Arkusz Optivum wspiera dyrektora w procesie planowania organizacji, wykonując za niego całą żmudną pracę. Program, nanosząc konsekwencje wprowadzonych zmian we wszystkich miejscach, na które mają one wpływ, dbając o bieżące podliczanie godzin, pokazując potencjalne niezgodności oraz listę brakujących danych, umożliwia dyrektorowi skupienie się na najważniejszym – przydzielaniu obowiązków pracownikom szkoły. Program jest pomocny na każdym etapie pracy:

• pomaga konstruować plany nauczania oddziałów, kontrolując na bieżąco ich zgodność z zapisaną w programie biblioteką ramowych planów nauczania i podpowiada, jakie zmiany należy wprowadzić, aby usunąć niezgodności;
• na podstawie szkolnych planów nauczania automatycznie generuje wynikające z nich przydziały, oszczędzając pracy dyrektorowi;
  
   



• posiada kreator ułatwiający tworzenie podziałów na grupy;
  
   
  
  
• na bieżąco, w wielu różnych układach podsumowuje godziny oraz pokazuje, którym zajęciom nie przydzielono nauczyciela;
• kontroluje, czy wszystkie istotne informacje zostały wprowadzone;
• pozwala na bezproblemowe przygotowanie aneksu – wystarczy w arkuszu opisać różnice w organizacji, a program sam przeanalizuje konsekwencje zmian i pokaże je w dedykowanym raporcie oraz przygotuje niezbędne dokumenty dla organu prowadzącego;
  
     
  
  
• dzięki mechanizmom promocji przygotowanie arkusza organizacyjnego na kolejny rok szkolny na bazie raz wprowadzonych danych jest bezproblemowe i zdecydowanie mniej pracochłonne niż tradycyjnie. Tam, gdzie to możliwe, proces przebiega w pełni automatycznie: korzystając z przygotowanych na cały cykl kształcenia planów nauczania oddziałów pogram automatycznie przydziela nauczycielom zajęcia, korzystając z zasady ciągłości przydziału. Główny problem dyrektora to planowanie nowych oddziałów: opisanie ich planów i przydzielenie godzin z nich wynikających określonym nauczycielom.
• pozwala na przygotowanie konfigurowalnego raportu kontroli sprawdzającego poprawność danych, który posiada szereg mechanizmów kontroli logicznej – od badania właściwej liczebności grup i oddziałów na wybranych zajęciach po korelację stażu pracy i stopnia awansu zawodowego nauczycieli;
  
  Fragment konfigurowalnych parametrów raportu kontroli.
  
  
  
  
  
• sporządza wiele użytecznych zestawień i wydruków.