10 błędów, których trzeba unikać podczas inwentaryzacji

Dokumentem wspomagającym pracę w tym zakresie jest Uchwała nr 5/2016 Komitetu Standardów Rachunkowości z dnia 26 kwietnia 2016 r. w sprawie przyjęcia stanowiska Komitetu w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów.

Jednak podczas inwentaryzacji zdarzają się błędy, które skutkują pociągnięciem pracownika do odpowiedzialności w odniesieniu do wspomnianych przepisów prawa. Umownie błędy te można podzielić na związane z organizacją i odnoszące się do dokumentów.

Oto wybrane treści ustawy o rachunkowości oraz uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości, których nieprzestrzeganie spowoduje, że inwentaryzacja nie będzie prawidłowa.

Błędy organizacyjne

1. Przeprowadzenie inwentaryzacji na dzień inny niż 31 grudnia oraz zakończenie jej po 15 stycznia roku kolejnego (art. 4, 17 i 26).
2. Wyznaczenie innej niż kierownik jednostki osoby odpowiedzialnej za przeprowadzenie inwentaryzacji drogą spisu z natury (art. 4).
3. Brak procedury wewnętrznej dotyczącej sposobu udokumentowania inwentaryzacji i powiązania jej z zapisami ksiąg rachunkowych (np. instrukcji przygotowania, przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji).
4. Niepowołanie zespołów spisowych lub nieprzeszkolenie ich przed przystąpieniem do spisu z natury oraz powołanie w skład komisji inwentaryzacyjnej księgowego lub innej osoby odpowiedzialnej za majątek.

Błędy związane z dokumentami

5. Nieprzechowywanie wydrukowanych dokumentów inwentaryzacyjnych przez okres pięciu lat (art. 71, 72, 73, 74) – jeśli księgi rachunkowe prowadzone są w formie zbiorów informatycznych.
6. Nieustalanie lub niesprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów oraz ich błędna wycena (art. 4 i 7).
7. Brak zestawienia sald ksiąg pomocniczych oraz sald inwentaryzowanych aktywów przed rozpoczęciem inwentaryzacji – zestawienie to umożliwia ustalenie nadwyżek i niedoborów (art. 18).
8. Dokumentowanie inwentaryzacji niezgodnie z formalnie przyjętymi zasadami, np. nietraktowanie arkuszy spisu z natury jako druków ścisłego zarachowania (art. 27).
9. Brak wyjaśnień różnic inwentaryzacyjnych (bądź wyjaśnienia niewystarczające) oraz dokumentów dotyczących rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych i/lub brak polecenia księgowania nadwyżek i niedoborów (art. 26 i 27).
10. Brak sporządzenia przez kierownika jednostki notatki uzasadniającej decyzję podjętą w sprawie sposobu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.

Warto również pamiętać, że za spis z natury zawsze odpowiada kierownik jednostki budżetowej. Głównemu księgowemu czy księgowemu może on powierzyć jedynie obowiązki i odpowiedzialność w zakresie:

• prowadzenia rachunkowości dotyczącej inwentaryzacji w drodze potwierdzenia stanu należności z kontrahentami prowadzącymi pełne księgi rachunkowe oraz
• porównania tych danych z odpowiednimi dokumentami, w tym ich wyceny i rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.

Podstawa prawna zagadnień omawianych w artykule:

Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 1994 r. Nr 121, poz. 591 z późn. zm.; Dz. U. z 2019 r. poz. 351, 1495, 1571, 1655 i 1680 oraz Dz. U. z 2020 r. poz. 568).

Ustawa z dnia 17 grudnia 2004 o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1440, 1495 oraz Dz. U. z 2020 r. poz. 284).

Uchwała nr 5/2016 Komitetu Standardów Rachunkowości z dnia 26 kwietnia 2016 r. w sprawie przyjęcia stanowiska Komitetu w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów; Komunikat nr 2 Ministra Finansów z dnia 20 lipca 2016 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia stanowiska Komitetu w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów (Dz. U. Min. Fin. z 2016 r. poz. 55).