Elektroniczny system rekrutacji Nabór Optivum jest w pełni zgodny ze wszystkimi obowiązującymi przepisami dotyczącymi rekrutacji, w szczególności z rozporządzeniem MEN z 20 lutego 2009 r. w sprawie warunków i trybu przyjmowania uczniów do szkół publicznych oraz przechodzenia z jednych typów szkół do innych.
W skład rozwiązania wchodzą:
Centralna baza danych
Najważniejszym składnikiem systemu jest znajdujący się w Internecie serwer (podobny do działających w bankach internetowych), który za pomocą przeglądarki internetowej udostępnia każdemu uczestnikowi naboru informacje w zakresie wynikającym z jego potrzeb i uprawnień. Dzięki temu wszyscy mają wgląd w aktualne informacje, a każda praca wykonana jest tylko raz. Dane zgromadzone na potrzeby naboru wykorzystywane są również do innych celów. Dzięki funkcjonowaniu systemu przez cały rok organ prowadzący otrzymuje kompletną i aktualną bazę o uczniach uczęszczających do podległych mu szkół.
Oprogramowanie w gimnazjach i szkołach ponadgimnazjalnych
W zależności od przyjętego wariantu mogą to być:
- Uczniowie Optivum – kompletny pakiet programów do gromadzenia i przetwarzania danych o uczniach obejmujący: szkolną bazę informacji o przebiegu nauki, elektroniczny dziennik lekcyjny, programy do drukowania świadectw i tworzenia ocen opisowych;
- Sekretariat Optivum – szkolna baza informacji o przebiegu nauki uczniów;
- wyłącznie przeglądarka internetowa.
Narzędzia dla innych uczestników naboru
Organy prowadzące i kuratoria mają wgląd w zawsze aktualne dane o przebiegu naboru, mogą też pobierać gotowe zestawienia i raporty. Wykorzystują w tym celu przeglądarkę internetową. Ponadto można w prosty sposób wzbogacić wykorzystanie systemu o niezwykle użyteczne narzędzie wspomagające kontrolę spełniania obowiązku nauki.
Metoda zarządzania papierowymi wersjami dokumentów
Istotą rozwiązania jest ograniczenie liczby kontaktów kandydata ze szkołami ponadgimnazjalnymi oraz wyeliminowanie niepotrzebnych dokumentów.
Nabór Optivum zapewnia:
- znaczne ograniczenie nakładu pracy związanej z przeprowadzaniem rekrutacji do szkół ponadgimnazjalnych;
- oszczędność pieniędzy wynikającą z wyeliminowania tysięcy kopii świadectw ukończenia gimnazjum;
- pełną likwidację zjawiska blokowania wielu miejsc przez jednego kandydata;
- racjonalizację oferty szkół ponadgimnazjalnych;
- dostęp do wielu przydatnych statystyk i raportów;
- ułatwienie kontroli spełniania obowiązku nauki;
- aktualne i kompletne informacje o uczniach w ciągu całego roku szkolnego.
W każdej chwili każda szkoła ma dostępny komplet danych o wszystkich swoich kandydatach, co zapewnia pełny obraz sytuacji w trakcie naboru.
