Wyobraźmy sobie przyszłość. Blog

Jak w siedmiu krokach zamknąć księgi rachunkowe jednostki budżetowej

xHalina Stosik, 2020-11-20

Wydawałoby się, że nie ma nic bardziej oczywistego i usystematyzowanego w pracach księgowych, jak operacja zamknięcia ksiąg rachunkowych i sporządzenia sprawozdania finansowego, potocznie nazywana zamknięciem roku. Są to bowiem działania, które w jednostce kontynuującej działalność powtarzają się co roku. Jednak jest to procedura tak złożona, na którą składa się tak wiele czynności, że łatwo o błąd lub niedotrzymanie terminu.

W zgodzie z ustawą

Sporządzenie sprawozdania finansowego poprzedzone jest czynnościami przygotowawczymi mającymi na celu zamknięcie ksiąg rachunkowych jednostki budżetowej. Zamknięcie ksiąg polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania w nich zapisów, niezależnie od techniki ich prowadzenia.

Zgodnie z art. 12 ust. 2 ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe jednostki kontynuującej działalność zamyka się na:

  • dzień kończący rok obrotowy, którym dla jednostek sektora finansów publicznych jest rok kalendarzowy i dzień 31 grudnia, jak również
  • na dzień zakończenia działalności jednostki, w tym także jej sprzedaży, zakończenia likwidacji lub postępowania upadłościowego,
  • na dzień poprzedzający zmianę formy organizacyjnoprawnej,
  • na dzień poprzedzający przejęcie przez inną jednostkę lub dzień poprzedzający jej połączenie lub podział oraz 
  • na inny dzień bilansowy określony odrębnymi przepisami.

Zamknięcia ksiąg należy dokonać nie później niż w ciągu 3 miesięcy od zaistnienia wymienionych wyżej zdarzeń.

Od czego zacząć?

Podstawą jest bieżące prowadzenie ewidencji analitycznej i syntetycznej, poprzez dokonanie w księgach rachunkowych zapisów wszystkich operacji, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym i roku obrotowym na podstawie dowodów sprawdzonych i zatwierdzonych przez upoważnione osoby, przy zachowaniu zasady memoriału. Zgodnie z zasadą memoriału, w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte przychody i koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.

Warunkiem przygotowania wiarygodnego sprawozdania finansowego są następujące elementy procedury:

  • rzetelne rozliczenie inwentaryzacji – zwłaszcza stwierdzonych niedoborów i szkód,
  • rozliczenie nadwyżek;
  • wycena majątku wraz z utworzeniem odpisów aktualizujących,
  • weryfikacja funduszu jednostki,
  • rozliczenie wszystkich dochodów i wydatków jednostki,
  • zamknięcie ksiąg rachunkowych.

Uzgodnienie sald

Kolejna czynność polega na uzgodnieniu sald kont rozrachunków z kontrahentami oraz rozrachunków publicznoprawnych z uwzględnieniem sytuacji przedawnienia i przeterminowania należności i zobowiązań, których następstwem mogą być odsetki za zwłokę. Pamiętajmy zatem o bardzo ważnej czynności - analizie i uzgodnieniu rozrachunków.

Konieczne jest też uzgodnienie sald następujących kont:

  • środków pieniężnych w kasie z raportami kasowymi,
  • środków pieniężnych na kontach bankowych z wyciągami bankowymi i zapisami kont,
  • środków trwałych, w tym pozostałych środków trwałych oraz stanów magazynów.

Przygotujmy się dobrze, przed nami bilans

Przed zamknięciem roku obrachunkowego w programie Finanse VULCAN należy wykonać poniższe czynności przygotowawcze.

KROK 1:
Upewnić się, czy został przeksięgowany wynik finansowy BO-860 na fundusz jednostki 800.

KROK 2:
Sprawdzić poprawność rozliczenia dochodów i wydatków budżetowych, ewentualnie uzupełnić księgowania:

  • 800/222 – przeniesienie na podstawie Rb-27S sumy zrealizowanych dochodów budżetowych (stan obrotów Debet 130-dochody),
  • 223/800 – przeniesienie na podstawie Rb-28S sumy zrealizowanych wydatków budżetowych (stan obrotów Kredyt 130-wydatki).

KROK 3:
Sprawdzić poprawność księgowania zaangażowania.

KROK 4:
Dokonać niezbędnych przeksięgowań rocznych pod datą 31 grudnia:

  • 860/40* – przeniesienie kosztów na wynik finansowy jednostki,
  • 860/400 – przeniesienie amortyzacji na wynik finansowy jednostki,
  • 7*/860 – przeniesienie uzyskanych przychodów na wynik finansowy jednostki,
  • 810 – na fundusz jednostki 800,
  • 870 – nadwyżka w RDW na 225-U, oraz 860/870,
  • 998/999 – przeksięgowanie niezrealizowanego zaangażowania wydatków budżetowych roku bieżącego z uwzględnieniem klasyfikacji budżetowej,
  • 980 – wyksięgowanie niezrealizowanego planu wydatków – strona Kredyt.

KROK 5:
Utworzyć kontrolne zestawienie syntetyczne obrotów i sald wszystkich kont dla poszczególnych dzienników w celu sprawdzenia sald na kontach – w bilansie rocznym nie powinny występować konta 4*, 7*, 810, zatem salda tych kont powinny być zerowe.

KROK 6:
Utworzyć kontrolne zestawienie obrotów na koncie funduszu 800* celem przygotowania zestawienia zmian funduszu jednostki.

KROK 7:
Dodatkowo sprawdzić salda wg kontrahentów, konta 221 i 201, zwrócić uwagę na dwustronne sala (oznaczają należności lub zobowiązania).

Efektem tych prac jest automatyczne sporządzenie sprawozdawczości budżetowej oraz sprawozdania finansowego.


Opisywane w artykule zagadnienie będzie szeroko omawiane na szkoleniu zdalnym „Finanse VULCAN. Zamykanie roku obrachunkowego oraz tworzenie sprawozdań finansowych”. Dowiedz się więcej >

Chcesz skorzystać ze szkoleń w przyszłym roku, jednak wykorzystać na ten cel tegoroczny budżet?
Skorzystaj z Pakietu szkoleń VULCAN i wybierz dowolny termin szkolenia do 30 czerwca 2021 roku!
Dowiedz się więcej >




Podstawa prawna zagadnień omawianych w artykule:
USTAWA z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351, 1495, 1571, 1655 i 1680 oraz z 2020 r. poz. 568)
USTAWA z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869, 1622, 1649, 2020 i 2473 oraz z 2020 r. poz. 284, 374, 568, 695 i 1175)

xNapisz do autora Polub nas na Facebooku

Tagi

# finanse w oświacie

Komentarze

Dodaj komentarz:

Twój nick:  
Wyślij

Napisz do autora

×
Podaj temat wiadomości
Podaj prawidłowy adres email
Wpisz treść wiadomości
Dziękujemy. Twoja wiadomość została wysłana.
Anuluj × Wyślij
x x x