Przygotowanie systemu do użycia w gminie:
- Zainstalowanie na serwerach firmy VULCAN:
- centralnej bazy danych,
- programu Droga edukacyjna ucznia,
- witryny internetowej.
- Zaprowadzenie w centralnej bazie danych ewidencji szkół, z którymi gmina zamierza wymieniać informacje o spełnianiu obowiązku szkolnego/nauki przez dzieci i młodzież, zwłaszcza własnych gimnazjów.
- Zaprowadzenie w centralnej bazie danych rejestru użytkowników systemu: lokalnych w urzędzie gminy i zdalnych – we współpracujących szkołach.
- Opisanie obwodów szkół własnych (opcjonalne).
- Udostępnienie szkołom witryny programu, a za jej pośrednictwem centralnej bazy danych.
- Dostarczenie Rejestru uczniów Optivum i konwertera danych do formatu SOU współpracującym szkołom, które nie posiadają pakietu Uczniowie Optivum (z Sekretariatem Optivum).
Bieżące korzystanie z systemu DEU polega na:
- Zaczerpnięciu w pierwszej kolejności danych z lokalnego Biura Ewidencji Ludności oraz automatycznego generowania obwodów szkolnych na podstawie danych osobowych.
- Okresowym pozyskiwaniu danych o spełnianiu obowiązku nauki przez dzieci i młodzież ze wszystkich dostępnych źródeł.
- Dbaniu o aktualność, informacyjną rzetelność i spójność danych, a zwłaszcza eliminowanie nieścisłości wykrywanych przez system.
- Monitowaniu współpracujących szkół i rodziców o dostarczeniu niezbędnych informacji w wypadku wykrycia braków sygnalizowanych przez system.
- Terminowym rozliczaniu poszczególnych lat szkolnych.
