Program Sekretariat Optivum ma na celu wspieranie sekretarza szkoły. Ułatwiając organizację czasu pracy, minimalizując zakres powielanych danych. Za pomocą programu użytkownik otrzymuje wachlarz niezbędnych zestawień i wydruków.

Przy pomocy programu można:

• prowadzić ewidencję uczniów oraz szkolną dokumentację w postaci elektronicznej;
• przetwarzać dane o uczniach;
• tworzyć wydruki niezbędnych dokumentów;
• wykonywać operacje związane z promocją uczniów;
• tworzyć statystyki, zestawienia i porównania;
• tworzyć listy, pisma według własnego projektu z wykorzystaniem danych z programu;
• eksportować dane o uczniach do Systemu Informacji Oświatowej.
  
   
  
  

Sekretariat Optivum:

• prowadzi szkolną dokumentację (księgę uczniów, księgę ewidencji dzieci w szkole podstawowej i gimnazjum, rejestr przepływów, rejestry wydanych dokumentów, arkusze ocen, plany nauczania oddziałów)
  
   
   
  
• prowadzi kartoteki osobowe uczniów (dane osobowe, charakterystykę środowiska rodzinnego i społecznego, informacje o modyfikacji danych osobowych, rejestry udostępnień danych osobowych, opis przebiegu nauki, rejestr osiągnięć i niepowodzeń, informacje o potrzebie kształcenia specjalnego i specyficznego traktowania);
  
   
  
   
• ułatwia przeprowadzenie klasyfikacji uczniów (udostępnia do wypełnienia elektroniczne arkusze ocen, rejestruje egzaminy poprawkowe, klasyfikacyjne oraz inne opisywane przez użytkownika);
  
   
  
   
• pomaga rejestrować przepływy uczniów (przyjmowanie do szkoły, przekazywanie między szkołami, skreślanie z ewidencji, zawieszanie i odwieszanie, przenoszenie pomiędzy oddziałami);
  
   
  
   
• wspiera kontrolę obowiązku szkolnego i obowiązku nauki;
  
   
  
   
• sporządza rozmaite zestawienia, pisma oraz listy uczniów, a także drukuje niektóre dokumenty szkolne (arkusze ocen i legitymacje).
  
  

Program ponadto:

• automatycznie wykonuje wszystkie operacje związane z promocją: wraz z końcem roku szkolnego przenosi uczniów ostatnich klas do grupy absolwentów, zmienia poziom wszystkim oddziałom i przypisanym do nich uczniom, rozwiązuje oddziały klas kończących naukę i przenosi dane o nich do archiwum, uaktualnia zapisy w księdze ewidencji uczniów szkół podstawowych i gimnazjów o sposobie spełniania obowiązku szkolnego;
• umożliwia sporządzanie list o dowolnie określonej zawartości kolumn oraz pism seryjnych: kierowanych do rodziców próśb o zgodę na udział ich dziecka w wycieczce, wezwań la wybranych rodziców do zgłoszenia się do szkoły itp;
• pozwala wprowadzać własne kategorie informacji o uczniach i szybko wybierać uczniów spełniających dowolnie definiowane kryteria – dzięki temu można szybko dotrzeć np. do wszystkich dzieci, które nie przeszły określonych badań i wydrukować ich listę;
• sporządza wydruki i zestawienia w formacie HTML, co pozwala nie tylko przetwarzać je za pomocą programów z pakietu Microsoft Office, ale także łatwo publikować w witrynach internetowych.