Podstawowe elementy planu finansowego szkoły
Plan finansowy szkoły powinien być przygotowany w oparciu o szczegółowe dane wynikające z zamknięcia ksiąg rachunkowych jednostki. Zgodnie z obowiązującymi przepisami sprawozdanie finansowe obejmuje cztery główne części: bilans, rachunek zysków i strat, zestawienie zmian w funduszu jednostki budżetowej oraz informację dodatkową. Każdy z tych elementów pełni odmienną funkcję i wymaga ujęcia konkretnych danych.
- Bilans – przedstawia pasywa i aktywa trwałe, w tym wartości niematerialne i prawne oraz rzeczowe aktywa trwałe. Obejmuje m.in. środki trwałe, środki trwałe w budowie, należności długoterminowe i krótkoterminowe.
- Rachunek zysków i strat – zawiera koszty działalności operacyjnej, takie jak amortyzacja, zużycie materiałów i energii czy wynagrodzenia, a także przychody finansowe uzyskiwane przez jednostkę.
- Zestawienie zmian w funduszu jednostki budżetowej – prezentuje stan funduszu na koniec roku poprzedniego i bieżącego. Uwzględnia m.in. zrealizowane wydatki i dochody budżetowe, środki przeznaczone na inwestycje, aktywa przejęte lub otrzymane oraz aktualizację środków trwałych.
- Informacja dodatkowa – zawiera uzupełniające dane opisowe i finansowe wymagane przepisami, które pozwalają lepiej zrozumieć pozostałe części sprawozdania finansowego.
Informacje potrzebne do przygotowania projektu planu finansowego szkoły
W celu sporządzenia rzetelnego planu finansowego szkoły, konieczne jest zebranie odpowiednich danych liczbowych i opisowych. Dane te wynikają z dokumentów budżetowych i muszą być kompletne, gdyż tylko pod tym warunkiem możliwe jest prawidłowe planowanie. W praktyce oznacza to analizę zarówno planowanych dochodów, jak i wydatków w kontekście całego roku budżetowego.
Przy opracowywaniu planu finansowego jednostki budżetowej niezbędne są informacje dotyczące:
- kwot dochodów i wydatków budżetowych ujętych w projekcie uchwały budżetowej;
- wysokości dotacji przekazywanych jednostkom podległym;
- prognozowanych wpłat do budżetu jednostki samorządu terytorialnego.
Uwzględnienie tych danych pozwala stworzyć spójny projekt budżetu szkoły oraz zapewnia podstawę do opiniowania projektu planu finansowego szkoły przez odpowiednie organy.
Wprowadzanie zmian w planie finansowym szkoły
Plan finansowy szkoły powinien zawsze odzwierciedlać aktualny stan finansowy jednostki. Dlatego wprowadzanie zmian w dokumencie wymaga zachowania zasad, które zapewniają stabilność budżetu i przejrzystość rozliczeń. Niedostosowanie się do tych reguł może skutkować problemami w realizacji zadań placówki. Takie podejście zapewnia spójność i kontrolę nad budżetem szkoły, a jednocześnie pozwala reagować na nieprzewidziane okoliczności.
Podczas modyfikacji planu finansowego jednostki budżetowej należy przestrzegać takich zasad jak:
- zachowanie ogólnej kwoty wydatków planu pierwotnego;
- zbilansowanie kwot zwiększeń i zmniejszeń wydatków – suma zwiększeń musi być równa sumie zmniejszeń;
- uwzględnienie sytuacji wyjątkowych, które mogą wymagać przesunięć w planie, np. konieczności wypłaty odszkodowania na mocy wyroku sądu.
Dopuszczalne przekroczenia planu finansowego
W praktyce często pojawiają się pytania o to, jak zrobić plan finansowy szkoły w sytuacjach, gdy środki finansowe ulegają zmianie w trakcie roku budżetowego. Przepisy przewidują możliwość przekroczenia limitu dochodów – na przykład wtedy, gdy organ prowadzący przeznacza dodatkowe fundusze na działalność szkoły. Takie zwiększenia mogą poprawić możliwości realizacji planowanych inwestycji czy projektów.
Inaczej wygląda sytuacja w przypadku wydatków. Co do zasady nie wolno przekraczać ich limitu bez stosownego upoważnienia. Wyjątki dotyczą sytuacji losowych, których nie można było przewidzieć, jak np. wspomniane wcześniej odszkodowania zasądzone wyrokiem sądu. W takich przypadkach plan finansowy państwowej jednostki budżetowej może być korygowany zgodnie z procedurami.
Dlaczego prawidłowe realizacja planu finansowego szkoły ma tak duże znaczenie?
Odpowiednie planowanie budżetu szkoły oraz jego realizacja wpływają na bieżące funkcjonowanie placówki, a także na jej przyszłe możliwości finansowe. Niewykorzystanie środków może skutkować obniżeniem budżetu w kolejnych latach, co ogranicza rozwój jednostki. Dlatego konieczne jest staranne monitorowanie wydatków oraz bieżące wprowadzanie dopuszczalnych korekt.
Dyrektor szkoły odpowiada za zgłoszenie zmian do jednostki samorządu terytorialnego oraz planowanie przesunięć wydatków w granicach posiadanych upoważnień. To on czuwa nad tym, aby projekt budżetu szkoły i jego wykonanie były spójne z przyjętym planem finansowym szkoły terminy, a wszelkie działania finansowe były zgodne z obowiązującymi przepisami i zatwierdzonymi limitami.
Zastosowanie programu Sigma w tworzeniu projektu planu finansowego szkoły
Tworzenie projektu planu finansowego szkoły można znacząco usprawnić, korzystając ze specjalistycznego oprogramowania Sigma. To rozwiązanie pozwala placówkom przygotować budżet w oparciu o obowiązującą klasyfikację budżetową i aktualne przepisy prawa.
Dzięki możliwości analizy danych i szybkiego wprowadzania poprawek Sigma staje się praktycznym wsparciem w trudnym zadaniu, jakim jest opracowanie projektu planu finansowego szkoły. Program automatycznie przenosi informacje z arkuszy organizacyjnych, co pozwala łatwo zaplanować środki na wynagrodzenia, odprawy czy nagrody. Ponieważ system jest wdrażany centralnie przez organ prowadzący, wszystkie jednostki podległe mogą korzystać z ujednoliconego narzędzia do dostosowywania planu do wytycznych i sporządzania dokumentów potrzebnych do zatwierdzenia budżetu.
Zanim jednak powstanie ostateczny projekt planu, samorząd często wymaga od szkół prognozy wydatków na kolejny rok. Takie wytyczne trafiają do placówek zazwyczaj pod koniec wakacji, a czas na przygotowanie prognozy wyznaczany jest na wrzesień. Sigma pozwala w krótkim terminie przygotować projekt planu finansowego i wygenerować przejrzyste zestawienia, ułatwiając pracę szkoły i organu nadzorującego.
Korzystanie z programu daje również możliwość szybkiego wglądu w realizację wcześniejszych budżetów. Analizując dane, dyrektor może zidentyfikować wydatki, które były niedoszacowane, zauważyć rosnące koszty stałe oraz wyeliminować z planu inwestycje jednorazowe, na przykład zakup nowego wyposażenia, które nie wymaga powtórzenia w kolejnym roku.