W takim środowisku manualne liczenie lub półautomatyczne „klikanie” szybko przestaje być efektywne a do tego w obszarze płac każdy błąd ma swoje konsekwencje:
- finansowe (nadpłaty, korekty),
- organizacyjne (czas poświęcony na wyjaśnienia),
- wizerunkowe (zaufanie pracowników),
- formalne (kontrole, odpowiedzialność).
W wielu systemach wyliczenie odpowiedniego wynagrodzenia nadal spoczywa głównie na człowieku, a jednym z największych obciążeń działów płac jest stałe sprawdzanie poprawności wprowadzonych danych.
Automatyzacja jako klucz do efektywności
W Płacach VULCAN wysoki poziom automatyzacji – obejmujący pilnowanie limitów, kalkulatory z propozycją wyliczenia stawek czy podpowiedzi systemowe – jest jednym z kluczowych atutów.
Wysoki poziom automatyzacji w Płacach VULCAN oznacza m.in.:
- wygodne tworzenie list płac (automatyczne pobieranie należnych składników, potrąceń i absencji z kartotek),
- automatyczne wyliczenie zasiłków,
- komunikaty o błędach i przekroczeniach limitów (np. kwoty wolnej od potrąceń),
- ostrzeżenia o minimalnych stawkach,
- automatyczne rozliczanie absencji (kwota do wypłaty i do obniżenia),
- automatyczne rozliczanie urlopów (umowy feryjne, nieferyjne, administracja i obsługa),
- automatyczne wyliczanie składników sporadycznych (nagrody jubileuszowe, trzynastki, odprawy),
- automatyczne przygotowanie deklaracji ZUS,
- automatyczne przygotowanie i wysyłka PIT,
- automatyczne przygotowanie danych do sprawozdań GUS, PFRON, Art.30 itd.,
- automatyczne wyliczanie odpisu na ZFŚS,
- automatycznie tworzone kartoteki: zarobkowe, zasiłkowe, podatkowe, socjalne,
- pełną obsługę kadrowo-płacową PPK,
- łatwe przeprowadzanie korekt składników, potrąceń, absencji – z automatycznym pobraniem różnic na listę płac,
- operacje seryjne, które znacznie przyspieszają wprowadzanie i edytowanie danych.
To realnie redukuje ryzyko błędów oraz liczbę czasochłonnych czynności.
Dopasowanie do specyfiki oświaty
Do tego system uwzględnia specyfikę obsługi nauczycieli i pracowników niepedagogicznych, poprzez m.in.:
- możliwość podziału składników z jednej umowy na więcej niż jeden rozdział klasyfikacji budżetowej – jedna lista płac dla wynagrodzeń z wielu rozdziałów,
- wyliczanie świadczenia urlopowego,
- obsługę umów feryjnych i nieferyjnych,
- wyliczanie średnich feryjnych,
- dedykowane kalkulatory dla nauczycieli,
- obsługę Art. 30 i 30a KN.
To przewaga, której większość systemów nie posiada lub posiada w ograniczonym zakresie.
Zmiana roli specjalisty ds. płac
Warto podkreślić, że automatyzacja w Płacach VULCAN nie eliminuje roli specjalisty, ale zmienia jej charakter. Zamiast ręcznego pilnowania limitów, wyliczania należnego wynagrodzenia czy sprawdzania podstawowych zależności, pracownicy działów płac mogą skupić się na kontroli poprawności nietypowych przypadków, analizie danych oraz odpowiedziach na realne problemy pracowników i kadry kierowniczej. Dzięki wysokiemu poziomowi automatyzacji reguły są zaszyte nie w głowach pracowników, tylko w systemie, a nowy pracownik szybciej osiąga samodzielność. Nasz system „pracuje razem z użytkownikiem”, a nie przeciwko niemu.
To stanowi różnicę pomiędzy systemem, który umożliwia naliczanie, a systemem Płace VULCAN, który aktywnie pomaga naliczać poprawnie.