Faktyczne planowanie budżetu oświaty rozpoczyna się w chwili tworzenia założeń dotyczących przygotowywania arkuszy organizacyjnych szkół. Przydziały obowiązków przypisane poszczególnym pracownikom w arkuszu organizacyjnym determinują koszty osobowe, które stanowią największą część każdego budżetu oświaty.
Następny etap to przełożenie zatwierdzonej organizacji na koszty wyrażane w złotówkach. W proponowanym przez VULCAN rozwiązaniu projekty planów finansowych mogą być bardzo precyzyjnie przygotowane na podstawie elektronicznych arkuszy organizacyjnych, sporządzonych w programie Arkusz Optivum.
Przygotowanie jednolitego projektu budżetu oświaty poprzedzone jest zazwyczaj tworzeniem projektów uwzględniających różne założenia, szczegółową analizą każdego z nich i wyborem najlepszego wariantu.
Zgodnie z prawem plan finansowy wystarczy przygotować w podziale na rozdziały i paragrafy klasyfikacji budżetowej. Efektywne planowanie wymaga jednak podziału paragrafów na pozycje (np. w obrębie paragrafu energii dokonuje się podziału na: energię elektryczną, energię cieplną, gaz, wodę).
Taki podział na pozycje, dzięki ich innemu pogrupowaniu, pozwala na tworzenie planów zadaniowych.
Sigma Optivum jest rozwiązaniem łączącym planowanie organizacji z planowaniem finansowym, w tym również w układzie zadaniowym. W ramach obsługi cyklu budżetowego Sigma Optivum:
- pozwala wyliczyć na podstawie arkuszy organizacyjnych szkół szczegółowe projekty planów finansowych;
- gromadzi projekty planów finansowych i umożliwia ich wielostronną, jednostkową i zbiorczą analizę, także w powiązaniu z organizacją, poprzez budowanie wskaźników kosztów jednostkowych (możliwe jest także przygotowanie kilku planów różnego rodzaju dla jednej placówki);
- scala projekty jednostkowe w projekt budżetu oświaty;
- zatwierdzony projekt budżetu oświaty przekształca w jednostkowe plany szkół;
- gromadzi i pozwala analizować dane o realizacji budżetu oświaty;
- na podstawie analizy danych umożliwia dokonywanie zmian w planach finansowych.
Projekty planów finansowych szkół mogą być przygotowane:
- bezpośrednio w programie Arkusz Optivum,
- oprzez moduł internetowy w szkołach,
- w organie prowadzącym.
Zebrane w Sigmie Optivum projekty planów finansowych po zatwierdzeniu stają się planami finansowymi i za pośrednictwem Internetu mogą być pobrane przez szkoły w postaci elektronicznej oraz wykorzystane w programie Księgowość Optivum.
Sigma Optivum w nowatorski i wygodny dla użytkowników sposób umożliwia planowanie i raportowanie wykonania budżetu w układzie zadaniowym. Układ zadaniowy otrzymujemy, przypisując odpowiednie zadanie do każdej pozycji paragrafu klasyfikacji budżetowej. Dzięki temu dekretowanie wg pozycji w programie Księgowość Optivum umożliwia uzyskanie raportu wykonania budżetu w układzie tradycyjnym i zadaniowym bez zwiększania nakładu pracy służb księgowych.