Dlatego coraz większego znaczenia nabiera zarówno organizacja pracy osób odpowiedzialnych w samorządzie za obsługę procesu dotowania, rozliczania i kontrolowania wydatkowania dotacji, jak i wyposażenia ich w rozwiązania, które pozwalają lepiej porządkować informacje, usprawniać przepływ danych i ułatwiać kontrolę. Dzięki temu jednostki samorządu terytorialnego mogą skuteczniej unikać nieprawidłowości, chronić się przed nadużyciami ze strony jednostek dotowanych i zapewnić przejrzystość w gospodarowaniu środkami publicznymi.
Przykładowe przyczyny nieprawidłowości w naliczaniu dotacji
Podwójne wykazywanie uczniów
To poważny problem, który może prowadzić do nieprawidłowego naliczania dotacji i wykorzystania finansów publicznych. Najczęściej wynika on z braku możliwości bieżącej kontroli danych, przekazywanych samorządowi przez jednostki dotowane. W szczególności w postaci tradycyjnej – papierowej. W efekcie jeden uczeń może zostać zgłoszony do dotacji w więcej niż jednej placówce, co skutkuje zawyżeniem liczby wykazanych do dotacji uczniów i nieuzasadnionym zwiększeniem przekazywanych z budżetu środków. Takie nieprawidłowości mogą prowadzić do konieczności odzyskania przez samorząd nienależnie pobranych przez jednostki dotowane środków, a także ryzyka nałożenia kar administracyjnych. Dodatkowo, takie sytuacje w przypadku wykazania ich podczas kontroli prowadzonych przez Regionalne Izby Obrachunkowe, prowadzą do konieczności czasochłonnych wyjaśnień oraz utraty zaufania do pracowników samorządu przez organ kontrolujący.
Brak aktualizacji danych uczniów
Brak aktualizacji danych uczniów może prowadzić do poważnych nieprawidłowości w naliczaniu dotacji. Zmiany takie, jak nowe miejsce zamieszkania ucznia, zmiana statusu (np. przejście do innej placówki, skreślenie z listy uczniów), czy uzyskanie orzeczenia o potrzebie kształcenia specjalnego, mają bezpośredni wpływ na wysokość przekazywanych środków. Niedopilnowanie bieżącej aktualizacji tych informacji skutkuje zarówno ryzykiem przekazania zbyt wysokiej dotacji, jak i niedoszacowaniem należnych środków. Może to prowadzić do konieczności zwrotu nienależnie pobranych kwot lub powstania zaległości wobec placówek.
Nieprawidłowe przypisanie wag z orzeczeń
Wagi są kluczowe przy wyliczaniu kwoty dotacji. Nieprawidłowe ich przypisanie to jeden z najczęstszych błędów, wpływających na wysokość dotacji. Każde orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego, indywidualnej terapii, czy innych form wsparcia, wiąże się z określoną wagą, która bezpośrednio przekłada się na kwotę dotacji, naliczaną dla danej placówki. Błędne oznaczenie lub brak aktualizacji wag może skutkować zarówno zawyżeniem, jak i zaniżeniem należnych środków. Zawyżenie wag prowadzi do nieuzasadnionego zwiększenia dotacji, co może powodować konieczność zwrotu nienależnie pobranych środków. Warto również zwrócić uwagę na weryfikację aktualności dokumentów źródłowych, czyli np. dat wystawionych orzeczeń. Ma to znaczenie pod kątem momentu powstania uprawnienia do naliczania dotacji w wysokości określonej wagą, wynikającą z orzeczenia.
Naliczanie dotacji dla uczniów spoza gminy
Naliczanie dotacji dla uczniów spoza gminy wymaga monitorowania aktualności miejsca zamieszkania każdego ucznia, ponieważ to właśnie ta informacja decyduje o tym, która jednostka samorządu terytorialnego powinna przekazać środki. W praktyce często zdarza się, że dane o adresach uczniów są rozproszone w różnych systemach lub dokumentach, a ich aktualizacja wymaga współpracy wielu osób i instytucji. Brak spójności lub opóźnienia w przekazywaniu informacji mogą prowadzić do błędów lub opóźnień w rozliczeniach.
Coraz istotniejsze staje się upraszczanie procesów i automatyzowanie tych punktów, które obciążone są największym ryzykiem błędów. Przy wsparciu systemów informatycznych proces naliczania dotacji staje się bardziej przejrzysty, a pracownicy, odpowiedzialni za rozliczenia, mogą skupić się na analizie wyjątków, zamiast na żmudnym sprawdzaniu dokumentów. W efekcie wzrasta pewność prawidłowego naliczenia i rozliczania środków, a samorząd zyskuje większą kontrolę nad finansami i bezpieczeństwo w przypadku ewentualnych kontroli RIO.
Dlaczego weryfikacja danych jest tak ważna?
Poprawne naliczanie dotacji dla placówek prowadzonych przez organ inny niż JST zaczyna się od rzetelnych danych. Jednak sama baza danych to dopiero początek – kluczowe jest jej bieżące monitorowanie i analiza, aby uniknąć nieprawidłowości, które mogą wpływać na wysokość przekazywanych środków. Regionalne Izby Obrachunkowe prowadzą szczegółowe kontrole w zakresie prawidłowości naliczania i rozliczania dotacji. Placówki, które korzystają z cyfrowych narzędzi i automatyzacji, są w stanie przedstawić kompletne, uporządkowane dane w formie raportów i zestawień. To nie tylko ułatwia przebieg kontroli, ale też zmniejsza zaangażowanie pracowników samorządu.
W jaki sposób rozwiązania cyfrowe wspierają JST w weryfikacji danych?
Cyfrowe rozwiązania znacząco ułatwiają proces kontroli i rozliczeń. Dla organów dotujących istnieją narzędzia zaprojektowane tak, aby wspierać ich pracowników w zapewnieniu przejrzystości i poprawności naliczeń i rozliczeń dotacji. Narzędziem stosowanym przez samorządy w Polsce jest program Dotacje, wprowadzone na rynek 15 lat temu przez firmę VULCAN. Użycie tego narzędzia pozwala na automatyczne wykrywanie podwójnego wykazywania uczniów, generowanie raportów i zestawień, pozwalających m. in. na wykazanie uczniów spoza gminy. Istotnym elementem, wymagającym szczególnego wsparcia i skrupulatności, jest weryfikacja poprawności i zasadności wydatkowania środków z przekazanej dotacji i tu program pozwala na elastyczne skonfigurowanie sprawozdania z wykorzystania przez jednostki przekazanych środków. To zapewnia kontrolę nad rozliczeniami i transparentność wobec organów kontrolnych.
W ciągu ostatnich 5 lat zauważalna jest tendencja przenoszenia licznych procesów urzędowych do chmury i także obszar dotowania stał się tym punktem, który bardzo skutecznie i z dużą korzyścią dla pracowników samorządu udaje się scyfryzować.