Centralny Rejestr Umów JSFP - przygotuj się na nowy obowiązek prawny

CRU JSFP służy do publikowania informacji o zawieranych przez jednostki sektora finansów publicznych umowach zakupowych, a zadaniem ów centralnego systemu jest zwiększenie jawności wydatkowania środków publicznych, podniesienie poziomu transparentności finansów publicznych oraz umożliwienie obywatelom weryfikacji, na co instytucje państwowe przeznaczają środki finansowe.

CRU JSFP nie zastępuje lokalnych rejestrów umów

Warto podkreślić, że nowe rozwiązanie nie ma na celu zastąpienia dotychczas wykorzystywanych lokalnych rejestrów umów. Ministerstwo Finansów pozostawia kierownikom JSFP pełną swobodę w organizacji procesu udostępniania danych w CRU JSFP. Ponieważ rejestr ten obejmuje jedynie umowy spełniające kryteria wynikające z uchwalonych przepisów prawa, kierownik JSFP musi samodzielnie zdecydować czy jednostka powinna mieć wewnętrzny rejestr umów dla wszystkich czynności powiązanych z ich obsługą.

Kogo obejmuje obowiązek publikacji danych w CRU JSFP

Obowiązek udostępniania danych w Centralnym Rejestrze Umów JSFP obejmuje wszystkie podmioty zaliczane do sektora finansów publicznych zgodnie z art. 9 ustawy o finansach publicznych, przy czym przewidziano w tym zakresie określone wyjątki. Obowiązek obejmuje więc m.in.:

• organy władzy publicznej, w tym organy administracji rządowej, organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz sądy i trybunały,
• jednostki samorządu terytorialnego oraz ich związki,
• samorządowe zakłady budżetowe,
• agencje wykonawcze,
• instytucje gospodarki budżetowej,
• państwowe fundusze celowe,
• Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze,
• Kasę Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i zarządzane przez prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego fundusze,
• Narodowy Fundusz Zdrowia,
• samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej,
• uczelnie publiczne,
• Polską Akademię Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne,
• państwowe i samorządowe instytucje kultury,
• inne państwowe lub samorządowe osobowości prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych, z wyłączeniem przedsiębiorstw, instytutów badawczych, instytutów działających w ramach Sieci Badawczej Łukasiewicz, banków oraz spółek prawa handlowego,
• Bankowy Fundusz Gwarancyjny.

Najważniejsze terminy związane z wdrożeniem CRU JSFP

Oprócz samej daty rozpoczęcia wykonywania obowiązku publikacji danych w kontekście CRU JSFP dla kierowników jednostek kluczowe są jeszcze inne daty:

Jakie dane o umowach trzeba publikować w CRU JSFP

Zakres danych publikowanych w CRU JSFP został szczegółowo określony Ustawą z dnia 14 października 2021 r. o zmianie ustawy – Kodeks karny oraz niektórych innych ustaw, a także nowelizacją z dnia 4 grudnia 2025 r. Informacje te muszą być udostępniane bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 30 dni od zawarcia umowy lub zmiany jej danych. Obowiązek dotyczy umów zawartych na podstawie definicji zamówienia publicznego wskazanej w art. 7 pkt 32 Ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych. Zakres danych ujawnianych w rejestrze obejmować będzie:

• Numer umowy – jeśli został nadany
• Data zawarcia umowy
• Okres obowiązywania umowy – czyli czas, na jaki została zawarta
• finansowana ze środków, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 2–3 ustawy o finansach publicznych
• Oznaczenie stron umowy – podmiotu zamawiającego (JSFP) oraz wykonawcy
• Przedmiot umowy – opis tego, czego dotyczy świadczenie
• Wartość umowy – kwota netto, zgodnie z zasadami publikacji
• Status umowy – np. obowiązująca, zakończona
• Dzień zakończenia obowiązywania umowy
• Podstawa prawna nieudostępnienia informacji – w przypadku wyłączenia jawności (np. tajemnica przedsiębiorcy, dane wrażliwe)
• Organ lub osoba, które dokonały wyłączenia jawności

Kiedy umowa podlega obowiązkowi publikacji

Biorąc pod uwagę zapisy prawne określające ramy systemu CRU JSFP i publikowanych w nim danych, wyszczególnić można trzy główne założenia rozstrzygające o tym, czy informacje o danej umowie powinny zostać opublikowane w systemie tj.:

• Umowa stanowi zamówienie w rozumieniu art. 7 pkt 32 Ustawy z dnia 11 września 2019 r. − Prawo zamówień publicznych,
• Wartość umowy jest większa od 0 zł,
• Umowa została zawarta w formie pisemnej, elektronicznej, szczególnej lub dokumentowej.

Jedna umowa, kilka jednostek – kto publikuje dane

Istotne w kontekście publikacji danych jest też to, że obowiązek zamieszczania informacji obejmuje zarówno te umowy, które zostały zawarte bezpośrednio przez kierowników JSFP (lub osoby przez nich upoważnione), jak również te podpisywane w imieniu danej jednostki przez przedstawicieli innych podmiotów – w tym innych JSFP. W praktyce oznacza to, że jeżeli jedna umowa została zawarta na rzecz kilku jednostek sektora finansów publicznych, to każda z nich ma odrębny obowiązek wprowadzenia informacji o takiej umowie do CRU JSFP. Kierownik ujawnia jednak wyłącznie dane odnoszące się do jego własnej jednostki, np. tę część wartości umowy, która obciąży jej budżet lub plan finansowy. Ostateczna odpowiedzialność za publikację wymaganych informacji zawsze spoczywa na kierowniku danej JSFP, niezależnie od okoliczności ani od tego, na kogo delegował on związane z tym zadania.

Odpowiedzialność kierownika jednostki za publikację danych

Kierownik danej jsfp jest osobą prawnie odpowiedzialną za opublikowanie danych. Aby można było to zrobić, należy najpierw posiąść dostęp jako użytkownik tego systemu. Konta w systemie CRU JSFP tworzone są wyłącznie na podstawie złożonego wniosku, co oznacza, że jednostka musi najpierw przesłać formalną prośbę o utworzenie konta jednostki. Po założeniu konta jednostki, zarządzanie dostępami odbywa się już wewnątrz danej jednostki – to kierownik JSFP ustala, kto może wprowadzać dane do rejestru, modyfikować je oraz zatwierdzać. W pierwotnym projekcie ustawy za brak terminowej rejestracji umów w CRU JSFP lub opublikowanie nieprawdziwych informacji przewidywano surowe kary - ostatecznie uchwalona ustawa zniosła te przepisy, co oznacza, że odpowiedzialność karna nie będzie egzekwowana. Brak spełnienia obowiązku publikacji nie pozostanie jednak bez skutków - zaniechania mogą prowadzić do poważnych problemów administracyjnych, wizerunkowych i kontrolnych. Choć nie ma sankcji karnych, nadal obowiązuje odpowiedzialność wynikająca z ustawy o finansach publicznych oraz przepisów wewnętrznych.