Niezbędnym narzędziem do ich sprawnego funkcjonowania jest oprogramowanie, które pozwoli na wykorzystanie pełnego potencjału centralizacji, pozwalając na kompleksową obsługę placówek – szkół czy przedszkoli. Dlatego firma VULCAN stworzyła system CUW ERP, który obsługuje wszystkie najważniejsze procesy realizowane przez Centra Usług Wspólnych.
Od lat rosnącą popularnością cieszą się Centra Usług Wspólnych, znane wcześniej jako ZEAS. Oświata jest jednym z głównych konsumentów budżetów samorządowych, stąd jej sprawna obsługa jest kluczowa dla prawidłowego funkcjonowania JST. Specjaliści do spraw kadr, płac i finansów obsługują od kilku do nawet kilkudziesięciu jednostek oświatowych. To nierzadko wiąże się z koniecznością pracy na dużej liczbie programów i baz danych, które często z tego tytułu wymagają zajmujących dużo czasu, powtarzalnych czynności, jak weryfikacja poprawności danych czy ręczne wprowadzanie tych samych wartości w kilku różnych miejscach. Oprogramowanie tworzone z myślą o potrzebach oświaty może wręcz przejąć część mniej istotnych obowiązków pracowników CUWów i wesprzeć ich w wykonaniu tych najważniejszych, co pozwala na optymalizację pracy.
Do zadań CUWów należą m.in. finansowa, kadrowo-płacowa i prawna obsługa szkół i przedszkoli. CUWy zajmują się np. sporządzaniem sprawozdań finansowych i budżetowych oraz przedkładaniem ich odpowiednim organom, sporządzaniem zaświadczeń o zatrudnieniu i świadectw pracy czy prowadzeniem rejestru umów zleceń i umów o dzieło. Centra Usług Wspólnych wykonują również obowiązki poza obszarem finansowo-kadrowym, np. inwentaryzacje czy obsługę informatyczną. – Przy takiej różnorodności zadań potrzebny jest zintegrowany system, który pozwoli obsłużyć wszystkie najważniejsze i mniej ważne tematy i procesy na raz. CUW ERP pozwala korzystać z wielu powiązanych ze sobą aplikacji, np. Płace VULCAN, Kadry VULCAN czy Pracownik VULCAN – mówi Maciej Szymański, Kierownik działu rynku w firmie VULCAN.
Korzystanie ze współpracujących ze sobą aplikacji od jednego dostawcy znacznie poprawia komfort i jakość pracy oraz gwarantuje bezpieczeństwo danych. Pracownik Centrum Usług Wspólnych loguje się raz i w jednym programie ma dostęp do wszystkich potrzebnych mu do codziennej pracy informacji, również z jednostek oświatowych. Wprowadzone jednorazowo dane przepływają pomiędzy współpracującymi ze sobą aplikacjami, dzięki czemu ryzyko popełnienia błędu spada do zera. Dodatkowo realnie oszczędzamy czas.
– Rozwiązanie CUW ERP ułatwia pracę na wielu płaszczyznach, np. dzięki wprowadzaniu danych do „chmury” możliwe jest bieżące kontrolowanie realizacji planu finansowego w każdym momencie co jest niezwykle istotne dla podejmowania decyzji. Dzięki przepływowi danych pomiędzy aplikacjami np. z Sigmą nie ma potrzeby przepisywania kilkudziesięciu pozycji planu finansowego, ponieważ zostaną one zaimportowane do aplikacji Finanse VULCAN. Kluczowa jest także wymiana danych z Płacami VULCAN dzięki czemu księgowość może pobrać przygotowaną listę płac, bez ryzyka popełnienia błędu przy przepisywaniu danych. Dużym ułatwieniem jest również sprawne przekazywanie gotowych sprawozdań budżetowych i finansowych. CUW ERP współpracuje z aplikacją Sigma, która odpowiada za planowanie i kontrolę budżetu oświaty w samorządach, dzięki czemu użytkownik może przesłać sprawozdania do organu prowadzącego za pomocą jednego kliknięcia – tłumaczy Maciej Szymański.
System CUW ERP jest skalowalny, co oznacza, że można go dopasować do potrzeb konkretnego Centrum Usług Wspólnych. Wdrażamy tylko te aplikacje, które odpowiadają zakresowi jego obowiązków, ale też na tych poziomach i w tym zakresie, jaki odpowiada potrzebom danego JST. Niezależnie, czy wszystkie procesy są scentralizowane, czy też część nadal obsługiwana jest w jednostkach oświatowych, oprogramowanie firmy VULCAN pozwala na sprawną obsługę oświaty i komunikację pomiędzy komórkami organizacyjnymi w niezbędnym do płynnego funkcjonowania zakresie.
CUW ERP jest systemem chmurowym, dzięki czemu gwarantuje dostępność z różnych urządzeń. Wszystkie dane znajdują się na serwerach, są dostępne w każdym momencie i w każdym miejscu. Zapisany zestaw danych nie wymaga tworzenia kopii bezpieczeństwa i przekazywania ich na inne stanowisko itd. gwarantujemy dostępność z różnych urządzeń do zapisanych danych/zgromadzonych przez użytkowników w bazie danych. Dane wprowadzone w systemie od razu są widoczne w innych miejscach i dostępne dla uprawnionych osób. VULCAN zapewnia ich pełną ochronę oraz zgodność z obecnymi przepisami dot. ochrony danych osobowych. System jest również aktualizowany na bieżąco pod względem zmieniających się wymogów prawnych, więc użytkownicy nie muszą martwić się o to, czy procesy przeprowadzane są zgodnie z obowiązującymi przepisami.
CUW ERP jest częścią zintegrowanego systemu VULCAN Integrated Platform. Unikalnego, kompletnego systemu do zarządzania oświatą, który łączy pracę szkół, samorządów i centrów usług. VULCAN jest jedyną firmą z branży edTech dostarczającą w pełni kompleksowe rozwiązanie dla całej oświaty na każdym poziomie, które pozwala na znaczące usprawnienie pracy dzięki integralności danych, ale też zapewnia bezpieczeństwo i komfort pracy.
Artykuł został opublikowany 23.11.2022 r. w portalu Pismo Samorządu Terytorialnego WSPÓLNOTA