Co zrobić, by każda inwentaryzacja przebiegała sprawnie

Zadania przygotowawcze

W procesie przygotowania do przeprowadzenia inwentaryzacji można wyróżnić następujące zadania, które bezpośrednio poprzedzają sporządzanie spisu:

• Wydanie przez kierownika jednostki zarządzenia w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji.
• Powołanie przez kierownika jednostki komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych przeprowadzających inwentaryzację.
• Określenie obowiązków i praw osób powołanych do przeprowadzenia spisu z natury.
• Opracowanie dokumentacji związanej z przygotowaniem inwentaryzacji, w tym m.in. regulacji wewnętrznych, bieżących i stałych, planu sytuacyjnego, harmonogramu inwentaryzacji oraz instrukcji inwentaryzacyjnej.
• Organizacyjne przygotowanie do inwentaryzacji pól spisowych oraz aktywów.
• Przeprowadzenie instruktażu (szkolenia) dla osób, które będą przeprowadzać inwentaryzację.

Terminy inwentaryzacji

Inwentaryzacji należy dokonać na ostatni dzień roku obrotowego (art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości), przy czym rozpoczęcie inwentaryzacji niektórych składników majątku może nastąpić na trzy miesiące przed końcem roku obrotowego (art. 26 ust. 3 ustawy o rachunkowości).

Jednak aby przeprowadzić inwentaryzację prawidłowo i sprawnie, szereg czynności – przede wszystkim z zakresu ustalania zasad polityki finansowej realizowanej w jednostce – należy podjąć dużo wcześniej.

Zasady przeprowadzania inwentaryzacji powinny wynikać z regulaminu inwentaryzacji, który z kolei powinien być częścią polityki finansowej. Jeśli kierownik jednostki nie określi jasnych zasad polityki finansowej, możemy spodziewać się problemów.

Zasady rachunkowości (polityka finansowa)

Art. 10 ustawy o rachunkowości wyznacza zasady, według których powinna zostać utworzona polityka finansowa jednostki. W jednostkach oświatowych wprowadza ją zarządzenie dyrektora. W celu zwiększenia czytelności niektóre szczegółowe ustalenia, dotyczące np. wykazu kont syntetycznych, mogą zostać opracowane w formie załączników stanowiących integralną część zarządzenia w sprawie zasad (polityki) rachunkowości.

Dokumentacja opisująca przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości powinna w szczególności zawierać zasady dotyczące:

1. określania roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych;
2. metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego;
3. sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:
   1. zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej;
   2. wykazu ksiąg rachunkowych, a w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych, z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych;
   3. opisu systemu przetwarzania danych, a w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, zwłaszcza metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określania wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji;
4. systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

Księgi pomocnicze

Rzetelne prowadzenie na co dzień ksiąg pomocniczych, czyli inwentarzowych (pkt 3a), będzie pomocne przy spisie majątku.

Księgi te mogą być rejestrowane przy użyciu komputera, w postaci bazy, która musi być dokładnie opisana (pkt 3b i 3c). Osoba uzupełniająca dane musi mieć jasno podane informacje ułatwiające rozumienie pojęcia majątku oraz zasad jego wprowadzania do ksiąg.

Ważne jest określenie, co należy rozumieć pod terminami: „środek trwały” – konto 011, „pozostały środek trwały” – konto 013, „wartość niematerialna i prawna” – konto 020.

Należy określić kwotę graniczną, od której majątek staje się wartościowy. Warto szczegółowo wymienić rodzaje majątku traktowanego jedynie ilościowo, np. krzesła uczniowskie, pomoce dydaktyczne, elementy dekoracji wnętrz. W księgach inwentarzowych rejestruje się „pozostałe środki trwałe”. Istnieją księgi z podziałem na „ilościowe” i „wartościowe” lub według innego ustalenia.

Numer inwentarzowy

Każdy składnik majątku powinien mieć przypisany niepowtarzalny numer inwentarzowy. Jednak są wyjątki, np. dotyczące sprzętu drobnego, typu koce w bursie szkolnej. Wtedy to dyrektor określa, że do wielu koców można przypisać jeden numer inwentarzowy, a w razie potrzeby dokonać rozchodu częściowego.

Podczas sporządzania spisu z natury numer inwentarzowy jest podstawowym identyfikatorem składników majątku. Istnieje jednak wiele innych dodatkowych informacji, możliwych do wykorzystania, takich jak:

• numer fabryczny – dla wyposażenia technicznego;
• dodatkowe opisy, np. dla krzesła – „tapicerowane, obrotowe”;
• kod paskowy i inne.

Arkusze spisowe

Wykorzystując program komputerowy, można przygotować wydruki arkuszy spisowych – a więc jakość bazy ma bardzo duże znaczenie.

Kiedy korzystamy z wydruków arkuszy spisowych, niezwykle istotny jest porządek, ponieważ zespoły spisowe będą opierać się na otrzymanych wykazach wyposażenia. I tu pojawia się kolejne zagadnienie, nad którym warto panować przez cały czas – odpowiedzialność za majątek.

Odpowiedzialność za majątek

Kierownik jednostki odpowiada za całość majątku. Decyzją dyrektora osoby pracujące w poszczególnych pomieszczeniach oraz miejscach (takich jak korytarz) mogą być współodpowiedzialne za wyposażenie.

Tak naprawdę jednak odpowiedzialność powinna spoczywać na wszystkich pracownikach. Jeśli w zasadach rachunkowości pojawią się takie zapisy, każdy pracownik powinien otrzymać wykaz (wydruk) wyposażenia pomieszczenia czy składników majątku, którego jest opiekunem, i potwierdzić podpisem przyjęcie odpowiedzialności.

Odpowiedzialność za majątek to nie tylko dopilnowanie, aby sprzęt był użytkowany w odpowiedni sposób, lecz także bieżąca kontrola nad tym, gdzie on się znajduje oraz jaki jest jego stan. Każdorazowe przeniesienie wyposażenia do innego pomieszczenia, ale też jego przydatność do użytkowania należy dokładnie rejestrować. Osoba odpowiedzialna powinna takie sytuacje nadzorować i zgłaszać prowadzącemu księgi inwentarzowe. Przenoszenie sprzętu bez kontroli spowoduje powstanie błędów w arkuszu spisowym.

Wywieszki

Dla porządku do poszczególnych pomieszczeń/miejsc należy przypisać tzw. wywieszki. Jest to swoisty spis inwentarza, który powinien być zawsze dostępny. Wywieszki mogą stanowić podstawę kontroli wyposażenia w danym pomieszczeniu/miejscu, więc muszą być zawsze aktualne.

Likwidacja składników majątkowych

Uszkodzony sprzęt może być przyczyną sytuacji zagrażającej zdrowiu i życiu uczniów lub pracowników.

Likwidacji składników majątkowych dokonuje dyrektor na podstawie złożonych przez ich bezpośrednich użytkowników wniosków określających przyczyny konieczności likwidacji. Wniosek analizuje komisja kasacyjna, która powoływana jest odrębnym zarządzeniem dyrektora. Decyzja o likwidacji składnika majątku, po przekazaniu do księgowania, jest ujmowana w rozchodach w księgach inwentarzowych.

Tak naprawdę komisja kasacyjna wykonuje swoje obowiązki przez cały czas, więc jej powołanie nie wiąże się bezpośrednio z zarządzeniem dotyczącym inwentaryzacji.

Analizując powyższe informacje, można stwierdzić, że przygotowanie do przeprowadzenia rzetelnej inwentaryzacji trwa przez cały rok budżetowy.