Bezpieczne przekazywanie informacji przez telefon w pracy sekretariatu

Prawo oświatowe

Z życia szkoły

Dobre praktyki

Bezpieczne przekazywanie informacji przez telefon w pracy sekretariatu

Piotr Armatowski, 2021-10-29

bezpieczeństwo danych w szkole Sekretariat to bardzo istotny z punktu widzenia bezpieczeństwa przetwarzania danych obszar w każdej szkole. Przechowywane są w nim na dużą skalę dane zwykłe i szczególnie chronione (tzw. dane wrażliwe). Ale czy wolno takie dane przekazywać w rozmowie telefonicznej?

Polityka ochrony danych

RODO wprost nie zabrania przekazywania danych osobowych przez telefon, ale czy zawsze jest to bezpieczne i dozwolone? Decyzja o tym, czy możemy przekazywać dane osobowe w trakcie rozmowy telefonicznej, jest w kompetencjach Administratora danych – podmiotu decydującego o celach i sposobach ich przetwarzania. Dobrą praktyką jest określenie zasad udostępniania danych podczas rozmowy telefonicznej w dokumentacji ochrony danych jednostki organizacyjnej, tzw. Polityce ochrony danych.

Identyfikacja rozmówcy

Gdy nie ma bezwzględnego zakazu w dokumentacji i decydujemy się na przekazanie danych osobowych w trakcie rozmowy telefonicznej, musimy być pewni kto jest naszym rozmówcą. Tę pewność możemy mieć w przypadku, gdy rozpoznajemy rozmówcę po głosie lub dokonaliśmy weryfikacji – podobniej do tej, jaką przeprowadzają np. instytucje bankowe.

Poufność

Nie są to jednak wszystkie czynniki, które powinniśmy brać pod uwagę. W trakcie takiej rozmowy w sekretariacie nie powinny znajdować się osoby postronne, które z kontekstu mogą domyślić się przekazywanych treści. W szczególności w małych społecznościach jest to niebywale łatwe.

Zakres informacji

Czy przy zastosowaniu omówionych środków bezpieczeństwa, możemy zatem przekazać dane przez telefon? Pozostała jeszcze jedna istotna kwestia dotycząca zakresu udostępnionych informacji. Czymś innym będzie udostępnienie informacji o wynikach postępowania rekrutacyjnego do jednostki, która jest wywieszona na tablicy ogłoszeń, a czymś innym informacja o otrzymaniu stypendium socjalnego, czy udostępnieniu danych z katalogu szczególnie chronionych, tzw. danych wrażliwych (np. o stanie zdrowia).

Ostrożność

Okres pandemii przyzwyczaił wiele osób do bardziej swobodnego podejścia do przekazywania danych różnymi zdalnymi kanałami. Nie zwalnia to jednak żadnego uczestnika tych praktyk przed zachowaniem ostrożności – nasza śmiałość i uprzejmość może zostać w łatwy sposób wykorzystana, również przez przestępców. Dlatego warto poznać choć podstawowe techniki ich działania, by być bezpieczniejszym w pracy i domu.

Między innymi o cyberzagrożeniach będziemy mówić podczas Kongresu Sekretarzy Szkolnych. Zachęcamy do zapoznania się z programem tego wydarzenia.