Koniec roku szkolnego – dostarczanie dokumentów
Szybkie i bezbłędne wyliczanie punktów kandydatów
Gimnazja przekazują do systemu oceny, wyniki egzaminu gimnazjalnego oraz informacje
o dodatkowych osiągnięciach kandydatów. Dane te w postaci elektronicznej są użyteczne również dla gimnazjów. Dzięki nim mogą np. niezwykle łatwo wydrukować świadectwa za pomocą programu Świadectwa Optivum. Kandydat otrzymuje: oryginał świadectwa, zaświadczenie o wynikach egzaminu gimnazjalnego oraz ich kopie. Oryginały zatrzymuje w domu, a kopie dostarcza do szkoły pierwszego wyboru. Na podstawie zebranych wyników i regulaminu przyjęć do każdego oddziału, system wylicza punkty uzyskane przez kandydatów.
Przydział zgodnie z preferencjami
Przydział w kilka sekund
System przydziela kandydata do oddziału zgodnie z jego preferencjami. Przypisuje go zawsze tylko do jednego oddziału – znajdującego się najwyżej na liście preferencji, do którego ma wystarczającą liczbę punktów. Przydział nawet kilkudziesięciu tysięcy kandydatów trwa zaledwie kilka sekund. Wcześniej jednak możliwe jest przeprowadzenie serii przydziałów próbnych. Pozwalają one – przed dokonaniem ostatecznego przydziału – określić, do których oddziałów nie ma dostatecznej liczby przyjętych (nawet jeśli liczba kandydatów wydawała się być wystarczająca) i ewentualnie zmienić ich profile tak, aby bardziej pasowały do zapotrzebowania. W ten sposób organ prowadzący oszczędza zarówno nerwy uczniów, jak i samorządowe pieniądze.
Rekrutacja dodatkowa i uzupełniająca
Do ostatniego kandydata
W dniu pierwszego naboru system przydziela niemal wszystkich kandydatów. Zawsze pozostaje jednak pewna liczba osób, które z racji słabych wyników lub błędnie podjętych decyzji nie dostały się do żadnego z wybranych oddziałów. Z myślą o nich przygotowane są procedury pozwalające na przeprowadzenie z pomocą systemu również kolejnych etapów rekrutacji.
Informacja dla gimnazjów, listy przyjętych dla szkół ponadgimnazjalnych
Niezbędne dane dla szkół
Gimnazja otrzymują w postaci elektronicznej dane o losach swoich kandydatów, a szkoły ponadgimnazjalne gotowe listy przyjętych wraz z niezbędnymi danymi osobowymi (w postaci umożliwiającej natychmiastowe ich umieszczenie w bazie danych Sekretariatu Optivum).
