Przyjrzyjmy się pełnej treści tego artykułu:
Art. 50. 1. Na podstawie danych zgromadzonych w bazie danych SIO zawartych w zbiorach danych szkół i placówek oświatowych, zbiorach danych innych jednostek wykonujących zadania z zakresu oświaty, zbiorach danych uczniów oraz zbiorach danych nauczycieli, według stanu na dzień 30 września, a w przypadku kolegiów pracowników służb społecznych według stanu na dzień 10 października, są sporządzane:
1) zestawienia zawierające dane dotyczące liczby uczniów i liczby etatów nauczycieli, niezbędne do dokonania podziału części oświatowej subwencji ogólnej między poszczególne jednostki samorządu terytorialnego;
2) zestawienia zawierające dane dotyczące liczby uczniów i liczby etatów nauczycieli w szkołach i placówkach oświatowych prowadzonych przez ministrów.
2. Zestawienia, o których mowa w ust. 1 pkt 1, są udostępniane w bazie danych SIO jednostkom samorządu terytorialnego nie później niż do dnia 15 grudnia, a jeżeli dzień ten wypada w dniu ustawowo wolnym od pracy, w najbliższym dniu roboczym.
3. Jednostki samorządu terytorialnego, w terminie 30 dni od dnia udostępnienia w bazie danych SIO zestawień, o których mowa w ust. 1 pkt 1, potwierdzają prawdziwość danych zawartych w zestawieniach.
3a. Minister właściwy do spraw oświaty i wychowania może przedłużyć termin potwierdzenia prawdziwości danych, o którym mowa w ust. 3, przez jednostki samorządu terytorialnego.
4. W celu potwierdzenia prawdziwości danych, dane zawarte w zestawieniach, o których mowa w ust. 1, są porównywane z danymi, którymi dysponuje jednostka samorządu terytorialnego lub minister prowadzący szkoły i placówki oświatowe, w szczególności z danymi posiadanymi w związku ze sprawowaniem nadzoru nad działalnością prowadzonej szkoły lub placówki oświatowej w zakresie spraw finansowych i administracyjnych oraz w związku z udzielaniem i rozliczaniem przez jednostkę samorządu terytorialnego dotacji dla publicznych szkół i placówek oświatowych prowadzonych przez osoby prawne inne niż jednostki samorządu terytorialnego lub osoby fizyczne oraz dla niepublicznych szkół i placówek oświatowych.
5. Jeżeli jednostka samorządu terytorialnego lub minister prowadzący szkołę lub placówkę oświatową stwierdzi nieprawdziwość danych przekazanych do bazy danych SIO przez szkołę lub placówkę oświatową lub poweźmie wątpliwość co do prawdziwości tych danych, niezwłocznie przekazuje o tym powiadomienie do bazy danych SIO oraz informuje szkołę lub placówkę oświatową, która przekazała dane do bazy danych SIO, o konieczności sprawdzenia przekazanych danych.
6. Szkoła lub placówka oświatowa, która przekazała do bazy danych SIO dane, których dotyczy powiadomienie, o którym mowa w ust. 5:
1) potwierdza prawdziwość danych w bazie danych SIO oraz informuje o tym odpowiednio jednostkę samorządu terytorialnego albo ministra prowadzącego szkołę lub placówkę oświatową lub
2) dokonuje modyfikacji danych i przekazuje do bazy danych SIO zmodyfikowane dane oraz informuje o tym odpowiednio jednostkę samorządu terytorialnego albo ministra prowadzącego szkołę lub placówkę oświatową.
7. W przypadku, o którym mowa w ust. 6 pkt 2, zestawienie, o którym mowa w ust. 1, jest ponownie udostępniane w bazie danych SIO w celu potwierdzenia odpowiednio przez jednostkę samorządu terytorialnego albo ministra prowadzącego szkołę lub placówkę oświatową prawdziwości danych.
Sposób na potwierdzenie prawdziwości danych
Jeżeli zastanowimy się głębiej nad zaznaczonymi fragmentami przedstawionego wyżej przepisu, to prowadzi on do wniosku, że ustawa de facto (choć nie wprost) nakłada na samorząd obowiązek prowadzenia niezależnej od SIO bazy danych opisującej organizację szkół i innych placówek. Nie ma bowiem możliwości odpowiedzialnego potwierdzenia prawdziwości danych zawartych w oficjalnych zestawieniach SIO, niż porównanie ich z podobnymi zestawieniami, które nie są sporządzone na podstawie danych zgromadzonych w SIO.
Oznacza to, że samorząd musi prowadzić niezależną od danych SIO bazę danych, która pozwala zweryfikować poprawność danych SIO. W niewielkich samorządach taka baza danych może być zestawem dokumentów papierowych (zapewne arkuszy organizacyjnych uzupełnionych o dodatkowe informacje), ale w większych praktycznie musi to być element systemu informatycznego opisującego szczegółowo organizację szkół. Trudno bowiem sobie wyobrazić, aby w dużym samorządzie porównywać liczby z zestawień SIO z danymi zgromadzonymi w papierowych arkuszach organizacyjnych.
Kontrola poprawności danych SIO wprowadzonych w szkołach ma kluczowe dla samorządu znaczenie w kontekście naliczenia subwencji oświatowej, która jest największym dochodem większości samorządów. Dlatego inwestycja w niezależny od SIO system opisujący szczegółowo organizację oświaty na terenie samorządu wydaje się ze wszech miar uzasadniona i potrzebna. Wydaje się, że najlepiej sprawdzić się tu może system elektronicznych arkuszy organizacyjnych. Dobrze też, jeśli ma wbudowany mechanizm porównywania zawartych w nim danych z danymi pochodzącymi z zestawień SIO.
Szukasz wsparcia doradczego w zakresie zarządzania oświatą w swoim samorządzie?
Eksperci działu doradztwa firmy VULCAN pozostają do dyspozycji. Kontakt:
Jan Zięba – kierownik Działu Doradztwa, tel. 692 899 193 e-mail: Jan.Zieba@vulcan.edu.pl
Barbara Kołcio – ekspert oświatowy, tel. 692 456 744 e-mail: Barbara.Kolcio@vulcan.edu.pl