Sigma Optivum została tak zaprojektowana, by organ prowadzący mógł wykorzystywać ją zgodnie z dotychczasowym sposobem planowania finansów. Rozwiązanie to pozwala poprzedzić przygotowywany projekt budżetu oświaty projektami uwzględniającymi różnorodne założenia, szczegółowym ich zanalizowaniem i wyborem wariantu najlepszego.
Projekty planów finansowych szkół mogą być przygotowane:
- w organie prowadzącym bezpośrednio w systemie Sigma Optivum,
- poprzez internetowy Moduł dla szkół,
- bezpośrednio w programie Arkusz Optivum.
Znaczna część planu finansowego – związana z wynagrodzeniami – może być bardzo precyzyjnie wyznaczona na podstawie zatwierdzonych arkuszy organizacyjnych. Nie jest to jednak jedyny sposób. Sigma Optivum jest narzędziem niezwykle elastycznym i dzięki różnorodnym mechanizmom pozwala przygotować budżet oświaty zarówno w układzie tradycyjnym jak i zadaniowym w najwygodniejszy dla samorządu sposób.
Projekty planów finansowych, które tworzą projekt budżetu oświaty, mogą być generowane bezpośrednio w programie Arkusz Optivum w trakcie opracowywania projektów organizacji szkół, a następnie uzupełniane przez dyrektorów szkół o kwoty w paragrafach rzeczowych.
Mechanizm grupowych zmian wartości w projektach planów finansowych umożliwia modyfikację projektów na wiele różnych sposobów. Można dowolnie określić zakres, w jakim będą wprowadzane zmiany, oraz wybrać sposób zmiany projektów: zaokrąglanie, zwiększanie lub zmniejszanie wartości planów opierając się na wartościach bezwzględnych, procentach lub zdefiniowanych wskaźnikach.
Sigma Optivum przechowuje informacje o wszystkich zmianach dokonywanych w planach finansowych. Dzięki temu możliwe jest określenie zakresu i charakteru zmian w poszczególnych rozdziałach w wybranym okresie.
Tworzenie planów finansowych
Po uchwaleniu budżetu jednostkowe projekty planów finansowych szkół, tworzących sumarycznie budżet oświaty, są przekształcane w Sigmie Optivum w plany finansowe szkół.
Zatwierdzone plany można seryjnie wydrukować i przesłać dyrektorom szkół. Można je również pobrać w szkołach w postaci elektronicznej z witryny internetowej i wczytać jako dokument księgowy do programu Księgowość Optivum.
