lupka
lockLogowanie do strefy klienta > SSerwis Prawo Optivum >
 

Referencje

Rozmowa z Iwoną Nowak - Naczelnik Wydziału Edukacji, Kultury i Sportu Urzędu Miasta w Mysłowicach

Magdalena Kajdan-Matuszewska, VULCAN Organizacja oświaty
Zarządzanie oświatą w jednostce samorządu terytorialnego to złożony proces. Aby go usprawnić, należy szukać nowych rozwiązań w zakresie prowadzenia efektywnej polityki zarządzania oświatą. O tym, jak można wesprzeć i usprawnić cały ten proces rozmawiamy z Iwoną Nowak - Naczelnik Wydziału Edukacji, Kultury i Sportu Urzędu Miasta w Mysłowicach.

Magdalena Kajdan-Matuszewska [MKM]: Jak wygląda Pani praca na co dzień? Z jakimi spotyka się Pani trudnościami?
Iwona Nowak [IN]: Nadzoruję całość zadań wykonywanych przez Wydział Edukacji, Kultury i Sportu. Ze względu na to, że Mysłowice to miasto na prawach powiatu, mam duży obszar działania. Na naszym terenie znajduje się 50 placówek oświatowych wszystkich typów - przedszkola, szkoły podstawowe, gimnazja, szkoły ponadgimnazjalne, a także Poradnia PedagogicznoPsychologiczna, Młodzieżowy Dom Kultury i Centrum Kształcenia Praktycznego. Kultura propagowana jest przez Mysłowicki Ośrodek Kultury i jego fi lie w poszczególnych dzielnicach, zaś sport to kluby sportowe oraz Miejski Ośrodek Sportu i Rekreacji, który zarządza kilkoma obiektami sportowymi.
W związku z ogromną liczbą zadań, które wykonujemy, wydział został podzielony na dwa zespoły - edukacji oraz kultury i sportu. W zespole edukacji poszczególni pracownicy obsługują określone typy placówek lub odpowiadają za realizację konkretnych zadań gminy czy powiatu w zakresie edukacji. Pracownicy obu zespołów są bardzo zdyscyplinowani i posiadają ogromną wiedzę merytoryczną o swoich obszarach działania. Zdecydowanie mogę na nich polegać.
Staram się koordynować wspomniane obszary, co momentami nie jest łatwe. Największą bolączką w zarządzaniu oświatą jest ciągła zmienność przepisów oświatowych. Myślę, że wszyscy pracujący na rzecz edukacji marzą o jednym, przynajmniej pięcioletnim okresie stabilizacji, kiedy ze spokojem można by wdrożyć zaproponowane zmiany czy reformy i obserwować ich funkcjonowanie w realnym życiu. Dopiero wówczas możliwa byłaby prawdziwa ewaluacja wprowadzanych zmian. Pomimo trudności, na które wskazałam powyżej, staramy się jak najlepiej wykonywać powierzone nam zadania, czemu sprzyja właściwa organizacja pracy.

[MKM]: Wykonywanie jakich codziennych obowiązków wspomagają aplikacje firmy VULCAN?
[IN]: Aplikacje firmy VULCAN wspomagają obowiązki wykonywane przede wszystkim przez zespół edukacji. Pracownicy korzystają z Sigmy każdego dnia. Za jej pomocą sprawdzają ewentualne zmiany w arkuszach organizacyjnych, zatwierdzają aneksy szkół. W każdym momencie są w stanie przygotować dla mnie zestawienie zawierające określony zbiór danych. W tej chwili pracujemy nad opracowaniem strategii rozwoju edukacji naszego miasta na najbliższe lata. Aby przygotować dobrą strategię, potrzebujemy wiarygodnej diagnozy, czyli aktualnych, rzetelnych informacji pochodzących z różnych źródeł. Sigma jest tutaj niezastąpiona. Umożliwia wygenerowanie raportów z przeróżnymi danymi w szybkim czasie, np. dane o szkołach podstawowych, począwszy od liczby uczniów, etatów administracyjnych, pedagogicznych, etatów przeliczeniowych, współczynnika czy wskaźnika liczby uczniów na poszczególny etat, nauczania języków obcych w poszczególnych szkołach. Tak wygenerowane dane mogę przeanalizować na różne sposoby, w zależności od potrzeb. Ułatwia to zdecydowanie podejmowanie właściwych decyzji w zarządzaniu oświatą. Program pozwala śledzić dynamikę zmian w oświacie w ramach JST, wskazuje tendencje rozwoju, sygnalizuje zmiany w poszczególnych obszarach edukacji.
Sigma to bardzo bogaty produkt, trudno jest zgłębić wszystkie jego możliwości. Przyznaję, że każdego dnia odkrywamy coś nowego, mimo że pracujemy z tą aplikacją bardzo długo. Pomagają nam w tym także organizowane przez firmę VULCAN szkolenia. Dodatkowym walorem aplikacji jest możliwość szybkiego weryfikowania danych, które wprowadzamy do Systemu Informacji Oświatowej. Często mieliśmy spore rozbieżności miedzy SIO a arkuszami. Teraz wiemy, jak to sprawdzić, jak w raportach zestawiać tabele z SIO.

[MKM]: Czy wdrożenie aplikacji spowodowało zmiany organizacyjne, przesunięcia?
[IN]: Nie tyle zmiany nastąpiły w organizacji wydziału, co w sposobie pracy pracowników. Widać to szczególnie w sposobie zatwierdzania arkuszy organizacyjnych.
Kiedyś arkusz był weryfikowany głównie w oparciu o wersję papierową. W tej chwili sprawdzam wszystko w wersji elektronicznej, a arkusz papierowy jest jedynie przechowywany jako dokumentacja pracy szkoły. W razie jakichkolwiek błędów, arkusz w wersji elektronicznej nie zyskuje akceptacji, dyrektor poprawia go na platformie i po kolejnej weryfikacji uzyskuje zgodę na drukowanie dokumentu. W wyniku takiego działania mamy pewność, że jest on poprawnie sporządzony.

[MKM]: Wprowadziła Pani do mysłowickich placówek bon organizacyjny, jako nowoczesny sposób zarządzania edukacją. Co Panią skłoniło do podjęcia takiego działania?
[IN]: Sytuacja demograficzna wymusza na organach prowadzących ruchy racjonalizujące wydatki. W większości miast w ostatnich latach drastycznie zmniejszyła się liczba uczniów w szkołach, przy jednoczesnym utrzymywaniu się zatrudnienia na porównywalnym poziomie. Taka sytuacja na dłuższą metę staje się ciężarem nie do udźwignięcia dla każdej jednostki samorządu terytorialnego. W naszym mieście również zetknęliśmy się z tym problemem. Zastanawialiśmy się, w jaki sposób zracjonalizować wydatki i jednocześnie uniknąć likwidacji placówek oświatowych. Wdrożenie bonu organizacyjnego było najlepszym rozwiązaniem.
Wprowadzenie określonych zasad planowania organizacji oświaty pozwoliło uniknąć zamykania szkół. Jesteśmy bardzo zadowoleni z efektów wprowadzenia bonu. Podzieliliśmy ten proces na trzy etapy, tj. na 3 lata, żeby nie dopuścić do drastycznych i jednorazowych cięć. Cenię to narzędzie nie tylko ze względu na efekt racjonalizacji wydatków. Widzę ogromną wartość dodaną tego produktu, jeśli chodzi o sposób myślenia samych dyrektorów o zarządzaniu szkołą. Zastosowanie tego rozwiązania nie odbyło się bez oporów. Jak każda zmiana początkowo pomysł budził niechęć dyrektorów, zwłaszcza że dla niektórych oznaczał on konieczność zwalniania pracowników. W takiej sytuacji koszty społeczne są najtrudniejsze do udźwignięcia. Po przeprowadzeniu szkoleń dla kadry kierowniczej spora część dyrektorów zmieniła jednak zdanie, widząc w metodzie bonu organizacyjnego przede wszystkim jasne, sprawiedliwe dla wszystkich kryteria i szansę na dużą samodzielność w zakresie planowania procesu edukacyjnego. Na etapie uzgodnień projektów arkuszy organizacyjnych coraz częściej spotykamy głosy zadowolenia. Gdy dyrektor słyszy, że to on decyduje, stwierdza, że metoda naprawdę działa. Metoda bonu organizacyjnego daje wszystkim równe szanse – to dyrektor decyduje, np. o liczbie przyjmowanych uczniów (biorąc pod uwagę możliwości lokalowe szkoły), o liczbie oddziałów, podziałach na grupy, wszystko w ramach wyliczonego limitu. Zatem im większa liczba uczniów, tym więcej etatów przeliczeniowych przypadających na szkołę. Każdą godzinę, którą dyrektor zaoszczędzi, np. przez racjonalny podział uczniów na grupy czy zajęcia międzyoddziałowe, może swobodnie rozdysponować na dowolne zajęcia (dodatkową godzinę języka obcego, matematyki czy kółko szachowe). W ten sposób wzrastają nie tylko kompetencje dyrektora, ale także jego swoboda w organizowaniu procesu kształcenia i odpowiedzialność za podejmowane decyzje. To dyrektorzy stają się autentycznymi gospodarzami swoich szkół, to oni decydują w całości o podziale przyznanego limitu. Zanika proces negocjacji z organem prowadzącym co do liczby oddziałów czy liczebności klas. Myślę, że to zmienia sposób myślenia o organizacji pracy szkoły, o pracy nad arkuszem.
Na edukacji na pewno nie można oszczędzać, ale zawsze należy pamiętać o racjonalnym sposobie wydawania środków na oświatę, zwłaszcza w obliczu wzrastającej liczby zadań, przed którymi stają JST.

[MKM]: Czy wdrożenie bonu organizacyjnego było poprzedzone analizą przeprowadzoną przez ekspertów zewnętrznych?
[IN]: Tak, to był jeden z elementów niezbędny do przygotowania wdrożenia bonu organizacyjnego. Pierwszym krokiem w szukaniu rozwiązania narastającego problemu wzrostu wydatków na oświatę było przeprowadzenie niezbędnych analiz i wyliczeń dotyczących funkcjonowania oświaty w mieście. Na ich podstawie wyciągnięto wnioski o zmniejszającej się liczbie uczniów w szkołach (od roku 2006 ubyło ponad 2000), o wydatkach czy zatrudnieniu (stwierdzono utrzymującą się niemal na stałym poziomie liczbę zatrudnienia przy zmniejszającej się liczbie uczniów).
Kolejnym etapem prac było prześledzenie danych demograficznych. Powołano zespół ds. reorganizacji oświaty, z którym omawiano wyniki analiz. Przeprowadzona analiza stanu faktycznego szkół wykazała ogromne dysproporcje w zatrudnieniu, tzn. placówki podobnego typu i wielkości były zorganizowane w bardzo zróżnicowany sposób. Przy porównywalnej powierzchni, liczbie uczniów w szkole funkcjonowały zupełnie odmienne liczby etatów. Było to widoczne zwłaszcza w etatach obsługowo-administracyjnych.
W wyniku tych opracowań stwierdzono duże zróżnicowanie w zakresie organizacji nauczania oraz zauważono, że na tle innych jednostek samorządu terytorialnego, organizacja kształcenia w Mysłowicach jest dużo droższa. To utwierdziło nas w przekonaniu, że planowana racjonalizacja nie jest tylko i wyłącznie sposobem szukania oszczędności, ale także próbą ujednolicenia zatrudnienia w mieście. Nie było to łatwe, ale ważne jest to, że metoda bonu organizacyjnego uwzględnia lokalne uwarunkowania szkół, np. fakt, że placówka leży w oddalonej dzielnicy miasta, a liczba uczniów tej szkoły nigdy nie będzie wysoka. Podobnie podział na szkoły
elastyczne i nieelastyczne, to dowód, że w metodzie tej uwzględniono specyfikę każdej placówki. Bowiem, według metody bonu oświatowego szkoły dzielą się na tzw. elastyczne (gdzie liczba uczniów przewyższa 270) i nieelastyczne. Dla pierwszego typu szkół parametr bonu wyliczany jest na jednego ucznia, w drugim typie na oddział. Wiadomo, że małe, położone w oddalonych dzielnicach szkoły, pomimo wszystko będą droższe w utrzymaniu, ale jest to w naszym mieście powszechnie akceptowane. Szkoły w tych dzielnicach pełnią nie tylko funkcję edukacyjną, są także ośrodkami życia kulturalnego i władze miasta nie chcą pozbawiać mieszkańców tego cennego elementu. Metoda bonu organizacyjnego uwzględnia również te lokalne uwarunkowania i specyfikę szkół.

[MKM]: Czy oprócz planowania organizacji wspierają Państwo inne obszary oświaty, wykorzystując narzędzia elektroniczne?
[IN]: Niektóre szkoły posiadają pakiety Złotego abonamentu. Korzystamy również z Naboru dla szkół ponadgimnazjalnych i od tego roku z Naboru dla przedszkoli. W momencie, kiedy Ministerstwo Edukacji Narodowej wprowadziło ustawę rekrutacyjną, to wdrożenie takich narzędzi zdecydowanie usprawni przeprowadzenie procesu rekrutacji. Nie wyobrażam sobie, że komisje rekrutacyjne liczą ręcznie punkty. Dochodzi do tego również usprawnienie komunikacji między poszczególnymi placówkami, ze względu na fakt, że rodzic może zgłosić dziecko, np. do trzech przedszkoli. Ustalenie faktycznej liczby dzieci przyjętych i tych, którzy się nie dostali, stanowi w takiej sytuacji ogromne wyzwanie. Program zdecydowanie nas w tym wesprze. Od niespełna roku korzystamy także z programu rozliczającego dotacje dla placówek niepublicznych. W pełni spełnia on nasze oczekiwania. Na naszym terenie znajduje się 8 szkół niepublicznych i 6 przedszkoli. Narzędzie to pomogło nam uporządkować niepubliczne placówki, dzięki czemu precyzyjnie się rozliczają, a my mamy nad tym większą kontrolę.
Chciałabym sukcesywnie wdrażać Nabór do szkół podstawowych, Nabór do gimnazjów. Przeprowadzanie rekrutacji w formie elektronicznej sprawia, że w całym mieście są równe szanse, proces ten jest transparentny. Niestety, ograniczony budżet uniemożliwia mi podjęcie jednoczesne wszystkich zaplanowanych działań.

[MKM]: Dziękujemy za rozmowę.
[IN]: Dziękuję
do goryPRZEWIŃ DO GÓRY