Integralną częścią hurtowni danych oświatowych Sigma Optivum jest Arkusz Optivum. Ten nowoczesny, dostępny przez internet program pozwala na kompleksową obsługę procesu obejmującego:
-
planowanie organizacji przez dyrektora szkoły,
-
przekazanie projektu organizacji do organu prowadzącego,
-
wielostopniową kontrolę poprawności arkusza oraz jego zgodności z założeniami,
-
zatwierdzenie organizacji,
-
aneksowanie zatwierdzonych arkuszy.
Arkusz Optivum pomaga nie tylko w przygotowaniu projektu organizacji. Jest również narzędziem, za pomocą którego można przygotować kompletny plan finansowy jednostki sprawozdawczej zarówno w układzie klasyfikacji budżetowej, jak i w układzie zadaniowym. Dzięki temu że program automatycznie wylicza koszt wynagrodzeń, planowanie jest bardzo precyzyjne.
Arkusz Optivum zawiera mechanizmy wspierające wdrożenie na terenie organu prowadzącego oświatowego bonu organizacyjnego, czyli autorskiej metody wyliczania liczby etatów nauczycielskich należnych szkole na podstawie liczby uczniów. Umożliwia to zaproponowanie przejrzystych i sprawiedliwych kryteriów zatwierdzania arkuszy. System automatycznie kontroluje zgodność przedstawionych do zatwierdzenia arkuszy z limitami wynikającymi ze wskaźników centralnie ustalonych przez organ prowadzący.
Dzięki spójnej koncepcji opisu organizacji placówki oświatowej oraz mechanizmom wielostopniowej kontroli dane gromadzone w systemie są wiarygodne i dają rzeczywisty obraz oświaty w JST. Prostota systemu i sprawdzona w wielu samorządach metoda wdrażania sprawia, że zastosowanie Arkusza Optivum daje natychmiastowy widoczny efekt w postaci wielowymiarowych analiz i raportów obrazujących organizację oświaty w JST. Raporty generowane przez system mogą prezentować stan organizacji w wybranym przez użytkownika dniu, a także zmiany stanu w określonym czasie.
Arkusz Optivum umożliwia wyliczanie należnych etatów w różny sposób – zależnie od modelu wdrożeniowego przyjętego w samorządzie.
Po przygotowaniu projektu organizacji placówki oświatowej dyrektor szkoły przedstawia go do zatwierdzenia, umieszczając w repozytorium arkuszy. Repozytorium jest również miejscem, w którym przechowywane są w wersji elektronicznej zarówno projekty organizacji, aktualne, obowiązujące arkusze, jak i arkusze obowiązujące w poprzednich latach. Repozytorium usprawnia proces zatwierdzania arkuszy, umożliwiając komunikację między dyrektorem a inspektorem. Dzięki repozytorium archiwalne oraz aktualne arkusze organizacyjne szkół są dostępne w każdej chwili i z dowolnego miejsca na świecie.
Program umożliwia podpisywanie arkuszy organizacyjnych zarówno kwalifikowanym, jak i niekwalifikowanym podpisem elektronicznym. Dzięki wykorzystaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego możliwe jest przeprowadzenie kompletnej procedury zatwierdzania arkuszy organizacyjnych zdalnie i bez dokumentacji papierowej.
Repozytorium przechowuje arkusze i umożliwia dyrektorowi lub inspektorowi oznaczenie odpowiednimi uwagami i komentarzami poszczególnych plików zawierających arkusze. Takie rozwiązanie usprawnia wymianę informacji, będącą nieodłącznym elementem procesu zatwierdzania arkuszy.
