Zakres obowiązków sekretarek w szkole

Istota działania sekretariatu szkolnego i umocowania prawne

Sekretariat szkolny pełni rolę centrum administracyjnego każdej placówki oświatowej, a sekretarz lub sekretarka szkoły ściśle współpracuje z dyrektorem, wspierając go w realizacji obowiązków związanych z zarządzaniem instytucją. Zgodnie z ustawą z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz.U. 1991 nr 95 poz. 425 z późn. zm.), dyrektor ponosi jednoosobową odpowiedzialność za kierowanie szkołą, ale nie jest zobowiązany do wykonywania wszystkich zadań samodzielnie. Może delegować część uprawnień i obowiązków na sekretarza.

Regulacje dotyczące funkcjonowania sekretariatów szkolnych oraz pracy sekretarek i sekretarzy ujęte są także w:

• Ustawie z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. 2008 nr 223 poz. 1458 z późn. zm.) - określa status prawny sekretarza szkoły w placówkach prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego;
• Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2014 r., poz. 1786) - określa minimalny poziom wynagrodzenia sekretarza szkoły oraz minimalne wymagania wobec kandydatów na stanowisko sekretarza;
• Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. 2011 nr 14 poz. 67) - określa między innymi szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych.

Wymienione akty prawne regulują sposób prowadzenia dokumentacji szkolnej, zasady archiwizacji akt, prawa i obowiązki pracowników administracyjnych w oświacie oraz status sekretarza jako pracownika samorządowego. Dyrektor szkoły, powołując się na powyższe przepisy, ustala indywidualny zakres obowiązków sekretarza – zależny od wielkości i struktury organizacyjnej placówki.

Zakres obowiązków sekretarek w szkole podstawowej

Sekretarka w szkole podstawowej wykonuje różnorodne zadania administracyjne i organizacyjne. Jej praca zapewnia prawidłowe funkcjonowanie placówki, a także wspiera proces dydaktyczny poprzez sprawne prowadzenie dokumentacji i udzielanie pomocy w czynnościach administracyjnych uczniom oraz rodzicom.

Do najważniejszych obowiązków sekretarki należą:

• przyjmowanie, ewidencjonowanie, rozdzielanie i rozliczanie korespondencji oraz przesyłek;
• przygotowywanie i wysyłka pism, obsługa faksu, poczty elektronicznej oraz telefonu;
• prowadzenie dokumentacji szkolnej: księgi ewidencji dzieci, księgi uczniów, dokumentacji osobowej uczniów;
• wystawianie duplikatów świadectw i zaświadczeń;
• sporządzanie sprawozdań dla Głównego Urzędu Statystycznego i Systemu Informacji Oświatowej;
• współpraca z kuratorium oświaty i jednostkami samorządu terytorialnego;
• archiwizowanie dokumentów zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt i instrukcją archiwalną;
• wydawanie i ewidencjonowanie legitymacji uczniowskich oraz druków ścisłego zarachowania;
• przyjmowanie skarg i wniosków, kompletowanie akt normatywnych;
• nadzór nad pieczęciami urzędowymi i arkuszami ocen uczniów.

Sekretarz lub sekretarka w szkole – wymagania wobec kandydatów

Osoby ubiegające się o stanowisko sekretarki szkolnej muszą posiadać odpowiednie kwalifikacje formalne i praktyczne. Najczęściej wymagane jest co najmniej średnie wykształcenie, choć preferowane jest wyższe (np. administracja, prawo, zarządzanie). Często oczekuje się kilkuletniego doświadczenia zawodowego, np. stażu pracy w administracji.

Dyrektorzy szkół zwracają uwagę również na dodatkowe kompetencje, np. bardzo dobrą znajomość pakietu MS Office i urządzeń biurowych, umiejętność sporządzania dokumentacji kadrowej i korzystania z systemu SIO. Mile widziana jest znajomość języków obcych. Kandydat powinien cechować się kulturą osobistą, komunikatywnością, rzetelnością, dobrą organizacją pracy oraz umiejętnością redagowania pism urzędowych.

Kompetencja sekretarki

Kompetencje sekretarki szkolnej określają zakres decyzji i działań, które może podejmować z upoważnienia dyrektora. Obejmują m.in. wykonywanie zadań biurowych i zarządzanie personelem administracyjnym.

Do kompetencji sekretarki należą m.in.:

• reprezentowanie pracowników niepedagogicznych jako członek kierownictwa szkoły;
• opiniowanie wniosków podwładnych i występowanie z wnioskami o awans czy premie;
• planowanie harmonogramu pracy administracji i obsługi;
• rozliczanie nieobecności pracowników i kontrola dyscypliny pracy;
• kierowanie drobnymi remontami i nadzorowanie zużycia mediów;
• podejmowanie decyzji w sprawach bieżącego funkcjonowania szkoły;
• prawo do wglądu w dokumentację szkolną i używania imiennej pieczątki;
• podpisywanie pism urzędowych oraz wydawanie zaświadczeń;
• ustalanie terminów spotkań dyrektora z interesantami;
• uczestniczenie w procesach sprawozdawczości, np. dla GUS czy kuratorium.

Kurs sekretarki szkolnej – weź udział w V Kongresie Sekretarzy Szkolnych

Dla osób pracujących na stanowisku sekretarki szkolnej istotne jest stałe doskonalenie zawodowe. Taką możliwość daje V Kongres Sekretarzy Szkolnych, organizowany przez firmę VULCAN. Wydarzenie to stanowi platformę wymiany doświadczeń oraz okazję do zdobycia aktualnej wiedzy z zakresu prawa oświatowego, dokumentacji i nowoczesnych rozwiązań w administracji szkolnej.

Kongres skierowany jest do sekretarzy szkół i placówek oświatowych, a jego program obejmuje m.in. wykłady ekspertów, praktyczne warsztaty oraz panele dyskusyjne. Uczestnicy otrzymują dostęp do materiałów szkoleniowych oraz możliwość konsultacji z prawnikami i specjalistami w zakresie administracji oświatowej. Wydarzenie sprzyja także integracji środowiska i pozwala zapoznać się z nowymi narzędziami wspierającymi codzienną pracę sekretariatu.

Wydarzenie odbędzie się 27 listopada 2025 roku online. Zapisz się na V Kongres Sekretarzy Szkolnych i zdobądź nowe umiejętności, które wykorzystasz w swojej pracy.

Czy sekretarka w szkole pracuje w wakacje?

Tak, sekretarze i sekretarki pracują w wakacje. W okresie wakacyjnym nadal konieczne jest prowadzenie dokumentacji, sporządzanie sprawozdań oraz przygotowywanie placówki do nowego roku. Część obowiązków wiąże się z obsługą interesantów, przyjmowaniem dokumentów rekrutacyjnych czy wystawianiem zaświadczeń. Dyrektor szkoły ustala harmonogram pracy sekretariatu w tym czasie, często w systemie dyżurów.

Czy sekretarka w szkole to stanowisko urzędnicze?

Stanowisko sekretarki szkolnej należy do grupy pracowników administracji i obsługi szkoły. W świetle przepisów o pracownikach samorządowych sekretarz nie jest urzędnikiem, lecz zatrudniony jest na podstawie umowy o pracę. Zakres obowiązków i kompetencji wynika z decyzji dyrektora oraz aktów prawa wewnętrznego obowiązujących w danej placówce.