Roczny cykl planowania organizacji i finansowania oświaty w jednostce samorządu terytorialnego (JST) rozpoczyna się wiosną od prac nad arkuszami organizacyjnymi szkół i innych placówek oświatowych. Zatwierdzony arkusz organizacyjny jest dla organu prowadzącego swego rodzaju wekslem. Musi on być wykupiony poprzez przyznanie w planie finansowym środków wystarczających na wynikające z niego wynagrodzenia pracowników, które stanowią w oświacie około 80% wszystkich kosztów.
Proces przygotowywania i zatwierdzania arkuszy organizacyjnych oraz ich zgodność z planami finansowymi szkół ma zatem znaczący wpływ na budżet całej JST. Zatem możliwość szczegółowej analizy arkuszy organizacyjnych oraz precyzyjnego wyliczania związanych z nimi kosztów ma ogromne znaczenie w procesie zarządzania oświatą. Aby jednak osiągnąć zamierzony efekt, konieczne jest odpowiednio skonstruowane oprogramowanie oparte na solidnych podstawach teoretycznych.
Metoda opisu i analizy organizacji oświaty, rozwijana przez naszą firmę od kilkunastu lat, opiera się na rozpisaniu tej organizacji na najmniejsze elementy – tzw. przydziały. Łączą one ze sobą tytuły płatności (np. przedmioty), miejsca ich realizacji (np. oddział w szkole określonego typu), liczby godzin (i jednoznacznie związane z nimi wymiary etatu przeliczeniowego) oraz nauczycieli. Dla każdego takiego przydziału wyliczany jest automatycznie koszt jego realizacji. Wszystkie przydziały opisujące organizację np. zespołu szkół można następnie dowolnie grupować. Dzięki temu możliwe jest precyzyjne określanie sumy kosztów czy etatów przeliczeniowych w podziale na rozdziały klasyfikacji budżetowej, szkoły w zespole czy różnorodne zadania, takie jak np. nauczanie indywidualne, płatne nieobecności nauczycieli lub prowadzenie bibliotek.
Arkusz Optivum – program służący do przygotowania arkusza organizacyjnego w szkole, pozwala też kontrolować zgodność arkusza z regulacjami prawnymi, przede wszystkim tymi, które dotyczą realizacji ramowych planów nauczania.
Program sygnalizuje niezgodność przedstawionego arkusza z rozporządzeniem o ramowych planach nauczania.
Niezależnie od oczywistych mechanizmów kontroli kompletności danych opisujących organizację szkoły program jest wyposażony w odrębnie opracowany mechanizm, który pozwala kontrolować nie tylko ich logiczną spójność, ale także zgodność arkusza z wytycznymi organu prowadzącego – sygnalizowane są np. odstępstwa od zalecanych wielkości grup (także w zależności od typu zajęć). W JST, które zdecydowały się na wprowadzenie tzw. bonu oświatowego, możliwe jest również bardzo precyzyjne sprawdzenie, czy zatwierdzana organizacja mieści się w limitach zatrudnienia wynikających z liczby uczniów.
Dodatkowym elementem weryfikacji poprawności gromadzonych danych jest automatyczna kontrola zgodności danych zebranych z zatwierdzonych arkuszy organizacyjnych z danymi systemu informacji oświatowej, które w najbliższej przyszłości będą podstawą do naliczania subwencji oświatowej. Łatwo można również porównać zatwierdzany arkusz z arkuszem za mijający rok szkolny w celu wychwycenia zmian w organizacji, a także ewentualnych błędów.
Specjalne mechanizmy wspomagają merytoryczną oraz formalną kontrolę gromadzonych danych.
W wypadku wdrożenia oświatowego bonu organizacyjnego system pozwala skontrolować zgodność arkusza organizacyjnego z wyznaczonym dla szkoły limitem zatrudnienia.
Wykorzystanie Arkusza Optivum wraz z Sigmą Optivum w procesie przygotowywania, zatwierdzania i kontroli formalnej poprawności arkuszy organizacyjnych gwarantuje ich zgodność z różnorodnymi wymogami i jednocześnie dostarcza precyzyjnych danych do bazy scalającej dane z różnych szkół. Dzięki temu można mieć pewność, że są one poprawne i zgodne z rzeczywistością. Dane te można następnie przetwarzać na wiele sposobów, zwłaszcza podczas opracowywania budżetu oświaty.