Mimo że istnieje obecnie tak wiele metod komunikacji, informacje nadal pozostają rozproszone. W oświacie skuteczna komunikacja jest również bardzo ważna, a jej organizacja skomplikowana. Wiadomości przeznaczone dla jednostek oświatowych bywają wrzucane do skrzyneczek znajdujących się w budynku JST i konieczne jest ich regularne odbieranie przez pracowników szkół.

Przy potrzebie szybkiej wymiany informacji taki system nie zdaje jednak egzaminu. Kolejną niedogodnością jest kontrola odbioru komunikatów. Weryfikacja przyjęcia informacji przez odbiorców poprzez przeglądanie stosów maili lub wykonywanie dziesiątek telefonów, aby potwierdzić, czy dyrektorzy szkół zapoznali się z terminarzem składania dokumentacji, to wielka strata tak cennego dzisiaj czasu.

Organ prowadzący ma również potrzebę zbierania opinii na różnorodne oświatowe tematy wśród pracowników podległych jednostek, a także gromadzenia danych potrzebnych w procesach planowania, bieżącego zarządzania, kontroli i ewaluacji działania podległych jednostek.

Obecnie realizowane jest to z wykorzystaniem papierowych ankiet lub formularzy zbierających konkretne dane. Niestety taki sposób, nawet jeżeli jest wspierany elektronicznie np. poprzez e-mail, ma istotną wadę – zebrane informacje należy jeszcze opracować statystycznie. VULCAN proponuje prosty sposób na rozwiązanie tych problemów. Mowa tu o zestawie aplikacji komunikacyjnych – Komunikator i Ankiety.

Komunikator to narzędzie, które umożliwia skuteczną komunikację pomiędzy organem prowadzącym a pracownikami podległych jednostek oświatowych. Ankiety nie tylko pozwalają na opublikowanie konkretnej ankiety, sprawdzenie, czy została wypełniona i przekazana elektronicznie, ale również pozwalają łatwo analizować zebrane dane. Oba programy oszczędzają czas i usprawniają przepływ informacji.

Obie aplikacje są częścią kompleksowego systemu vEdukacja, który umożliwia JST sprawne zarządzanie oświatą na podległym jej terenie.