Co przygotowuje VULCAN w ramach wsparcia klientów w obszarze dotyczącym zakupów?
Chcemy podkreślić, że sprawne importowanie dokumentów zakupu jest uzależnione od wybranego modelu konfiguracji KSeF. W poprzednim artykule zostały omówione dwa z nich, ale istnieje także model ogólny JST, w którym nie są wykorzystywane NIP-y jednostek podległych ani identyfikatory wewnętrzne. Taki model powoduje, że wszystkie faktury JST trafiają w jedno miejsce (na NIP JST) – oznacza to, że aby uzyskać dostęp do swoich faktur, jednostka podległa musiałaby otrzymać od JST uprawnienie do całego zbioru faktur i spośród nich wyszukiwać swoje (np. po kontrahencie czy też numerze KSeF), co będzie pracochłonne i spowoduje, że każda z jednostek w JST będzie „przeszukiwać” ten sam zestaw danych, a zbiór zgromadzonych faktur w KSeF JST będzie taki sam. Dlatego zdecydowanie zalecamy korzystanie z np. modelu z NIP-ami jednostek podległych, w którym faktury zakupowe będą trafiać do zbioru JST, a co najważniejsze – do zbioru jednostki podległej. Będzie ona miała dostęp tylko do tych ze swoich faktur, które zostaną prawidłowo opisane przez kontrahenta danymi w sekcji Podmiot3. Oczywiście nasuwa się pytanie, co z fakturami, które zostały przez kontrahenta wysłane do KSeF niekompletne (tzn. bez danych w sekcji Podmiot3). Będą one dostępne tylko w ogólnym zbiorze JST lub np. w formie pliku XML otrzymanego od kontrahenta albo obrazu faktury. I taką fakturę będzie trzeba wprowadzić ręcznie (albo zażądać korekty), gdyż w KSeF nie ma możliwości uzupełnienia danych w sekcji Podmiot3 dla odebranych faktur.
A co czeka Państwa w Finansach VULCAN w obszarze zakupów?
Aby wesprzeć Państwa w tej zmianie, przygotowaliśmy dodatkową funkcjonalność – pobieranie faktur zakupowych. Czyli zamiast wpisywać faktury ręcznie, tak jak robili to Państwo przez wiele lat, będzie można skorzystać z pobierania faktur zakupowych z KSeF (przypisanych do jednostki – czyli właściwie opisanych przez kontrahenta przed przesłaniem faktury do KSeF), co umożliwi Państwu przeniesienie danych z faktury ustrukturyzowanej do dokumentów źródłowych zakupu w aplikacji Finanse VULCAN.
Ponieważ wiemy, że faktury nie zawsze są przepisywane 1 : 1 (np. faktury spożywcze) czy też zachodzi konieczność podzielenia faktury na dzienniki lub klasyfikację budżetową, przewidzieliśmy dla Państwa dodatkowe wartości w postaci:
- możliwości scalenia pozycji importowanej faktury do stawek VAT (istotne np. dla faktur za zakupy żywności, których raczej w księgowości nie wprowadzamy w szczegółowości do każdego towaru),
- opcji podzielenia faktury na różne dzienniki,
- oraz podzielenia pozycji faktury wg klucza procentowego/kwotowego na klasyfikację budżetową.
Te nowe funkcjonalności z pewnością ułatwią Państwu codzienną pracę.
Chcemy też zwrócić Państwa uwagę na to, że przy imporcie faktury zakupowej w dokumencie zapisany zostanie numer nadany w KSeF, co następnie ułatwi stworzenie paczki przelewów z płatnością za dany dokument, bez konieczności wpisywania tych danych (wówczas szczególnie łatwo o pomyłkę ze względu na długość numeru KSeF). Według aktualnych informacji konieczne jest posługiwanie się w komunikacie przelewu za faktury KSeF-owe nadanym fakturze numerem KseF – jeśli coś się zmieni w tym obszarze, będziemy Państwa informować.
Warto nadmienić, że sam KSeF nie przewiduje informowania kontrahenta o oczekującej na niego fakturze do pobrania. I co ważne, tak jak wspomnieliśmy w poprzednim komunikacie, z chwilą nadania fakturze numeru KSeF zostaje ona uznana za odebraną, dlatego warto na bieżąco weryfikować oczekujące w KSeF faktury. A korzystając z importu faktur zakupowych w Finansach VULCAN, przy właściwej konfiguracji aplikacji (uzupełnienie tokenu do zapytań systemowych dla jednostek) będzie sama weryfikowała, czy w KSeF są faktury, a Państwo będą je widzieć w „poczekalni faktur” gotowe do importu.
Mamy nadzieję, że niniejszy tekst był Państwu przydatny. Do zobaczenia w kolejnym artykule!
Więcej informacji o KSeF w obszarze jednostek samorządu terytorialnego: