Najważniejsze cechy Sigmy Optivum w zakresie generowania raportów to:
- prostota – użytkownik może wpływać na ostateczną postać raportu przez określenie jego parametrów, a także przez użycie filtrów i przełączników w interaktywnych raportach zapisanych w postaci skoroszytów Excela,
- jednolitość – wszystkie raporty wynikające z danych zgromadzonych w centralnej bazie przygotowywane są w identyczny sposób,
- elastyczność – gotowe raporty można dowolnie przekształcać za pomocą standardowych mechanizmów tabel przestawnych Excela.
Sigma Optivum wspiera podejmowanie decyzji i zarządzanie na szczeblu organu prowadzącego przez udostępnianie:
- wskaźników porównujących organizację i koszty finansowe szkół,
- porównań danych z arkuszy organizacyjnych i danych systemu informacji oświatowej,
- raportów zmian organizacji oświaty na przestrzeni lat,
- raportów dynamiki demografii uczniów,
- jednostkowych kosztów kształcenia,
- zbiorczych zestawień i analiz projektów planów finansowych,
- analiz planów w układzie klasyfikacji budżetowej i układzie zadaniowym,
- zestawień planu wydatków finansowanych z różnych źródeł.
Raporty generowane za pomocą Sigmy Optivum dzielą się na:
- finansowe dotyczące projektów planów finansowych, planów finansowych, ich wykonania oraz przepływów środków pieniężnych,
- wynikające z arkuszy organizacyjnych,
- porównawcze odnoszące się do danych finansowych i organizacyjnych,
- wynikające z danych systemu informacji oświatowej,
- porównawcze odnoszące się do danych systemu informacji oświatowej i arkuszy organizacyjnych.
Przygotowanie raportu odbywa się w kilku prostych krokach:
- wstępna selekcja szkół, których dane mają zostać uwzględnione w raporcie,
- wybór typu raportu,
- wprowadzenie parametrów raportu,
- wskazanie konkretnego raportu do wykonania.
1. Używając mechanizmu filtrowania, można szybko wybrać dowolną grupę szkół spełniającą określone warunki. W raportach mogą być uwzględnione dane ze wszystkich lub z wybranych jednostek sprawozdawczych.
2. Parametrem przedstawionego obok raportu jest data, dla której będą pobierane dane do zestawienia.
3. Wybierając odpowiedni przycisk można zadecydować o wykonaniu wszystkich raportów z wybranej grupy lub tylko jednego wskazanego przez użytkownika.
Gotowy raport, przygotowany w postaci tabeli przestawnej programu Excel, można jednym kliknięciem myszy dostosowywać do własnych potrzeb. Przełączniki w górnej części raportu umożliwiają przeglądanie zawartości wnętrza tabeli.
Widoczne nad tabelą filtry ułatwiają ograniczanie zakresu danych wykorzystanych do sporządzenia raportu.
Wbudowane mechanizmy Excela pozwalają przekształcać zbudowaną tabelę przestawną dostosowując ją do pojawiających się potrzeb. Przykładowo: zamieniając miejscami pola „Jednostka sprawozdawcza” oraz „Wiersz tabeli wynagrodzeń” z raportu przedstawionego powyżej, użytkownik otrzyma raport przedstawiony obok.
