Co przygotowuje VULCAN w ramach wsparcia klientów w obszarze dotyczącym sprzedaży?

KSeF - informacje ogólne

I zanim przyjdzie czas na obowiązkową wysyłkę faktur sprzedaży do KSeF, aby umożliwić Państwu zapoznanie się z nowymi polami, które są wynikiem wejścia w życie KSeF, udostępniamy Państwu jeszcze w tym roku aktualizację zmieniającą obszar dokumentów sprzedaży.

Poniżej kilka informacji w celu ujednolicenia wiedzy.

Faktura ustrukturyzowana:

• Zgodnie z art. 2 pkt 32a ustawy o VAT „fakturą ustrukturyzowaną jest faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie”,
• Faktura ustrukturyzowana = faktura elektroniczna zgodna ze strukturą logiczną e-faktury opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP, wystawiona i otrzymana przy użyciu KSeF (za pomocą oprogramowania interfejsowego).

Tryby online i offline:

• tryb online – tryb „normalnego” funkcjonowania KSeF i wystawiania faktur w czasie rzeczywistym,
• tryb offline24 – rozwiązanie przygotowane na wypadek trudności w wystawianiu i przesyłaniu faktur do KSeF, będących np. wynikiem słabego połączenia internetowego (art. 106nda ustawy o VAT); ustawa nie przewiduje ograniczeń w zakresie stosowania tego trybu,
• tryb offline – niedostępność KSeF, wywołana m.in. zaplanowanymi pracami serwisowymi KSeF.

Data wystawienia i otrzymania faktury ustrukturyzowanej (tryb online):

• data wystawienia faktury – fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF (art. 106na ust. 1 ustawy o VAT),
• data otrzymania faktury – faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną w dniu przydzielenia fakturze w KSeF numeru identyfikującego tę fakturę.

Data wystawienia i otrzymania faktury ustrukturyzowanej w trybie offline24:

• data wystawienia faktury w trybie offline24 – to data wskazana na fakturze przez podatnika w polu p_1 struktury logicznej faktury (data, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT),
• data otrzymania faktury w trybie offline24 – to data otrzymania faktury przez nabywcę przy użyciu KSeF.

Data wystawienia i otrzymania faktury ustrukturyzowanej w trybie offline:

• data wystawienia faktury w trybie offline – to data wskazana na fakturze przez podatnika w polu „p_1” struktury logicznej faktury (data, o której mowa w art. 106u ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT),
• data otrzymania faktury w trybie offline – to data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF, a w przypadku udostępnienia tej faktury poza KSeF – data faktycznego otrzymania tej faktury przez nabywcę (art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT).

Kody QR

• Faktura wystawiona w trybach offline będzie musiała być oznaczona dwoma kodami QR (kod QR pierwszy – offline: zapewniający dostęp do faktury w KSeF i weryfikację danych zawartych na fakturze; kod QR drugi – certyfikat: umożliwiający potwierdzenie tożsamości wystawcy faktury),
• Faktura wystawiona w trybie online, przekazana nabywcy poza KSeF, musi mieć jeden kod QR (zapewniający dostęp do faktury w KSeF i weryfikację danych zawartych na fakturze – z dopiskiem wskazującym na numer faktury KSeF).

A co czeka Państwa w Finansach VULCAN w obszarze sprzedaży?

W zakresie dokumentów sprzedaży, w aktualizacji przygotowanej pod KSeF, dostosowaliśmy pola dokumentów pod wymogi faktury ustrukturyzowanej. Już od wersji aplikacji 25.05.00 będą Państwo mieli okazję zapoznać się z nowym sposobem pracy, który będzie wykorzystywany od momentu wejścia w życie obowiązkowego KSeF. Mamy tu na myśli nowe pola, zmiana nazwy obecnych pól czy nowy wydruk dokumentu sprzedaży (ten akurat będzie funkcjonował od początku 2026 r.) – chcieliśmy dać Państwu więcej czasu na poznanie nowego sposobu pracy. Szczegóły wszystkich zmian znajdą Państwo w opisie zmian do wydania 25.05.00 po jego publikacji.

Zmiany w dokumentach sprzedaży mają na celu dostosowanie obecnego układu dokumentu do pól, które wynikają z właściwości faktury ustrukturyzowanej. Jest to m.in. konieczność formalnego oznaczenia, czy faktura jest fakturą podstawową, czy zaliczkową bądź rozliczeniową (tutaj zwracamy uwagę, że obsługę faktur zaliczkowych i rozliczeniowych dodamy w późniejszym terminie – zakładamy, że w okolicy kwietnia), czy jest to faktura KSeF, czy nie.

Zmiany będą także widoczne w zmianie nazwy pola „kontrahent” na „nabywca”, uwidocznieniu w formatce faktury danych sprzedawcy, dodaniu nowych możliwości obsługi faktur – tzn. określenie miejsca wystawienia, czy jest to dokument za okres, uwidocznienia typu płatności (rozszerzenia słownika typów płatności w zgodzie z wymaganiami KSeF), określenie, czy faktura została już zapłacona (w całości, częściowo lub brak płatności), uwzględnienie dodatkowych adnotacji. Nowy układ dokumentu sprzedaży będzie prezentował się następująco:

Wystawiając fakturę sprzedaży, w polu „Nabywca” będą Państwo mogli określić, w jakiej roli występuje Państwa kontrahent – aby faktura przeznaczona dla danej osoby trafiła do KSeF, rola (odbiorca, jst – odbiorca, członek grupy VAT – odbiorca), a także określić, czy posługuje się dodatkowymi danymi identyfikacyjnymi (jak NIP albo identyfikator wewnętrzny KSeF).

Ponadto w przypadku każdej z faktur będzie można określić, jakim identyfikatorem posługuje się odbiorca, a także w jakiej roli dokonuje zakupu. 

Prawidłowe pozyskanie informacji od kontrahenta pozwoli Państwu wystawić dokument sprzedaży w bezbłędny sposób.

A co w przypadku popełnienia błędu?

Wejście w życie KSeF narzuca jeden sposób korygowania faktur. Z obrotu znikają noty korygujące, a jedyną podstawą do poprawy dokumentu staje się faktura korygująca.

Przypominamy, że KSeF likwiduje z obiegu gospodarczego:

Noty korygujące – w przypadku błędu wystawca faktury będzie zobowiązany do jej korekty zamiast wystawiania noty korygującej.

Duplikaty faktur – faktury będą dostępne online w KSeF dla obu stron transakcji przez 10 lat, co eliminuje potrzebę wystawiania duplikatów.

„Potoczne anulowanie” – faktura wysłana do KSeF nie może zostać anulowana. Pojęcie wycofania błędnie wystawionej faktury przestanie istnieć w rzeczywistości KSeF. Błędy wymagają korekty, a w wyjątkowych przypadkach – skorygowania „do zera” (np. faktura wystawiona na niewłaściwego kontrahenta).

Zapraszamy Państwa do udziału w realizowanych przez nas szkoleniach w tematyce KSeF, a w następnym artykule przybliżymy zmiany w zakresie dokumentów zakupu pobieranych z KSeF.