Czym jest biuletyn informacji publicznej?
BIP to urzędowy publikator teleinformatyczny służący do udostępniania informacji publicznej. Szkolny BIP nie jest więc zwykłą stroną internetową placówki. Powinien być prowadzony w sposób umożliwiający łatwe odnalezienie informacji oraz ustalenie, kto i kiedy ją opublikował.
O tym, co dokładnie powinno, a co nie znaleźć się na stronie BIP jednostki oświatowej przeczytasz w naszym miesięczniku „Doradca”.
Czy szkoła publiczna musi prowadzić BIP?
Tak. Publiczna szkoła jest podmiotem zobowiązanym do udostępniania informacji publicznej, ponieważ wykonuje zadania publiczne i gospodaruje majątkiem publicznym. Obowiązek ten dotyczy szkół, przedszkoli i placówek oświatowych prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego oraz właściwych ministrów.
Kto ma obowiązek prowadzenia BIP w jednostce oświatowej?
Obowiązek udostępniania informacji publicznej dotyczy publicznych jednostek oświatowych, zarówno ministerialnych, jak i samorządowych. Wynika to z ich statusu oraz charakteru realizowanych zadań. Odpowiedzialność za prawidłowe wykonywanie obowiązków informacyjnych nie powinna być zatem postrzegana jako czysto techniczne zadanie osoby obsługującej stronę internetową. Za funkcjonowaniem BIP stoi jednostka, a w praktyce istotną rolę odgrywa jej dyrektor jako osoba kierująca placówką i reprezentująca ją na zewnątrz.
Wewnątrz jednostki warto rozdzielić zadania i jasno określić, kto przygotowuje poszczególne informacje, kto odpowiada za ich weryfikację, kto publikuje materiały i jak często sprawdzana jest aktualność zawartości BIP. Pozwala to ograniczyć ryzyko sytuacji, w której obowiązek formalnie istnieje, ale w praktyce informacje są niekompletne, nieaktualne albo trudne do znalezienia.
Dlaczego aktualność i dostępność informacji w BIP są tak ważne?
Aktualność i łatwa dostępność informacji w szkolnym BIP jest krytycznie ważna, ponieważ użytkownik powinien móc je łatwo odnaleźć i zastosować w praktyce. Szczególne znaczenie mają informacje praktyczne np.: godziny pracy sekretariatu, sposoby i terminy załatwiania spraw, dane kontaktowe czy informacje dotyczące dostępności osób pełniących funkcje kierownicze. To właśnie z takich informacji korzystają na co dzień rodzice, uczniowie, pracownicy oraz inne osoby kontaktujące się ze szkołą. Przejrzysty BIP musi zatem realnie usprawniać komunikację placówki z jej otoczeniem.
Aktualność jest szczególnie ważna w przypadku dokumentów i procedur, które zmieniają się wraz z organizacją pracy jednostki. Jeśli zmienia się sposób załatwiania spraw, organizacja placówki, osoby pełniące określone funkcje czy zasady naboru, odpowiednie informacje powinny zostać zweryfikowane również pod kątem ich publikacji w BIP.
Jakie informacje szkoła powinna publikować w BIP?
Zakres informacji publicznej, jaką szkoły muszą umieszczać w BIP jest dość szeroki. Omówiono go w opracowaniu opublikowanym na łamach “Doradcy”. W praktyce informacje te mogą wynikać z wielu dokumentów i aktów stanowiących prawo.
Jakie informacje o obsłudze interesantów i rekrutacji powinny być dostępne?
BIP powinien w jasny sposób informować interesantów, jak załatwiać określone sprawy w szkole. Dlatego istotne są informacje dotyczące m.in. godzin pracy sekretariatu, sposobu składania wniosków i skarg, terminów załatwiania spraw, danych kontaktowych oraz możliwości kontaktu z dyrektorem. Informacje te pozwalają ustalić nie tylko, czego dotyczy dana procedura, ale również gdzie, kiedy i w jaki sposób można ją przeprowadzić.
Bardzo ważne jest również udostępnianie w BIP informacji dotyczących rekrutacji. Szczególne znaczenie ma to w przypadku naboru do szkoły oraz konkursów na wolne stanowiska urzędnicze. W szkołach samorządowych konkursy dotyczą wolnych stanowisk urzędniczych, w tym kierowniczych stanowisk urzędniczych; nie obejmują natomiast stanowisk pomocniczych i obsługi ani zastępstw.
| Obszar informacji | Co powinien wiedzieć interesant? |
|---|---|
| Kontakt ze szkołą | Gdzie i kiedy można załatwić sprawę |
| Wnioski i skargi | Jak je złożyć i do kogo skierować |
| Terminy | Kiedy można oczekiwać załatwienia sprawy |
| Rekrutacja | Jakie są zasady i procedura naboru |
| Kierownictwo | Kto pełni funkcje i jak można się skontaktować |
Czy wszystkie informacje publiczne muszą być opublikowane w BIP?
Nie. Obowiązek udostępniania informacji publicznej jest szerszy niż obowiązek publikowania jej w BIP. Jeżeli określona informacja nie została zamieszczona w Biuletynie, szkoła powinna wskazać, w jaki sposób i gdzie można się z nią zapoznać. Jednostka ma również obowiązek udostępniać informacje o prowadzonych rejestrach, ewidencjach i archiwach oraz zasadach dostępu do nich. Trzeba przy tym pamiętać, że prawo dostępu do informacji publicznej dotyczy informacji istniejącej i utrwalonej. Szkoła nie ma obowiązku tworzenia nowego dokumentu tylko dlatego, że wnioskodawca oczekuje określonego zestawienia lub opracowania.
Co szkoła publikuje w związku z kontrolami i finansami?
W BIP powinny być dostępne informacje dotyczące przeprowadzanych kontroli. Obowiązki dotyczą również informacji finansowych. Sprawozdanie finansowe jednostki sporządzającej je we własnym zakresie publikuje się w BIP do 10 maja roku następnego.
Jak sprawdzić, czy szkolny BIP jest prowadzony prawidłowo?
Dobrym rozwiązaniem, pozwalającym zweryfikować, czy szkolny BIP działa prawidłowo, jest okresowy przegląd strony BIP według kilku podstawowych obszarów. W ramach przeglądu warto sprawdzić m.in., czy informacje są kompletne i odpowiadają aktualnej organizacji jednostki oraz czy dane kontaktowe i inne prezentowane informacje są aktualne.
Dlatego Biuletyn Informacji Publicznej należy potraktować jako element codziennej, bieżącej pracy. Regularne przeglądy umożliwią prawidłowe wywiązywanie się z obowiązku jego prowadzenia. Weryfikacja prawidłowości Biuletynu wyłącznie przy okazji zapowiedzianej kontroli może skończyć się koniecznością optymalizacji informacji zawartych BIP w krótkim czasie, co z kolei niesie ryzyko błędów.
Gdzie szukać praktycznych informacji o prowadzeniu BIP? Zasubskrybuj czasopismo “Doradca”
Więcej informacji dotyczących prowadzenia BIP w jednostce oświatowej, w tym zakres obowiązków, zasady udostępniania informacji oraz stosowania przepisów w konkretnych sytuacjach, znajdziesz w czasopiśmie „Doradca”. Publikowane tam opracowania pomagają przełożyć przepisy prawa oświatowego na rozwiązania przydatne w codziennej pracy szkoły.
Subskrypcja „Doradcy” zapewnia dostęp do kolejnych materiałów dotyczących aktualnych kwestii prawnych i organizacyjnych, z którymi mierzą się dyrektorzy oraz pracownicy działów finansowo-księgowych jednostek oświatowych.