Zarządzanie oświatą odbywa się w cyklu wyznaczanym przez rok szkolny i rok budżetowy. Co roku przeprowadzane są te same procedury podejmowania decyzji odnośnie organizacji szkół oraz ich finansów. W rytmie wyznaczanym przez prawo tworzone są i zatwierdzane arkusze organizacyjne oraz plany finansowe. Szkoły informują o wykonaniu budżetu i zmianach w organizacji, nadsyłają sprawozdania do systemu informacji oświatowej (SIO). Z każdym przesłanym raportem powiększa się zasób informacji, których właściwe wykorzystanie przy tworzeniu kolejnych planów umożliwia poprawę efektywności oświaty.
W cyklu zarządzania oświatą można wyróżnić następujące elementy:
Opis zarządzania oświatą można zacząć od dowolnego etapu. Najbardziej naturalne wydaje się rozpoczęcie od planowania strategicznego – jednak aby działanie to zostało właściwie przeprowadzone, potrzebne są informacje zgromadzone na pozostałych etapach cyklu. Dlatego też opisywanie cyklu zarządzania oświatą proponujemy rozpocząć od etapu planowania organizacji, a zakończyć na planowaniu strategicznym. Oczywiście, w praktyce zakończenie to staje się zawsze początkiem kolejnego cyklu.
Planowanie organizacji oświaty rozpoczyna się wiosną. Do końca kwietnia szkoły tworzą projekty arkuszy organizacyjnych, które do końca maja powinny być zatwierdzone przez organ prowadzący. Świadome ich zatwierdzenie jest bardzo istotne, gdyż oznacza podjęcie zobowiązań do sfinansowania zatrudnienia w szkołach zgodnego z przyjętą organizacją.
Kilka miesięcy później, po rozpoczęciu roku szkolnego i ewentualnym aneksowaniu arkuszy, wynikającym np. z różnic w zaplanowanym i zrealizowanym naborze, rozpoczyna się planowanie finansów na następny rok. Dyrektorzy szkół sporządzają wówczas projekty planów finansowych. Po stronie kosztowej średnio 80% tych planów stanowią wydatki płacowe, które można precyzyjnie wyliczyć na podstawie obowiązującego arkusza organizacyjnego szkoły. Po dokonaniu tego rozliczenia pozostaje jedynie uzupełnienie części rzeczowej i sporządzenie pozostałych wymaganych planów finansowych. Projekty planów finansowych stają się przedmiotem analiz, często także negocjacji, i po zatwierdzeniu stanowią istotny element budżetu jednostki samorządu terytorialnego. Bardzo pomocna jest tu również analiza przygotowywanych planów w układzie zadaniowym, przy uwzględnieniu szczegółowych zadań edukacyjnych, które opisują wydatki oświatowe lepiej niż urzędowa struktura rozdziałów i paragrafów.
Od początku roku kalendarzowego szkoły co miesiąc sporządzają raporty wykonania budżetu. Często prócz raportów w układzie zdefiniowanym przez Ministerstwo Finansów nadsyłają one dodatkowe dane, wymagane przez samorząd. Wnikliwa, bieżąca kontrola budżetu jest istotnym zadaniem organów prowadzących. Dzięki niej można szybko dostrzec szanse oraz zagrożenia związane z realizacją planów finansowych i w razie konieczności dokonać odpowiednich zmian.
Informacje o szkołach zbierane w samorządzie w postaci dokumentów finansowych, raportów systemu informacji oświatowej czy arkuszy organizacyjnych winny stać się podstawą planowania strategicznego, umożliwiającego optymalizację organizacji i finansów oświaty. Na tym etapie niezbędne są analizy pozwalające porównać informacje o różnych szkołach i placówkach, dane bieżące i historyczne czy wreszcie dane o wybranych jednostkach sprawozdawczych pochodzące z różnych źródeł. Możliwość swobodnego określania placówek oraz czasu i zakresu danych, których mają dotyczyć analizy, jest tu warunkiem pozyskania informacji niezbędnych przy podejmowaniu kluczowych decyzji, które określą przyszłą strukturę i budżet oświaty.
