Po zatwierdzeniu budżetu niezbędna jest bieżąca kontrola jego realizacji.
Ma to na celu:
-
wyliczanie transz pieniężnych przekazywanych szkołom w odpowiednich przedziałach czasowych,
-
monitorowanie prawidłowego wydawania środków budżetowych,
-
wychwycenie jednostkowych lub globalnych odchyleń od zaplanowanego rozkładu wydawanych środków budżetowych i w konsekwencji korektę lub zmianę planu budżetowego,
-
sporządzenie sprawozdań budżetowych.
Skuteczna i bieżąca kontrola jest możliwa, jeśli informacja o realizacji planów finansowych:
- jest rzetelna i dociera do jednostki samorządu terytorialnego terminowo,
- posiada odpowiednią szczegółowość do pełnej analizy (szczegółowość musi zatem być dokładniejsza niż paragraf klasyfikacji budżetowej),
- dostarczana jest zarówno w układzie pozycji klasyfikacji budżetowej, jak i w układzie zadaniowym.
Wszystkie te wymogi spełnia Sigma Optivum.
Dane o wykonaniu budżetu można wprowadzić do programu:
- importując elektroniczny plik utworzony w Księgowości Optivum,
- przez moduł internetowy (dane przekazywane przez szkoły).
Sigma Optivum pozwala kontrolować realizację planów finansowych jednostkowo i zbiorczo w różnych układach, np. w układzie zadaniowym ...
... lub w układzie paragrafów klasyfikacji budżetowej.
Bieżąca kontrola i analiza realizacji planu finansowego może skutkować podjęciem decyzji o zmianie planu, w której pomoże odrębny moduł Sigmy Optivum.
Wydatki budżetowe można analizować w układzie pionowym (kontrola realizacji planu budżetowego) oraz w układzie poziomym (porównywanie realizacji planu w poszczególnych placówkach). Zgromadzone dane finansowe mogą być w każdej chwili zestawione z danymi organizacyjnymi w celu wyliczenia użytecznych wskaźników porównawczych przeliczających kwoty wykonania na dane organizacyjne, takie jak np. jednostkowe koszty kształcenia, sprzątania czy ogrzewania. Dzięki takim wskaźnikom możliwe jest porównanie finansów szkół różnych wielkości, różnego typu i różnych specjalności.