Podstawa do rozmów 

O tym, co oznacza Sigma Optivum dla miasta – od przedszkoli począwszy, a na wydziale edukacji, skarbniku i prezydencie miasta skończywszy – mówią:

• Halina Sznajder – ZASTĘPCA DYREKTORA WYDZIAŁU EDUKACJI,

• Janina Filipek – SKARBNIK RZESZOWA,

• Lesław Bańdur – DYREKTOR BIURA OBSŁUGI INFORMATYCZNEJ I TELEKOMUNIKACYJNEJ,

• Przemysław Kędra – ADMINISTRATOR SYSTEMÓW IT W WYDZIALE EDUKACJI,

• Lucjan Kawka i Piotr Kluziak – PRZEDSTAWICIELE FIRMY VULCAN ODPOWIEDZIALNI ZA WDROŻENIE SYSTEMU W WYDZIALE EDUKACJI ORAZ WSZYSTKICH PODLEGŁYCH MU PLACÓWKACH.

DECYZJA

Halina Sznajder: Decyzja o zmianach w sposobie zarządzania placówkami podległymi wydziałowi edukacji nie została podjęta nagle. Złożyło się na nią kilka faktów. Mieliśmy za sobą wdrożenie systemu do zadaniowego zarządzania budżetem. Chociaż nie spełnił on naszych oczekiwań i ostatecznie zrezygnowaliśmy z niego, to jednak czas jego użytkowania był poligonem ćwiczebnym w posługiwaniu się dokumentami elektronicznymi.

Placówki zdobyły tu już pewne doświadczenie, udało się nauczyć je pewnej dyscypliny – wszyscy byli świadomi, że decyzja o postawieniu na informatyzację jest ostateczna. Nie chcieliśmy z tego rezygnować i wracać do papierowej dokumentacji, ale tamten stan też nie mógł dłużej trwać – stosy pudełek z dyskietkami, na których dyrektorzy dostarczali dokumenty, ciągłe pielgrzymki w sprawie dołożenia im pieniędzy na takie czy inne wydatki. Żonglowanie plikami, pilnowanie, by nie pomylić się przy wczytywaniu. Potrzebowaliśmy nowoczesnego rozwiązania – takiego, które umożliwiałoby wykorzystanie połączeń internetowych, którymi właśnie zostały objęte wszystkie nasze szkoły.

Męcząca i irytująca była też totalna nieprzewidywalność finansowa oświaty. Przecież to oczywiste, że skarbnik chce dokładnie wiedzieć, jakie będą wydatki, a z braku właściwych danych oszacowanie prawdopodobnego budżetu oświaty zawsze przypominało bardziej zgadywankę niż oparte na konkretnych informacjach prognozy.

Lesław Bańdur: Ważne też były samodzielne wybory szkół. Jak się okazało, blisko 70% z nich miało już oprogramowanie VULCANA. Gdy dowiedzieliśmy się o Sigmie Optivum, to z zainteresowaniem zaczęliśmy badać, czy zaspokoi nasze wymagania. A nie były one małe – była wiosna, a we wrześniu chcieliśmy mieć gotowy budżet opracowany już zgodnie z nowym systemem pracy.

ORGANIZACJA

Przemysław Kędra: Ważne było podjęcie decyzji o terminie, kiedy przejdziemy na nowy system pracy, a jednocześnie wyraźne wyznaczenie okresu, w którym funkcjonowały równolegle dwa systemy: tradycyjny i nowy – traktowany poważnie, ale jednocześnie szkoleniowo. Takie rozwiązanie gwarantowało bezpieczeństwo, a przy okazji pozwalało płynnie przejść do nowych metod pracy.

Janina Filipek: Nie jesteśmy nowicjuszami w informatyzacji – korzystaliśmy i korzystamy z różnych systemów. Obecnie doceniamy możliwość pracy z Sigmą Optivum, systemem zintegrowanym, umożliwiającym wykorzystanie połączeń internetowych.

Najważniejszym celem, jaki chcieliśmy osiągnąć, wdrażając Sigmę Optivum, było usprawnienie pracy, poprawa przepływu informacji między organem prowadzącym a placówkami, rozwiązanie problemu przekazywania do jednostek planów budżetowych (również wnoszonych do nich zmian) i odbierania od nich sprawozdań z wykonania. Informacja, która szybko dociera do decydenta, pozwala mu świadomie podejmować decyzje.

Również dyrektor szkoły – który powinien czuć się jej gospodarzem – musi mieć zapewniony bieżący dostęp do potrzebnych mu danych, musi wiedzieć, ile już wydał na prowadzenie zarządzanej przez siebie placówki, ile jeszcze zgodnie z planem może wydać. Sigma to narzędzie, które pozwala efektywnie, mądrze zarządzać, planować działania bez zgadywania – starczy czy nie starczy?

Wydział edukacji przed podjęciem decyzji o wdrożeniu Sigmy bardzo dokładnie przeanalizował jej możliwości. Wiem, że jest zadowolony z efektów pracy z nowym systemem. Ja stawiam przed Sigmą moje wymagania – szczególnie ważna jest dla mnie możliwość wymiany danych z systemami, których używają nadzorowane przeze mnie służby.

WDROŻENIE

Piotr Kluziak: Już od pierwszych spotkań i rozmów o wdrożeniu Sigmy Optivum było dla nas jasne, że naszym wielkim sprzymierzeńcem będą wysokie kompetencje i wielkie zaangażowanie w unowocześnienie pracy wydziału edukacji oraz lepsze zarządzanie nadzorowanymi placówkami, jakie prezentowały osoby kierujące wydziałem – ówczesny dyrektor Andrzej Szymanek i wicedyrektor Halina Sznajder.

Halina Sznajder: Ważnym momentem był dla wszystkich transfer danych do gminnego systemu planowania budżetu. Gdyby się to nie powiodło, to nie tylko musielibyśmy poświęcić tydzień pracy na ręczne wprowadzanie danych, ale i podważony zostałby w oczach skarbnika miasta sens wdrożenia Sigmy. Na wszystko – przygotowanie danych, operację eksportu, a także sprawdzenie poprawności przesłanych informacji – mieliśmy tylko jeden dzień. Nic dziwnego, że towarzyszył nam stres. Sigma jednak zdała egzamin – dane zostały wyeksportowane poprawnie.

Lesław Bańdur: Na szczęście dyrektor Sznajder z pełnym zrozumieniem odnosiła się do potrzeb szkoleniowych pracowników szkół i wydziału. Uspokajała wątpiących w swe siły: „Zrobimy tyle spotkań, tyle warsztatów, ile będzie potrzeba”.

Halina Sznajder: Najcięższym miesiącem był czerwiec. Skomasowało się w nim wiele prac. Zmusiło to nas do szukania niestandardowych rozwiązań. Szkolenie księgowych wykorzystaliśmy np. na wprowadzenie do systemu danych budżetowych. Księgowe przyszły z danymi swoich placówek i poznając system – oczywiście pod czujnym okiem wdrożeniowców – napełniły bazę swoimi planami finansowymi. Zaoszczędziliśmy masę czasu, a jednocześnie uzyskaliśmy jeszcze jeden efekt – szkolenie było efektywniejsze, bo praca z prawdziwymi danymi dodatkowo mobilizuje, zmusza do wytężenia uwagi.

Lucjan Kawka: Niezwykle istotne było to, że zaangażowaniem wykazali się dyrektorzy szkół. Wytężone szkolenia z tworzenia elektronicznych arkuszy organizacyjnych udało się dzięki temu przeprowadzić w naprawdę rekordowym tempie. Wydział edukacji już korzysta z tego, że dysponuje danymi organizacyjnymi zebranymi w ustandaryzowany sposób. Na ich podstawie rozpoczęła się racjonalizacja oferty edukacyjnej szkół ponadgimnazjalnych.

Halina Sznajder:  Oczywiście były osoby, które bardzo narzekały, że zmuszamy je do pracy w jakimś nowym systemie, trochę się buntowały. Uśmiecham się, gdy teraz – po kilku miesiącach funkcjonowania Sigmy – słyszę, że nie wyobrażają sobie powrotu do wcześniejszych metod pracy.

SUKCES!

Przemysław Kędra: Dopiero gdy zaczęliśmy pracować z Sigmą Optivum, w pełni mogliśmy ocenić, jak wielką stanowi dla nas pomoc. Odpadła nam cała masa żmudnych prac, np. przy sporządzaniu różnorodnych zestawień. Poprzednio niektóre z analiz zajmowały tyle czasu, że zanim skończyliśmy je przygotowywać, sytuacja zmieniała się, a efekty naszych wyliczeń były już nieaktualne. Teraz pracownicy wydziału edukacji mogą wreszcie poświęcać swój czas na naprawdę ważne zadania. Oceniam, że odpadnie co najmniej połowa żmudnych i nieefektywnych operacji.

Halina Sznajder: Zaskoczyło nas bogactwo analiz, które oferuje Sigma. Np. porównanie powierzchni szkół z wydatkami na środki czystości. Do tej pory mieliśmy duży problem z przygotowaniem odpowiedzi na pytania, które kierował do nas prezydent miasta, np.: „Jaki jest koszt ogrzewania szkół?”, „Która placówka wydaje na ten cel najwięcej, a która najmniej?”, „Ile jest aktualnie osób na urlopie dla poratowania zdrowia?” Grzęźliśmy w papierach, ale i tak nasze odpowiedzi nie miały szansy być precyzyjne. Teraz będzie inaczej – wystarczy zajrzeć do Sigmy. Prezydent może pytać, o co zechce.

Przemysław Kędra: Niebagatelne znaczenie ma też dla nas możliwość analizowania danych, które dostarczają nam szkoły i inne placówki oświatowe w ramach SIO. Do tej pory – co jest całkowitym absurdem – jako jednostka prowadząca byliśmy odpowiedzialni za przekazanie scalonych danych, ale nie mieliśmy jakiejkolwiek możliwości skorzystania z nich. Sigma zmienia ten stan. Co więcej – potrafi zestawić dane z arkuszy organizacyjnych z danymi SIO, a mogą być to dla nas bardzo ciekawe porównania.

Halina Sznajder: Po tych dobrych doświadczeniach przychodzi ochota na więcej – wdrożyliśmy Nabór Optivum – rozwiązanie umożliwiające przeprowadzenie elektronicznej rekrutacji do szkół ponadgimnazjalnych.