O dumie miasta Tarnowa – systemie EduNet, jego wdrożeniu i możliwościach, jakie oferuje użytkownikom – opowiada Wojciech Magdoń, koordynator EduNet w urzędzie miasta.
Wszystkim wiadomo, że Tarnów ma EduNet. Ale co to właściwie jest?
To system wspomagania zarządzania edukacją oraz elektroniczne środowisko przepływu dokumentów w urzędzie, również tych edukacyjnych. Informacja edukacyjna wszelkiego rodzaju jest kierowana w uporządkowany sposób do różnych jej odbiorców (uczestników systemu edukacji w mieście: uczniów, rodziców, nauczycieli, kadry kierowniczej oświaty, urzędników, obywateli) i elektronicznie przetwarzana, tak aby ułatwić do niej dostęp. EduNet pozwala na podejmowanie trafnych, opartych na twardych danych decyzji przez każdego, kto działa w systemie. Przez ucznia (nabór do szkół), rodzica (nabór do szkół i e-wywiadówka) nauczyciela (informacja dla poszukujących pracy), dyrektora szkoły (SPiA, arkusz organizacyjny, DEU), urzędnika (SPiA), obywatela (portal edukacyjny) itp. EduNet to kilka modułów: Portal Edukacyjny (PE), System Planowania i Analiz (SPiA), Droga Edukacyjna Ucznia (DEU), Nabór (N), Forum (F), e-wywiadówka (e-W), Ankiety (A), Cyfrowy Urząd (CU) i Elektroniczne Środowisko Przepływu Pracy (EŚPP).
System Planowania i Analiz, Droga Edukacyjna Ucznia i Nabór to wchodzące w skład EduNet programy firmy VULCAN. Jaka jest ich rola w systemie?
Programy te to serce systemu w zakresie informacji związanych z zarządzaniem systemem edukacji. SPiA – służy do przygotowywania arkuszy organizacyjnych szkół, a także ich sprawdzania i zatwierdzania. Zatwierdzone arkusze pozwalają na rozpoczęcie procesu planowania wydatków oświatowych miasta. Planowanie finansowe jest realizowane w tzw. „Module dla szkół”. Po analizie planów i ich weryfikacji możliwe staje się stworzenie całościowego planu wydatków w module „Planowanie”. SPiA pozwala również na monitorowanie wydatków i realizację budżetu w szkołach. Moduł „Raportowanie” jest kopalnią wiedzy o organizacji szkół (dane z SIO i arkuszy organizacyjnych) oraz o zaplanowanych w szkołach wydatkach. Dzięki analizie danych w tym module wiemy wszystko o szkole – i to nie tylko w okresie planowania, ale również na bieżąco, ponieważ w SPiA zawarte są również dane ze wszystkich aneksów do arkuszy organizacyjnych. Osoby zarządzające edukacją, prezydent, urzędnicy, dyrektorzy szkół mają dostęp do informacji po zalogowaniu do systemu. A po wykonaniu kilku prostych czynności wiedzą już o systemie edukacji wszystko, co muszą i chcą wiedzieć. Każda ich decyzja może być podejmowana na podstawie prawdziwych danych.
Droga Edukacyjna Ucznia to potężna baza danych o uczniach tarnowskich szkół, to elektroniczne księgi uczniów wszystkich szkół Tarnowa, elektroniczne księgi dzieci i młodzieży szkół posiadających obwody. Tak naprawdę dopiero teraz możemy skutecznie kontrolować obowiązek szkolny i obowiązek nauki. DEU daje również możliwość uzyskania wiedzy o zewnętrznych egzaminach każdego ucznia i ich wynikach. W pełni wdrożony system pozwoli na analizę edukacyjnej wartości dodanej.
Nabór Optivum to elektroniczne wsparcie procesu rekrutacji do gimnazjum i szkół ponadgimnazjalnych. Daje możliwość zapisania się do szkoły poprzez internet – bez konieczności biegania po szkołach, bez zbędnych nerwów. Po zakończeniu procesu naboru program pozwala na głęboką analizę danych zawartych w bazie o przyjętych uczniach.
Wróćmy do Systemu Planowania i Analiz. Opiera się on na programie Sigma Optivum. Jak przebiegało wdrożenie tej części systemu?
Wdrożenie to dość trudny proces. Największym problemem jest przekonanie użytkowników do zmiany. Mimo że dotychczasowa praca była trudna, to wiele osób woli znany trud niż nowe usprawnienia. Zwłaszcza na początku, gdy konieczne jest poznawanie nowych aplikacji, nauczenie się, jak z nich korzystać, i – co najtrudniejsze – uświadomienie sobie, że dokument papierowy jest przy stosowaniu systemu często zbędny. Przyzwyczajenie urzędników, dyrektorów szkół oraz księgowych do tradycyjnego sposobu zbierania i analizy danych jest dość duże.
Kluczem do wdrożenia są szkolenia. Konieczna jest ich spora liczba i dobra jakość. Szkolenia firmy VULCAN spełniły swoje zadanie. Użytkownicy z mniejszym stresem zaczęli stosować system.
Ważne, aby jego wdrażanie odbywało się etapowo. W Tarnowie etapy związane były z funkcjami systemu oraz cyklem zarządzania edukacją. Najpierw wdrożono arkusz organizacyjny, następnie moduły związane z planowaniem. SPiA wdrożono w jednostkach
również etapowo, poczynając od szkół. Następnie system wprowadzono w przedszkolach. Aby wdrażanie SPiA przebiegało sprawnie, opracowałem plan i harmonogram działań wdrożeniowych. To przemyślane i opisane planem działanie znacznie ułatwiło wprowadzanie systemu. Przedsięwzięcie nie było małe. Szkoleniami objęto około 300 osób: dyrektorów szkół, księgowych, administratorów DEU i innych. Tematyka szkoleń była również bardzo bogata i dotyczyła wszystkich składowych systemu. Aktualnie w systemie loguje się 917 użytkowników.
Jak zmieniła się praca w urzędzie i podległych mu jednostkach po wdrożeniu Systemu Planowania i Analiz?
Najlepiej zilustrują to zdjęcia:
Były tony zbędnego papieru niepozwalającego na analizę informacji. Jest – sprawny system informatyczny pozwalający na rzetelną i szybką analizę informacji. Porządkujący, wyszukujący, filtrujący informację oraz tworzący raporty. System pozwala dotrzeć do informacji rzetelnej i prawdziwej, spojrzeć na nią z kilku punktów widzenia, podjąć decyzję trafną i opartą na faktach, a nie na przypuszczeniach.
Jakie najważniejsze korzyści przyniosło wdrożenie Systemu Planowania i Analiz?
Korzyści jest bardzo wiele. Wymienię je w kategoriach organizacyjnych, zarządczych, ekonomicznych.
Korzyści organizacyjne:
- Prawdziwa informacja.
- Szybki dostęp do informacji.
- Łatwość w przetwarzaniu informacji.
- Dostęp do informacji na bardzo dużym poziomie szczegółowości.
- Łatwa organizacja dostępu do informacji w zależności od pełnionej funkcji w systemie.
- Łatwy i pełny kontakt uczestników systemu edukacji: dyrektor – urzędnik, księgowy – urzędnik.
Korzyści zarządcze:
- Decyzje podejmowane na podstawie prawdziwych danych.
- Łatwość analizy danych – zarówno organizacyjnej, jak i ekonomicznej.
- Prosty przepływ decyzji i poleceń w systemie edukacji.
- Możliwość ogarnięcia całości informacji z dużego systemu edukacji w Tarnowie.
- Łatwość planowania strategicznego i operacyjnego dla każdego użytkownika sytemu.
- Możliwość standaryzacji organizacji szkół (bon organizacyjny).
Korzyści ekonomiczne:
- Trafne decyzje zarządcze wiążą się z racjonalizacją wydatków oświatowych.
- Oszczędność papieru i opłat telefonicznych.
- Racjonalizacja polityki oświatowej, organizacyjnej, kadrowej, ekonomicznej.
- Szybkość w podejmowaniu decyzji przy nieracjonalnej gospodarce finansowej uczestników systemu.
Generalnie, nie wiem, jak można działać bez systemu. Oczywiście gdy go nie było, edukacja w Tarnowie funkcjonowała, i to sprawnie. Podobnie jak gdy nie było samochodów ludzie podróżowali. Ale wszyscy wiemy, że lepiej mieć samochód, niż go nie mieć. Podobnie jest z systemem EduNet. Jest to dobrej klasy Mercedes.
