Prowadzenie dziennika elektronicznego w szkole – podstawa prawa
Stosowanie dzienników elektronicznych ma swoją podstawę prawną w § 21 ust. 1 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz. U. z 2017 r. poz. 1646 ze zm.).
Przepisy jasno określają, że dziennik w wersji elektronicznej musi gwarantować selektywny dostęp do danych, zabezpieczenie informacji przed osobami nieuprawnionymi, ochronę przed utratą czy uszkodzeniem oraz rejestrowanie wszystkich zmian. Obowiązkowe jest także zapewnienie bezpłatnego wglądu rodziców w dane dotyczące ich dzieci oraz możliwość eksportu dokumentacji do formatu XML i odtworzenia jej w formie papierowej.
Czy dziennik elektroniczny jest obowiązkowy?
Przepisy prawa oświatowego nie nakładają obowiązku prowadzenia elektronicznej dokumentacji. Placówki mogą zdecydować się na tradycyjne dzienniki, prowadzenie obu form równolegle albo całkowite przejście na e-dziennik.
Jeżeli szkoła chce zrezygnować z papierowej dokumentacji, konieczna jest zgoda organu prowadzącego. Dopiero po jej uzyskaniu wpisy dokonywane przez nauczycieli w systemie elektronicznym są traktowane na równi z tradycyjnym potwierdzeniem realizacji zajęć. Rodzice muszą być poinformowani o zmianie, a procedura wdrożenia powinna zostać zakończona przed rozpoczęciem nowego roku szkolnego.
Wdrożenie dziennika elektronicznego – jakie wymogi należy spełnić?
Pełne wdrożenie dziennika elektronicznego wymaga spełnienia ściśle określonych kryteriów. Placówka musi spełnić wymogi prawne, techniczne i organizacyjne. Konieczny jest wybór dostawcy e-dziennika, który gwarantuje zgodność systemu z RODO i zapewnia selektywny dostęp do danych.
Szkoła musi też zapewnić przeszkolenie pracowników oraz szkoleń dla rodziców. W terminie 10 dni od zakończenia roku szkolnego należy natomiast zapewnić archiwizowanie danych w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego podpisem elektronicznym.
Zgoda jednostki prowadzącej jest niezbędna wyłącznie wtedy, gdy szkoła planuje całkowite odejście od papierowej formy. Wniosek składany przez dyrektora warto uzupełnić o oświadczenie producenta systemu potwierdzające jego zgodność z przepisami MEN i ustawą o ochronie danych osobowych. Niektóre organy prowadzące opracowują własne procedury, które określają dodatkowe warunki.
Wdrożenie dziennika elektronicznego krok po kroku
Proces wprowadzenia e-dziennika wymaga realizacji kilku etapów. Dyrektor, nauczyciele, rodzice i uczniowie muszą być przygotowani do zmiany, a system wdrożony tak, aby od początku roku szkolnego działał poprawnie.
Uzyskanie zgody organu prowadzącego
Jeżeli szkoła planuje całkowicie odejść od papierowej dokumentacji, musi złożyć wniosek o zgodę do organu prowadzącego. We wniosku placówka powinna wykazać, że szkoła jest gotowa spełnić wymogi techniczne i organizacyjne. Dobrym rozwiązaniem jest dołączenie do pisma oświadczenia producenta systemu, które potwierdza zgodność dziennika z przepisami.
Wybór oprogramowania
Kolejny etap to wybór systemu, który spełni wymagania szkoły. Dziennik elektroniczny VULCAN wyróżnia się pełną zgodnością z rozporządzeniem MEN oraz funkcjami wspierającymi codzienną pracę. Umożliwia sprawne prowadzenie dokumentacji, generowanie zestawień, a także integrację z innymi narzędziami edukacyjnymi.
Wdrożenie systemu i konfiguracja
Po zakupie licencji lub aktywacji subskrypcji szkoła przystępuje do konfiguracji systemu. Tworzone są konta dla nauczycieli, uczniów i rodziców. Wprowadzane są dane uczniów oraz informacje dotyczące oddziałów klasowych. Do końca września dyrektor szkoły ma obowiązek sprawdzić poprawność danych, aby uniknąć błędów w dokumentacji.
Szkolenia dla użytkowników
Każdy użytkownik musi wiedzieć, jak korzystać z systemu. Dlatego dyrektor organizuje szkolenia dla nauczycieli, a rodzice otrzymują instrukcje, jak założyć dziennik elektroniczny dla rodzica i korzystać z modułów do monitorowania ocen, frekwencji czy uwag. Dzięki temu system staje się narzędziem komunikacji między szkołą a domem.
Archiwizacja danych
Po zakończeniu roku szkolnego dane z dziennika są zapisywane na nośniku informatycznym. Muszą być zabezpieczone w sposób pozwalający na weryfikację integralności za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Archiwizacja gwarantuje możliwość odczytu dokumentacji przez wymagany okres przechowywania.
Korzyści z wdrożenia elektronicznego dziennika
Dziennik elektroniczny VULCAN nie ogranicza się do podstawowych zapisów lekcyjnych. System został rozbudowany o szereg funkcji, które wspierają codzienne obowiązki nauczycieli, dyrektorów, rodziców i uczniów. Wśród najważniejszych możliwości warto wymienić:
- prowadzenie dziennika lekcyjnego oraz dzienników zajęć dodatkowych i specjalistycznych;
- generowanie arkuszy ocen, świadectw oraz innych dokumentów wymaganych przepisami prawa;
- planowanie i obsługę zastępstw, w celu usprawnienia organizacji pracy szkoły;
- moduły administracyjne, w tym obsługę sekretariatu i dokumentacji kadrowej;
- narzędzia nadzoru pedagogicznego, takie jak raporty, kokpit dyrektora czy ankiety;
- integrację z innymi programami VULCAN, w tym systemami płacowymi i kadrowymi;
- dostęp dla ucznia i rodzica — wgląd w oceny, frekwencję, zadania domowe oraz plan lekcji;
- obsługę e-legitymacji szkolnych oraz moduły do zarządzania podręcznikami i wycieczkami;
- rozbudowane statystyki i zestawienia, które wspierają analizę pracy szkoły.
Prowadzenie dziennika elektronicznego jest nieodwracalnym trendem, który usprawnia polską edukację.