Zapraszamy na V Kongres Sekretarzy Szkolnych

Podczas wystąpienia dowiesz się m.in. jak świadomie kreować profesjonalny wizerunek sekretarza, który budzi zaufanie i szacunek całej społeczności szkolnej, w jaki sposób doskonalić komunikację, by stać się efektywnym łącznikiem między dyrekcją, nauczycielami i rodzicami, jak asertywnie reprezentować swoje stanowisko w rozmowach z przełożonymi, zachowując równowagę między respektowaniem hierarchii a wyrażaniem własnego zdania, jakie techniki asertywne pomagają w zarządzaniu trudnymi emocjami – zarówno własnymi, jak i rodziców – oraz w przekształcaniu potencjalnych konfliktów w konstruktywne rozwiązania, a także które elementy codziennej pracy sekretarza mają największy wpływ na budowanie jego autorytetu w środowisku nauczycielskim.

Na pracodawcy, w tym na szkole, ciąży prawny obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej, która będzie kompletna i integralna. By spełnić te wymogi prawne należy wiedzieć jakie dokumenty można, a nawet trzeba przyjąć i włączyć do akt osobowych. Sekretarz szkoły, jako osoba upoważnia do prowadzenia dokumentacji pracowniczej winien wiedzieć, jakie dokumenty należy skompletować w związku z zatrudnieniem, jego przebiegiem oraz zakończeniem stosunku pracy nauczycieli oraz pracowników niepedagogicznych.

W trakcie wykładu zostaną omówione m.in. zagadnienia dotyczące:

• części dokumentacji pracowniczej – od akt osobowych po pozostałą dokumentację związaną ze stosunkiem pracy,
• dokumentów, które należy przechowywać w dokumentacji pracowniczej i dokumentów ponadwymiarowych w aktach osobowych,
• możliwości odmowy przyjęcia dokumentu, formy przyjęcia i przechowywania dokumentów pracowniczych (kopia czy oryginał),
• zasad potwierdzania dokumentacji pracowniczej, w tym stosowania pieczątki „za zgodność z oryginałem” lub „z dokumentem”.

Zapraszamy Państwa za spotkanie szkoleniowe z doradcą podatkowym specjalizującym się w obsłudze prawnej JST, w tym jednostek oświatowych. Tematyka spotkania to największa rewolucja w VAT od 2004 r. Podczas spotkania zostaną przedstawione praktyczne aspekty wpływu KSeF i faktur ustrukturyzowanych na pracę sekretarza szkolnego. Wyjaśnione zostanie, jak będzie wyglądać przepływ dokumentów w nowej rzeczywistości podatkowej od lutego 2026 r. – jakie zasady i terminy będą miały zastosowanie; co się zmieni; co w czasie rzeczywistym będzie widziało Ministerstwo Finansów; jak korzystać w platformy KSeF, nie będąc księgowym; kto za to odpowiada i wiele innych.

W świetle zmian w systemie podatkowym, związanych z wprowadzeniem KSEF, sekretariat będzie pierwszą linią, która musi zarówno wprowadzić dokumenty sprzedaży do systemu jak i odebrać z niego dokumenty zakupu. Aby procesy te przebiegały sprawnie i rzetelnie osoby się tym zajmujące muszą poznać zarówno system jak i zakres swoich obowiązków.

Podczas wystąpienia poruszymy kluczowe zagadnienia związane z zatrudnianiem pracowników w oświacie. Omówimy, jakie dane osobowe i dokumenty pracodawca może zgodnie z przepisami żądać od kandydata do pracy oraz od pracownika. Przyjrzymy się umowie o pracę jako podstawie nawiązania stosunku pracy, a także obowiązkowym elementom, jakie taka umowa powinna zawierać.

Szczególną uwagę poświęcimy zatrudnieniu nauczyciela na podstawie umowy o pracę, jak również zatrudnianiu osób niebędących nauczycielami, zgodnie z art. 15 Prawa Oświatowego. W tym kontekście omówimy, jak prawidłowo określić wynagrodzenie w umowie, jaki czas pracy i urlop wypoczynkowy obowiązują, który limit umów ma zastosowanie, a także jak ustalić prawo do dodatkowego rocznego wynagrodzenia.

W trakcie wykładu poruszymy tematy związane m.in. z pozyskiwaniem dokumentów przez sekretariat szkolny w kontekście zasad przetwarzania danych osobowych. Odpowiemy na pytania, w jakich sytuacjach szkoła przetwarza dane osobowe bez konieczności uzyskania zgody na ich przetwarzanie, a także jakie są obowiązki szkoły i sekretariatu związane z uzyskaniem zgody na przetwarzanie danych osobowych. Porozmawiamy o zasadach dotyczących spełnienia obowiązku informacyjnego (sytuacje wymagające spełnienia obowiązku informacyjnego, termin i sposób realizacji).

Omówimy także kwestie dotyczące:

• monitoringu wizyjnego w szkołach w kontekście przetwarzania danych osobowych;
• przetwarzania danych osobowych uczniów podczas uroczystości szkolnych;
• udzielania informacji na temat ucznia przez telefon;
• przekazania danych osobowych absolwentów szkoły.

Automatyzacja rutynowych obowiązków w sekretariacie szkolnym staje się coraz bardziej powszechna dzięki zastosowaniu sztucznej inteligencji. AI może przejąć powtarzalne zadania, takie jak zarządzanie dokumentacją i korespondencją, co znacznie usprawnia codzienną pracę. AI pozwala na efektywniejsze planowanie kalendarza, redagowanie dokumentów czy odpowiedzi na pisma.

Narzędzia wspierające organizację pracy i współpracę z nauczycielami oraz rodzicami stają się kluczowe w nowoczesnym środowisku szkolnym.

Przyszłość pracy w szkolnym sekretariacie będzie wymagała nowych kompetencji, które będą niezbędne do efektywnego wykorzystania AI. Korzyści związane z wdrażaniem sztucznej inteligencji w edukacji są ogromne, jednak pojawiają się również wyzwania, które trzeba będzie pokonać, aby w pełni wykorzystać potencjał tej technologii.

Tradycyjny obieg dokumentów polega na fizycznym przekazywaniu każdorazowo wydrukowanych dokumentów pomiędzy osobami odpowiedzialnymi. W obecnych czasach następuje zmiana modelu przekazywania dokumentów z tradycyjnego na elektroniczny. Dostępne narzędzie w postaci Obiegu Dokumentów Księgowych w Finansach VULCAN stwarza możliwość przejścia na elektroniczny obieg dokumentów. Po wdrożeniu nowego modelu pracy, najważniejszym punktem obiegu w placówkach oświatowych jest sekretariat i osoby w nim pracujące. Sekretarz pełni rolę opiekuna każdego dokumentu. Dodatkowo dźwiga odpowiedzialność za poprawną rejestracje każdego dokumentu, jak również opisanie i opieczętowanie dokumentu. W celu uniknięcia błędów oraz poprawie organizacji pracy sekretarze powinni poznać tajniki pracy w nowym modelu Obiegu Dokumentów Księgowych.