Format SOU jest strukturą danych zapisaną za pomocą języka XML (ang. eXtensible Markup Language - rozszerzalny język znaczników). Jest on zorientowany na pojedynczego ucznia, tzn. wszystkie informacje o związkach danego ucznia ze strukturami zewnętrznymi budowane są niezależnie od tego samego typu informacji dotyczących innego ucznia.
Wszystkie informacje dotyczące pojedynczego ucznia mieszczą się w następujących kategoriach:
Jedynie dane osobowe ucznia są obligatoryjne. Pozostałe wykorzystywane są w miarę potrzeb. Większość danych składających się na wymienione kategorie informacji ma postać czytelną dla człowieka i nie wymaga dodatkowych interpretacji.
Format SOU zakłada możliwość korzystania z dwóch zewnętrznych systemów identyfikacji obiektów w systemie oświaty. W tym celu:
Użycie trwałego i jednoznacznego oznaczenia uczniów i szkół pozwala w sposób jednoznaczny określić drogę edukacyjną każdego pojedynczego ucznia, a także udział w jego wykształceniu każdej kolejnej szkoły, w której odbywał on naukę. Dane opisujące pojedynczego ucznia stanowią komplet informacji o nim i są niezależne od danych innego ucznia. Mogą być zatem przenoszone w całości pomiędzy różnymi ich kolekcjami (plikami). Format SOU nie używa referencji. Jedynymi danymi wspólnymi są dane opisane jako typy wyliczeniowe (enumeracje).
Składnia formatu SOU jest opisana schematem XSD (XML Schema Description = opis schematu XML) dołączonym jako plik do niniejszej specyfikacji. Schemat XSD opisuje także typy poszczególnych danych, w tym zakresy wartości niektórych z nich.
Interpretacja poszczególnych węzłów i atrybutów struktury SOU jest następująca:
ZRODLO_DANYCH – wskazanie źródła danych:
ktg – nazwa programu będącego źródłem pliku SOU – napis,
data – data zapisania pliku – sformatowana data (rrrr-mm-dd, patrz XSD),
czas – czas zapisania pliku – napis,
wersja_xsd – wersja formatu SOU – nieujemna liczba dziesiętna.
UCZEN – blok opisujący ucznia:
nazwisko – nazwisko ucznia – napis,
nazwisko_rodowe – nazwisko rodowe ucznia – napis,
imie - imię ucznia – napis,
imie2 – drugie imię ucznia – napis,
plec – płeć ucznia – {męska, żeńska},
data_ur – data urodzenia ucznia – sformatowana data (rrrr-mm-dd, patrz XSD),
msc_ur – miejscowość urodzenia ucznia – napis,
msc_ur_m – miejscownik miejscowości urodzenia ucznia – napis,
woj_ur – województwo urodzenia ucznia – napis,
kraj_ur – kraj urodzenia ucznia – napis,
pesel – numer PESEL ucznia – napis,
id_osw – identyfikator ucznia w systemie oświaty – napis,
ob_polskie – wskaźnik polskiego obywatelstwa – {tak, nie},
ob_ue – wskaźnik obywatelstwa państwa należącego do Unii Europejskiej – {tak, nie}.
ADRES_U, ADRES_O, ADRES_S, ADRES_OB, ADRES_DO – adresy - odpowiednio: ucznia, aktualnej szkoły, obwodu szkolnego, szkoły docelowej:
ktg – kategoria adresu – napis (stały, tymczasowy),
miejscowosc – miejscowość – napis,
msc_m – miejscownik nazwy miejscowości – napis,
ulica – nazwa ulicy – napis,
nr_domu – numer domu – napis,
nr_lok – numer lokalu – napis,
kod – kod pocztowy – napis,
poczta – miejscowość poczty – napis,
gmina – gmina – napis,
powiat – powiat – napis,
woj – województwo – napis,
kraj – kraj – napis,
tel – numer telefonu – napis,
e_mail – nazwa konta poczty internetowej – napis.
SRODOWISKO – środowisko rodzinne ucznia:
ktg_m_zam – kategoria miejsca zamieszkania – napis (dom rodzinny, stancja, internat, bursa itp.),
sierota – wskaźnik pełnego sieroctwa {tak, nie},
rodzina_zastepcza – wskaźnik rodziny zastępczej {tak, nie}.
OPIEKUN – dane opiekuna prawnego (rodzica):
imie – imię opiekuna – napis,
nazwisko – nazwisko opiekuna – napis,
stopien_pokrew – stopień pokrewieństwa opiekuna względem ucznia – napis,
op_prawny – wskaźnik prawa do opieki nad uczniem – {tak, nie},
plec – płeć opiekuna – {męska, żeńska},
wykszt – poziom wykształcenia opiekuna – napis,
zawod – zawód opiekuna – napis.
SZKOLA, OBWOD, SZKOLA_DO – szkoły – odpowiednio: aktualna, obwód szkolny, szkoła docelowa:
skrot – skrót nazwy szkoły (kod) – napis,
nazwa – pełna nazwa szkoły – napis,
typ – typ (poziom) szkoły/placówki – {przedszkole, podstawowa, gimnazjum, ponadgimnazjalna, policealna},
numer – numer szkoły – napis,
patron – patron szkoły (w dopełniaczu) – napis,
regon – numer REGON szkoły – napis,
id_osw – identyfikator szkoły w systemie oświaty – napis,
ktg_uczniow – kategoria uczniów szkoły – {dzieci/młodzież, dorośli},
uprawnienia – uprawnienia szkoły – {publiczna, niepubliczna z upr. publicznej, niepubliczna bez upr. publicznej}.
MIEJSCE, MIEJSCE_DO – miejsce ucznia w strukturze szkoły – odpowiednio: aktualnej i docelowej:
poziom – poziom (klasa) oddziału – nieujemna liczba całkowita,
symbol – symbol oddziału – napis,
rok_szk_o – numer roku rozpoczynającego rok szkolny, w którym klasa oddziału jest równa wartości atrybutu poziom – liczba naturalna,
nr_dz – numer ucznia w dzienniku lekcyjnym oddziału – nieujemna liczba całkowita,
profil – profil (zawód, specjalność, ukierunkowanie) kształcenia ucznia – napis,
nr_ku – numer ucznia w księdze uczniów szkoły – nieujemna liczba całkowita,
status – status ucznia – {uczeń, absolwent, przekazany, skreślony}.
ARKUSZ_OCEN – arkusz ocen rocznych ucznia:
rok_szk – numer roku rozpoczynającego rok szkolny, za który wypełniono arkusz ocen – liczba naturalna,
data_rady – data posiedzenia klasyfikacyjnego rady pedagogicznej – sformatowana data (rrrr-mm-dd, patrz XSD),
klasa – klasa, na koniec której wypełniono arkusz ocen – nieujemna liczba całkowita,
wskaznik_prom – wskaźnik promocji – {+,-,!,?,=,*,z} – odpowiednio: promowany, niepromowany, promowany z wyróżnieniem, promowany warunkowo, promowany z wydłużonym okresem nauki, niekompletny arkusz (brak ocen z wszystkich zajęć), zawieszony (nierozstrzygnięta promocja z powodu niedopełnienia innych warunków),
indyw_tok – wskaźnik indywidualnego toku nauki – {tak, nie}.
OCENA – ocena z zajęć edukacyjnych lub ocena zachowania:
nazwa_zajec – nazwa zajęć edukacyjnych – napis; Uwaga! Zachowanie powinno być traktowane jako zajęcia!,
ktg_zaj – kategoria zajęć – {przedmiot ogólnokształcący, religia/etyka, zachowanie, język obcy, przedmiot zawodowy, kształcenie specjalne},
obowiazkowe – wskaźnik obowiązkowości zajęć – {tak, nie},
sposob_klas – sposób klasyfikacji – {ocena ze skali, ocena zachowania, ocena opisowa},
wartosc – wartość liczbowa oceny (przy ewentualnym liczeniu średniej ocen) – liczba dziesiętna,
nazwa_oceny – nazwa oceny (stopnia), także tekst oceny opisowej – napis,
indyw_prog – wskaźnik indywidualnego programu z zajęć – {tak, nie}.
EGZAMIN_ZEWN – wynik egzaminu (sprawdzianu) zewnętrznego:
typ_egzaminu – typ egzaminu zewnętrznego (sprawdzian na koniec szkoły podstawowej, część humanistyczna egzaminu gimnazjalnego itp.) – napis,
data – data wystawienia dokumentu potwierdzającego odbycie egzaminu – sformatowana data (rrrr-mm-dd, patrz XSD),
wynik – wynik egzaminu – liczba rzeczywista,
numer_zaswiad – numer zaświadczenia komisji egzaminacyjnej – napis,
zwolniono – wskaźnik zwolnienia z egzaminu – {tak, nie}.
OSIAGNIECIE – osiągnięcie szkolne lub pozaszkolne ucznia:
data – data uzyskania osiągnięcia – sformatowana data (rrrr-mm-dd, patrz XSD),
rodzaj – rodzaj (kategoria) osiągnięcia – napis,
opis – opis (treść) osiągnięcia, ewentualnie oznaczenie dokumentu potwierdzającego – napis.
ORZECZENIE – orzeczenie poradni specjalistycznej mające wpływ na sposób kształcenia ucznia:
data – data wystawienia orzeczenia – sformatowana data (rrrr-mm-dd, patrz XSD),
rodzaj – rodzaj (kategoria) orzeczenia – napis,
podstawa – oznaczenie instytucji orzekającej (opiniującej) i dokumentu, ewentualnie treść lub konkluzja orzeczenia – napis.
ITEM – element słownika dodatkowych informacji:
key – unikalna wartość klucza elementu słownika – napis,
value – wartość elementu słownika – napis.
Blok danych SZKOLA_DO jest używany w następujących przypadkach:
- przy przekazywaniu elektronicznej postaci dokumentacji ucznia podczas przenoszenia go do innej szkoły – opisuje wówczas szkołę docelową,
- podczas ubiegania się o przyjęcie do szkoły wyższego poziomu – dopuszcza się wiele bloków tego typu, z których każdy wskazuje szkołę lub oddział w szkole, o które ubiega się uczeń (absolwent) szkoły niższego poziomu,
- po zakończeniu naboru uczniów do szkoły – w celu wskazania szkoły i oddziału, do których został przyjęty kandydat.
Atrybut nr_dz w bloku MIEJSCE_DO jest używany do zapisania numeru pozycji danego oddziału w szkole docelowej na tzw. liście preferencji kandydata przy jego równoczesnym ubieganiu się o miejsce w wielu oddziałach (i w wielu szkołach), zwłaszcza przy scentralizowanym naborze.
Jeśli egzamin zewnętrzny (blok danych EGZAMIN_ZEWN) składa się z wielu części (jak np. egzamin gimnazjalny), to każda z nich powinna być opisana jako oddzielny blok danych EGZAMIN_ZEWN innego typu.
Zwolnienie z obowiązku przystąpienia do egzaminu zewnętrznego (blok danych EGZAMIN_ZEWN) powinno być oznaczone przez wypełnienie atrybutów zwolniono="tak" i wynik="0". Zwolnienie z egzaminu (sprawdzianu) zewnętrznego w następstwie uznania szczególnych osiągnięć ucznia (zwłaszcza w olimpiadach i konkursach przedmiotowych) powinno być oznaczone przez wypełnienie atrybutów zwolniono="tak" i wynik=maksymalna_wartość_punktowa.
