Mimo że istnieje obecnie tak wiele metod komunikacji, informacje nadal pozostają rozproszone. Przekazać mailowo wiadomości do wielu osób jest dość prosto. Trzeba napisać wiadomość i wysłać ją do wybranej grupy osób. Ale co z odpowiedziami? Zebranie ich, przy kilkudziesięcioosobowej liczbie odbiorców komunikatu może stwarzać problemy.
W oświacie temat skutecznej komunikacji jest jeszcze bardziej skomplikowany. Wiadomości przeznaczone dla jednostek oświatowych bywają wrzucane do skrzyneczek znajdujących się w budynku JST i konieczne jest ich regularne odbieranie przez pracowników szkół. Przy potrzebie szybkiej wymiany informacji taki system nie zdaje jednak egzaminu.
Kolejną niedogodnością jest kontrola odbioru komunikatów. Weryfikacja przyjęcia informacji przez odbiorców poprzez przeglądanie stosów maili czy wykonywanie dziesiątek telefonów, aby potwierdzić, czy dyrektorzy szkół zapoznali się terminarzem składania dokumentacji, to wielka strata tak cennego dzisiaj czasu.
Znając powyższe problemy komunikacyjne, przygotowaliśmy praktyczny sposób na ich rozwiązanie – Komunikator VNET. Narzędzie to, jest integralnym modułem Platformy Optivum NET i umożliwia skuteczną komunikację pomiędzy organem prowadzącym a pracownikami podległych jednostek oświatowych.
W Komunikatorze VNET inicjatorem komunikatu jest zawsze Wydział Edukacji, odbiorcą natomiast może być każdy pracownik szkoły. Dużą zaletą komunikatora jest fakt, że nie jest konieczna znajomość nazwiska odbiorcy informacji. To w Platformie Optivum NET poszczególnym użytkownikom nadawane są jednorazowo odpowiednie role, np. dyrektor czy sekretarz. Zaadresowanie komunikatu sprowadza się do wybrania roli oraz jednostek oświatowych, do których skierowana jest treść informacji.
Komunikat można opatrzyć datą ważności, zadecydować, kiedy zostanie on automatycznie opublikowany oraz podać datę i formę wymaganej odpowiedzi.
Określając formę wymaganej odpowiedzi można wskazać: „przyjęcie do wiadomości” (np. w przypadku informacji o spotkaniu), „wymóg odpowiedzi w formie pisemnej” (gdy jest to zapytanie) czy „odpowiedź wymagająca odesłania pliku” (w przypadku, gdy komunikat jest prośbą, np. o wypełnienie odpowiedniego dokumentu).
Nadawca komunikatu może monitorować odpowiedzi na dwóch płaszczyznach – ma możliwość zobaczenia wszystkich odpowiedzi oraz listy użytkowników, którzy ich jeszcze nie udzielili. Dodatkowo narzędzie umożliwia prowadzenie przez odbiorców dyskusji na temat przekazanej informacji.
Korzystając z Komunikatora VNET Wydział Oświaty:
- zbiera wszystkie informacje oraz dane odbiorców informacji w jednym miejscu;
- ustala jeden standardowy sposób przekazywania informacji oraz odpowiedzi na nie;
- na bieżąco monitoruje terminowość nadsyłania odpowiedzi;
- oszczędza czas poświęcany do tej pory na standardowe formy komunikacji.
Podsumowując: uzyskuje narzędzie do komunikacji z podległymi jednostkami rozwiązujące problemy komunikacyjne, z jakimi boryka się w codziennej pracy.
Zachęcamy również do zapoznania się z pełną ofertą Platformy Optivum NET.