Reforma systemu budżetowego a Finanse VULCAN część 1

Zmianie ulegną numery i treść części paragrafów, podział i łączenie się dotychczasowych podziałek klasyfikacji, oraz konieczność kładzenia nacisku na ekonomiczny charakter dochodu lub wydatku. Aby zaprezentować charakter zmian najłatwiej zobrazować to w trzech grupach:

• 1:1 zmiana numeru paragrafu lub nazwy (np. 401->601 dla wynagrodzeń pracowników),
• n:1 łączenie kilku starych paragrafów w jeden nowy (np. 066 + 068 + 069 -> 663 dla opłat za pobyt dzieci),
• 1:n dzielenie jednego paragrafu na kilka nowych (np. 421 -> 701 lub 711 lub 778 dla zakupów materiałów i wyposażenia, zależnie od charakteru zakupu).

W związku z powyższą charakterystyką, należy przygotować aplikację jeszcze w tym roku, aby ułatwić sobie przeksięgowania roczne (szczególnie dla tych paragrafów które zostały podzielone na kilka innych paragrafów) lub usprawnić proces powielania dokumentów pomiędzy latami oraz tworzenia dokumentu bilansu otwarcia oraz planu finansowego na rok 2027.

Pomocą w zapoznawaniu się z nowym podziałem jest plik „klucze przejścia” udostępniony na stronie MF. Na przykładzie paragrafu 430 – Zakup usług pozostałych widać następujące zmiany paragrafów:

Kliknij, aby powiększyć

Źródło: https://www.gov.pl/web/finanse/klucze-przejscia-i-materialy-pomocnicze

Paragraf 430 jest jednym z tych paragrafów, który dzieli się na wiele paragrafów. Jeśli wykorzystywali Państwo w Finansach VULCAN pozycje w paragrafach (z bazy wzorcowej), łatwiej będzie powiązać klasyfikację starą z nową. I wracając do przykładu § 430 zakup usług pozostałych do końca 2026, a od 2027 dzieli się m.in. na: § 182 różne opłaty, § 682 usługi informatyczne, § 687 usługi pozostałe (np. usługi pocztowe) itd.

Chcielibyśmy Państwa także poinformować, że w połowie listopada zostanie opublikowana aktualizacja, która umożliwi wykonanie tej pracy (do tego czasu prowadzimy prace techniczne, które są niezbędne do zrealizowania tego szerokiego zakresu zmian), jednak do tego czasu warto zapoznać się z charakterem zmian i tam, gdzie jest to wymagane podzielić już klasyfikację budżetową na bardziej szczegółowe pozycje, aby ułatwić sobie mapowanie danych pomiędzy latami.

Jakie czynności należy wykonać w związku ze zmianami?

1. Przeanalizować swoje dochody i wydatki
2. Zmapować stare i nowe paragrafy
3. Zweryfikować/zaktualizować swoją politykę rachunkowości
4. Skonfigurować słowniki i utworzyć plan na rok 2027
5. Skontrolować spójność i wyjątki, gdyż szczególnej analizy będą wymagały przypadki, w których stare podziałki klasyfikacji nie mają jednego prostego odpowiednika.

Aby wesprzeć Państwa w zmianie przygotowaliśmy dedykowane szkolenie „Finanse VULCAN. Nowa klasyfikacja budżetowa - prawo, praktyka, konfiguracja słowników systemu”, gdzie obok zagadnień merytorycznych, otrzymają Państwo:

• praktyczną wiedzę związaną z przygotowaniem aplikacji do pracy w nowym roku,
• nasz mapper przejścia VULCAN, który obrazuje przyporządkowanie dotychczasowych kodów paragrafów i opisów pozycji do nowych paragrafów. Ten materiał będzie stanowił dużą pomoc w kontekście przygotowywania aplikacji zgodnie z logiką naszej bazy wzorcowej, gdzie już na starcie proponowaliśmy Państwu szczegółowy podział pozycji klasyfikacji budżetowej.

Jak przygotować Finanse VULCAN do zmiany?

W związku z wejściem w życie nowej klasyfikacji budżetowej konieczne będzie utworzenie nowej klasyfikacji budżetowej (przypisane pozycji do paragrafów) na rok 2027. Dotyczy to także tych paragrafów, które wg rozporządzenia się nie zmieniły – dla właściwej obsługi w aplikacji wymagane będzie rozdzielenie zbioru klasyfikacji używanej w 2026 roku od tej na rok 2027. Czyli klasyfikacja budżetowa roku 2026 nie będzie dostępna do wykorzystania w dokumentach w roku przyszłym, a w przypadku braku wykonania mapowania pozycji będzie czyszczona np. z kopiowanych dokumentów pomiędzy latami. Dlatego kluczową operacją będzie utworzenie klasyfikacji budżetowej w oparciu o klasyfikację 2026 roku (aby utworzyć powiązania i móc wykorzystać wprowadzone przez nas usprawnienia związane z podmianą klasyfikacji budżetowej).

1. Podzielić pozycje w paragrafach, jeśli nie są szczegółowo wydzielone (głównie dotyczy to paragrafów, które do tej pory mogły funkcjonować jako pozycje danego paragrafu, ale od 2027 rozdzielają się na wiele paragrafów), np. w 2026 mamy: § 430 zakup usług pozostałych, a w 2027 oczekiwany jest podział na: § 182 różne opłaty, § 682 usługi informatyczne, § 687 usługi pozostałe (np. usługi pocztowe) itd.
   Klienci importujący plany finansowe z Sigmy, muszą zawnioskować o nowe pozycje paragrafów w bieżącym roku poprzez Sigmę.
   
   Ten podział będzie miał kluczowe powiązania dla rozrachunków przechodzących w BO, wymagających przeksięgowania na inny paragraf lub dokumentów, które będą kopiowane pomiędzy latami. Posiadanie odpowiednio rozbitej klasyfikacji budżetowej w tym roku oraz zmapowanie pozycji pomiędzy latami, pozwoli na wykorzystywanie przez aplikację mechanizmu „podmiany” wskazanej klasyfikacji w dokumentach.
   
   
2. Rozliczyć zaliczki z końcem 2026 (jeśli zaliczki nie są rozliczane na bieżąco, tylko wykorzystywane w sposób „ciągły”) w przeciwnym wypadku nie będzie możliwe ich rozliczenie i zamknięcie. Z końcem 2026 należy zakończyć i rozliczyć wszystkie zaliczki.
3. Po aktualizacji, którą opublikujemy w połowie listopada należy przygotować klasyfikację budżetową na rok 2027 (Klienci posiadający wymianę z Sigmą klasyfikację budżetową będą mogli powiązać po otrzymaniu planu z Sigmy) z pomocą przygotowanych przez nas mapperów, które mogli Państwo częściowo zobaczyć po wrześniowej aktualizacji (widoczne zmiany w Słownikach klasyfikacji budżetowej).
4. Zaktualizować słowniki: operacji kasowych, operacji wb, typów księgowań dok. sprzedaży i zakupu dla specyficznej konfiguracji, w której wskazano konkretną klasyfikację budżetową.
5. Import z Płac/Magazynu/Opłat – przy pierwszym imporcie w nowym roku należy pamiętać o ewentualnej modyfikacji klasyfikacji budżetowej na nową wynikającą z roku 2027 oraz zapamiętać w szablonach.
6. Zbiory paragrafów – jeśli są wykorzystywane należy pamiętać o ich aktualizacji.

W następnym artykule przygotujemy informacje związane z powyższymi punktami, gdyż część z tych operacji należy wykonać jeszcze w tym roku (podział klasyfikacji i przeksięgowania) a np. zmiany w importach w przyszłym roku.