczny zestawić z wynikami ze szkoły podstawowej. I pomimo tego, że w tym samym komputerze będą wszystkie dane dotyczące tych samych uczniów, to jednak niejednoznaczny sposób ich identyfikacji uniemożliwi uzyskanie interesujących nas informacji. Rozwiązaniem problemu byłoby identyfikowanie uczniów za pomocą ich numerów PESEL (każdy z nich otrzymuje takowy w kilka miesięcy po urodzeniu), gdyby istniała formalna droga otrzymania ich przez szkołę dla uczniów niepełnoletnich - maturzyści będą je mieć w swoich dowodach osobistych.
Przygotowaniem do jednoznacznej identyfikacji uczniów w systemach informatycznych mógłby być prawny wymóg umieszczania numeru PESEL w prowadzonych w każdej szkole księgach uczniów. Rejonowa szkoła podstawowa mogłaby otrzymywać te numery na wykazach dzieci podlegających obowiązkowi szkolnemu. Dalej mogłyby one wędrować za uczniami wraz z ich arkuszami ocen (a może także - świadectwami?), wymagałoby to jednak zmian obowiązujących uregulowań prawnych.
Zasygnalizowany wyżej problem właściwej identyfikacji obiektów (w tym wypadku uczniów) ma znaczenie wtedy, gdy chcemy łączyć ze sobą duże zbiory danych, zawierające różne informacje o tych samych obiektach. Kłopoty ze scalaniem takich zbiorów danych pojawiają się również wtedy, gdy chcemy utworzyć jeden duży zbiór z wielu mniejszych, opisujących różne obiekty.
Wyobraźmy sobie, że chcemy zbudować jednolitą, poddającą się łatwo analizie, bazę danych o wielu szkołach. Potrzeba taka pojawia się często w urzędach gminnych. Żeby to jednak było możliwe, musimy wcześniej zadbać o to, aby opisy poszczególnych szkół były jednorodne. Oznacza to w praktyce, iż musimy zapewnić odpowiednią kategoryzację wszelkich danych, jakie charakteryzują samą szkołę oraz związane z nią inne obiekty (jakimi są, na potrzeby komputerowego przetwarzania danych: nauczyciele, oddziały, przedmioty nauczania itp.). Zilustrujmy to na przykładzie nazw przedmiotów. Załóżmy, że chcemy wiedzieć, ile godzin wychowania fizycznego i religii odbywa się na terenie całej gminy, w poszczególnych szkołach i klasach. Odpowiedź na to niespecjalnie skomplikowane pytanie może jednak być dla komputera problemem nie do rozwiązania, jeśli wcześniej nie zadbamy o to, aby nazw: "WF", "W-F" i "wych. fiz" oraz "religia", "RELIGIA" i "rel" nie postrzegał on jako sześciu różnych przedmiotów. Sposobem na uniknięcie takiej wieloznaczności jest np. utworzenie listy przedmiotów występujących w badanych szkołach i nadanie im powszechnie obowiązujących nazw. W podobny sposób należałoby skategoryzować także takie cechy, jak np. wykształcenie nauczycieli, specjalności i profile nauczania, i wiele innych. Brak jednoznacznej kategoryzacji danych niezwykle utrudnia nie tylko łączenie ze sobą zbiorów danych, ale również ich późniejszą analizę.
O jednolitą kategoryzację danych należy dbać na tym szczeblu organizacyjnym oświaty, na którym mają być one wykorzystywane. Jest to więc zadanie i dla organów prowadzących szkoły, i dla organów je nadzorujących, z MEN-em włącznie.
Gromadząc wszelkiego rodzaju dane, trzeba także koniecznie zwrócić uwagę na prawidłowe i użyteczne definiowanie wielkości, które opisują interesujące nas obiekty. Należy również rozważyć, czy dane, którymi dysponujemy odpowiadają naszym potrzebom. Ciekawym, wziętym z życia przykładem definicji, która uniemożliwia udzielanie precyzyjnych odpowiedzi na istotne pytania, jest sposób określania stażu pedagogicznego w znanym wszystkim systemie gromadzenia danych o nauczycielach EWIKAN. Otóż twórców EWIKAN-u interesuje wyłącznie tzw. staż pracy pedagogicznej w I kategorii zatrudnienia. Do stażu tego nie wlicza się np. okresów pracy na stanowisku nauczyciela akademickiego. Oznacza to, że informacji o tak rozumianym stażu pracy pedagogicznej, zawartych w EWIKAN-ie, nie można (i wręcz nie wolno) wykorzystywać do symulacji płacowych, gdyż, jak wiadomo, o stawce wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli decyduje nie tylko staż na stanowisku nauczyciela (w tym staż pedagogiczny w rozumieniu EWIKAN-u), ale także okresy pracy na innych stanowiskach (w tym nauczyciela akademickiego) oraz inne okresy pracy, np. w szkołach na stanowiskach niekoniecznie pedagogicznych. Jak mi wiadomo, próby wykorzystania zestawień "ewikanowych" do szacowania wynagrodzeń nauczycieli - prowadzące do oczywistych błędów - były podejmowane w niektórych gminach przejmujących szkoły.
Jeżeli już uda nam się zapewnić właściwą identyfikację obiektów, kategoryzację danych oraz ich jednoznaczną interpretację przez osoby je wprowadzające, zostaje jeszcze jedna, bardzo istotna sprawa - konieczne jest zorganizowanie napełniania systemu danymi. Jak wiadomo, wprowadzanie danych jest niezwykle żmudną i pracochłonną czynnością. Niekompletne lub nierzetelnie wypełnione bazy danych są, niestety, mało użyteczne.
Jak zatem zapewnić właściwe napełnianie baz danymi? Najważniejsza sprawa to zadbanie o właściwą motywację ludzi. Rozwiązaniem optymalnym jest takie zorganizowanie gromadzenia danych, aby osoba je wprowadzająca była osobiście zainteresowana zrobieniem tego dobrze i szybko. Inaczej mówiąc - dane powinny być użyteczne w wielu miejscach - zarówno tam, gdzie je wprowadzono, jak i np. po ich scaleniu z innymi danymi w większą bazę.
Przykładem takiej organizacji może być rozwiązanie proponowane przez firmę VULCAN w wypadku gromadzenia i przetwarzania danych o uczniach i ich ocenach za pomocą programów SEKRETARIAT UCZNIOWSKI 2000 oraz STATYSTYKA SEMESTRALNA 2000. Dyrektor szkoły jest zainteresowany szczegółową analizą wyników klasyfikacji. Może jej dokonać za pomocą wyżej wymienionych programów. Aby to jednak było możliwe, do komputera należy wprowadzić dane zawarte w arkuszach ocen uczniów. W trzydziestooddziałowej szkole jest to jednak kilkanaście tysięcy liczb (15 przedmiotów x 30 uczniów x 30 oddziałów). Kto w szkole podejmie się wprowadzania co semestr takiej liczby danych? Okazuje się, że znalezienie chętnych do tej pracy nie jest takie trudne - mogą nimi być po prostu wychowawcy klas. Po wprowadzeniu ocen swoich uczniów (około 450 liczb, które można wpisać do komputera w przeciągu mniej więcej pół godziny) komputer "w nagrodę" przygotuje im gotowe zestawienia ocen na ostatnią stronę dziennika oraz wydrukuje dla rodziców każdego ucznia kartkę z ocenami semestralnymi (na wywiadówkę) lub też (za pomocą odrębnego programu) - świadectwo promocyjne. Przygotuje również listę rankingową uczniów w klasie (patrz rys. 1. na str. 18).
 Rys. 1. Automatyczne uszeregowanie uczniów według średniej ocen obliczonej przez komputer to tylko jeden z przykładów rozmaitych, praktycznych rezultatów zdecydowania się na wprowadzenie danych (tu: ocen semestralnych uczniów z poszczególnych przedmiotów) do pamięci komputera. |
Na świadectwie umieszczone zostaną dane osobowe ucznia, które wpisze wcześniej pani sekretarka, zainteresowana tym, ponieważ komputer pomoże jej prowadzić księgę uczniów i księgę dzieci (wraz z całą dokumentacją związaną z nadzorowaniem przez szkołę realizacji obowiązku szkolnego). Te same dane zostaną również wykorzystane do przygotowania pierwszych stron dziennika oraz założenia arkuszy ocen uczniów. Z wszystkich tych danych skorzystać może wspomniany na początku dyrektor szkoły (niczego do komputera nie wprowadzając), analizując np. wyniki klasyfikacji. Komputer pozwoli mu dotrzeć - bez wysiłku - między innymi do rozkładów ocen wystawianych przez poszczególnych nauczycieli, z podziałem na oddziały, przedmioty lub ich grupy. Wskaże również uczniów najsłabszych i najlepszych (szczegółowo możliwości STATYSTYKI SEMESTRALNEJ 2000 opisano w numerze 3/96 naszego Biuletynu).
Taka organizacja gromadzenia i przetwarzania danych, polegająca na tym, że różni użytkownicy systemu informatycznego wprowadzają różne dane, korzystając przy tym z danych wpisanych wcześniej przez inne osoby, sprawia, że wdrożenie tego systemu jest znacznie mniej uciążliwe, niż może się to wydawać na pierwszy rzut oka. Szanse powodzenia wzrosną zdecydowanie wtedy, gdy nad całym tym procesem czuwa dyrektor szkoły, stwarzający odpowiednie ku temu warunki.
*Kuratorium Oświaty w Wałbrzychu, praca pod kierunkiem Janusza Mulawy, Wałbrzych, listopad 1997