W poniższym artykule wyjaśniamy, jak wygląda procedura naliczania „trzynastki”, na co musi zwrócić uwagę osoba za to odpowiedzialna i jak Płace VULCAN automatyzują ten proces, minimalizując ryzyko błędów.
„Trzynastka” w oświacie – co wchodzi do podstawy?
Zgodnie z obowiązującymi przepisami podstawę naliczenia „trzynastki” stanowi suma wypłaconych wynagrodzeń i świadczeń ze stosunku pracy, które są uwzględniane ze względu na swój charakter (stałe, zmienne, miesięczne, okresowe). W przypadku nauczycieli to m.in.:
- wynagrodzenie zasadnicze;
- dodatki wynikające z Karty nauczyciela lub regulaminów JST;
- godziny ponadwymiarowe czy godziny doraźnych zastępstw;
- jednorazowy dodatek uzupełniający;
- wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy.
W praktyce lista ta jest rozbudowana – dlatego w Płacach VULCAN każdy element wynagrodzenia ma określony parametr Podstawa trzynastki, definiujący, czy dany składnik jest uwzględniany przy naliczaniu dodatkowego wynagrodzenia rocznego.
Parametry naliczania „trzynastki” – kluczowe ustawienia
Parametry naliczeniowe są ważnym elementem konfiguracji „trzynastki” i gwarantują jej prawidłowe obliczenie. W Płacach VULCAN dostępne są w sekcji: Konfiguracja → Parametry → Parametry naliczeniowe → Trzynastka. Najważniejsze ustawienia to:
- Sposób uwzględniania wynagrodzeń
Domyślnie: Zgodnie z datą wypłaty – w podstawie „trzynastki” zostanie uwzględnione wynagrodzenie wypłacone w danym roku. - Uwzględnianie składników wynagrodzeń wypłaconych za czas choroby (L4)
Domyślnie: Nie są uwzględniane, zgodnie z przepisami. - Zasady uzupełniania „trzynastki” przyjmowanej do podstawy chorobowej: uzupełnianie o absencje ZUS i uzupełnianie o miesiące niezatrudnienia
Domyślnie obie opcje są ustawione na Tak, co zapewnia zgodność z Ustawą o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. Program umożliwia również pełną kontrolę nad tym, które absencje obniżają podstawę „trzynastki” i w jaki sposób.
Automatyczne wyliczenie kwoty „trzynastki” – jak to działa w Płacach VULCAN?
To etap, który w wielu systemach wymaga ręcznej analizy danych za cały rok. W Płacach VULCAN proces jest w pełni zautomatyzowany:
Krok 1: Wybór pracownika i odpowiedniego składnika
W umowie pracownika otwieramy: Składniki → Sporadyczne → Dodaj → Dodatkowe wynagrodzenie roczne.
Krok 2: Oblicz propozycję
Program:
- zbiera dane o wypłatach z całego roku;
- uwzględnia/pomija składniki zgodnie z parametrami jednostki;
- uzupełnia miesiące z absencjami;
- wylicza podstawę oraz podstawę uzupełnioną;
- oblicza finalną kwotę „trzynastki” według obowiązującego procentu, wraz z kwotą „trzynastki” uzupełnionej, która w przypadku choroby pracownika zostaje uwzględniona w podstawie wynagrodzenia / zasiłku chorobowego.
Krok 3: Zatwierdzenie
Kwota natychmiast trafia do umowy pracownika. Aby ją wypłacić, wystarczy przygotować listę wypłat uwzględniającą dany składnik.
Seryjne naliczanie „trzynastki” – oszczędność czasu w dużych jednostkach
Dla CUW, ZEAS i dużych szkół szczególnie istotna jest możliwość seryjnego naliczenia „trzynastek” dla całej grupy pracowników. W Płacach VULCAN wystarczy:
- wejść do: Kartoteki → Umowy o pracę;
- wybrać grupę (np. nauczyciele);
- zaznaczyć pracowników;
- uruchomić: Operacje seryjne → Składniki sporadyczne;
- kliknąć: Oblicz propozycję.
Program wylicza „trzynastki” hurtowo, ale wciąż umożliwia weryfikację i akceptację kwot dla poszczególnych pracowników. To duża przewaga nad arkuszami kalkulacyjnymi i systemami, które nie oferują wsparcia procesu naliczania „trzynastek”.
Dlaczego osoby naliczające płace cenią Płace VULCAN?
- Automatyzacja zgodna z przepisami
Domyślna konfiguracja odwzorowuje aktualne regulacje dotyczące „trzynastki”, ale użytkownik ma w tym zakresie pełną kontrolę i może dokonywać modyfikacji. - Obsługa wyjątków
Prawidłowe uwzględnianie jednorazowego dodatku uzupełniającego, wliczanie dodatków funkcyjnych przysługujących tylko przez część roku szkolnego, obniżanie kwoty świadczenia o okresy absencji (również tych nierozliczanych na liście płac), uzupełnianie „trzynastki” do podstawy wymiaru zasiłków chorobowych – wszystko to odbywa się automatycznie. - Praca indywidualna i seryjna
Można wygenerować „trzynastkę” dla jednego pracownika lub dla całej jednostki – w tym samym module. - Pełna transparentność
Każde wyliczenie jest widoczne w szczegółowym podziale na składniki. - Jednolitość danych
Jeśli jednostka korzysta z innych aplikacji VULCAN, dane idealnie ze sobą współgrają.
Podsumowanie
Naliczanie „trzynastki” w oświacie to proces wymagający dokładności, konsekwencji w prowadzeniu ewidencji oraz znajomości przepisów. Płace VULCAN redukują to obciążenie do minimum, gwarantując:
- poprawność naliczeń;
- zgodność z prawem;
- oszczędność czasu;
- łatwość kontroli i ewentualnych korekt.
Dzięki konfiguracji, automatyzacji i dopracowanym mechanizmom naliczania „trzynastki” – na poziomie zarówno indywidualnym, jak i seryjnym – osoby odpowiedzialne za płace mogą skupić się na kontroli i analizie zamiast na ręcznym zbieraniu danych.
Poznaj możliwości Płac VULCAN i sprawdź, jak mogą usprawnić pracę w Twojej organizacji >