Inwentaryzacja w 2026 roku – cyfrowa precyzja w zarządzaniu majątkiem

Etapy inwentaryzacji

Inwentaryzację można podzielić na kilka najważniejszych etapów, które należy przejść:

Etap przygotowania – fundament skutecznego spisu

Każda inwentaryzacja powinna rozpocząć się od starannego przygotowania. Użytkownik otrzymuje szczegółowe informacje dotyczące zakresu spisu: lokalizacje, skład Zespołu spisowego, typy zasobów oraz terminy. Następnie loguje się do systemu, gdzie może zweryfikować poprawność przypisanych zasobów i lokalizacji.

W przypadku korzystania z aplikacji mobilnej mInwentarz VULCAN, istotne jest sprawdzenie jej poprawnego działania i synchronizacji z jednostką. Dzięki temu użytkownik ma pewność, że dane są aktualne, a narzędzie gotowe do pracy w jednostce.

Etap realizacji – cyfrowa kontrola zasobów

Właściwa inwentaryzacja rozpoczyna się od przeglądu listy zasobów, która może być podzielona według pomieszczeń, księgi inwentarzowej lub rodzajów składników majątku przez Komisję spisową. Następnie użytkownik dokonuje fizycznej weryfikacji zasobów – skanuje kody kreskowe lub odczytuje dane bezpośrednio z zasobów.

Potwierdzenie obecności zasobu odbywa się w aplikacji mobilnej mInwentarz VULCAN, aplikacji webowej lub na wydrukowanym arkuszu. W przypadku niezgodności – braków lub nadwyżek – użytkownik oznacza stan faktyczny, który zostanie uwzględniony w Protokole różnic, z którego wygenerowane zostaną później odpowiednie dokumenty.

Co ważne, system umożliwia dodawanie nowych zasobów – użytkownik może je wprowadzić samodzielnie (jeśli posiada odpowiednie uprawnienia) lub zgłosić do osoby odpowiedzialnej. To elastyczne podejście znacząco zwiększa dokładność spisu.

Etap zakończenia – raport i zatwierdzenie

Po zakończeniu fizycznej weryfikacji użytkownik sprawdza, czy wszystkie zasoby zostały uwzględnione. System generuje raport z wykonanych czynności, w tym Protokół różnic, który stanowi podstawę do dalszych działań administracyjnych.

Ostatnim krokiem jest zatwierdzenie inwentaryzacji dla przypisanych obszarów. Informacja trafia do koordynatora lub administratora systemu, co kończy proces w sposób uporządkowany i zgodny z procedurami.

Terminy inwentaryzacji

Zgodnie z przepisami Ustawy o rachunkowości, częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji zależy od rodzaju składników majątkowych, ich lokalizacji oraz sposobu użytkowania.

Poniższa tabela przedstawia obowiązujące terminy i zasady inwentaryzacji, które powinny być stosowane przez wszystkie jednostki publiczne prowadzące księgi rachunkowe.

Podsumowanie

Inwentaryzacja stanowi jedno z najważniejszych narzędzi kontroli i zarządzania majątkiem w jednostkach sektora publicznego. W 2026 roku, w obliczu rosnących oczekiwań dotyczących przejrzystości, efektywności i cyfryzacji procesów administracyjnych, jej znaczenie nabiera szczególnej wagi.

Dzięki wdrożeniu rozwiązań takich jak Inwentarz VULCAN – nowoczesnego, chmurowego systemu wspierającego procesy inwentaryzacyjne – oraz mobilnej aplikacji mInwentarz jednostki organizacyjne JST, CUW oraz JO mogą realizować obowiązki ustawowe w sposób uporządkowany, szybki i zgodny z najlepszymi praktykami. Automatyzacja procesów, możliwość pracy w terenie, integracja danych oraz intuicyjny interfejs użytkownika sprawiają, że inwentaryzacja przestaje być uciążliwym obowiązkiem, a staje się elementem strategicznego zarządzania zasobami.

Każdy z etapów – od przygotowania, przez realizację, aż po zakończenie – został zoptymalizowany pod kątem wygody użytkownika i zgodności z przepisami. System wspiera zarówno fizyczną weryfikację zasobów, jak i dokumentowanie różnic, umożliwiając generowanie raportów i protokołów, które stanowią podstawę do dalszych działań administracyjnych i księgowych.

Dodatkowo, znajomość obowiązujących terminów inwentaryzacji – zależnych od rodzaju składników majątkowych i ich lokalizacji – pozwala na lepsze planowanie działań i unikanie błędów formalnych. Przestrzeganie tych zasad jest nie tylko wymogiem prawnym, ale również wyrazem odpowiedzialności i profesjonalizmu jednostki.

W dobie cyfrowej transformacji warto inwestować w narzędzia, które nie tylko usprawniają codzienną pracę, ale również budują kulturę zarządzania opartą na danych, przejrzystości i odpowiedzialności. Inwentarz VULCAN to przykład rozwiązania, które odpowiada na realne potrzeby jednostek publicznych, wspierając je w realizacji zadań zgodnie z duchem nowoczesnej administracji.