Finanse VULCAN: gotowość na KSeF – ważne informacje przed startem KSeF cz.3 (faktury zakupu)

Dla przypomnienia treści podanej w opisie wydania numer 25.08.0000 z 30.12.2025r. poniżej główne miejsca, które należy zweryfikować przed połączeniem z KSeF:

1. Administracja\Autoryzacja w KSeF (wskazanie do jednostki typu identyfikatora autoryzacji – dla jednostek podległych pod JST powinien to być NIP jednostki zależnej, przypisanie użytkownika i oznaczenie uprawnień). W przypadku oznaczenia w parametrach aplikacji, że uprawnienie do zarządzania autoryzacją w KSeF może być w jednostce, wtedy tę operację można będzie wykonać w menu Jednostka\Autoryzacja KSeF (lub jeśli jednostka prowadzi sprzedaż w imieniu własnym właśnie w tym menu przypisuje użytkowników);
   Przypominamy, że do tego menu ma uprawnienia użytkownik z rolą administrator aplikacji księgowej.
2. Jednostka\Dane identyfikacyjne – właściwe opisanie jednostki na zakładkach (dane identyfikacyjne, dane podatkowe i do JPK oraz dane do faktur); Przypominamy, że do tego menu ma uprawnienia użytkownik z rolą główny księgowy.
3. Dokumenty źródłowe\Dokumenty zakupu - wskazany podpis kwalifikowany i/lub ceryfikat wewnętrzny KSeF dla użytkownika (Uwaga! Jeśli użytkownikowi w KSeF nadano uprawnienie zarówno do wysyłki jak i odbierania, certyfikat lub podpis wskazuje w dowolnym, jednym typie dokumentu. Natomiast jeśli ma uprawnienia w wielu jednostkach, to dodawanie certyfikatu/podpisu powtarza w każdej z jednostek, także w jednym z typów dokumentów).
   Przypominamy, że do tego menu ma uprawnienia użytkownik z rolą m.in fakturzysta zakup (rola umożliwiająca edycję dokumentów zakupu).

Przypominamy także, że w Finansach VULCAN do autoryzacji z KSeF (w kontekście wysyłania do KSeF i odbierania faktur zakupu z KSeF) wspierane będą następujące metody uwierzytelnienia się aplikacji z KSeF:

• podpis kwalifikowany
• certyfikat wewnętrzny KSeF (powołując się na rekomendacje MF – posługiwanie się certyfikatem KSeF może pozytywny wpływ na szybkość przekazania faktury do KSeF i jej przyjęcia:

Uwaga! Token autoryzacyjny nie jest obługiwany ze względu na jego planowane wygaszenie z końcem 2026. Nie obsługiwane metody autoryzacji Finansów VULCAN z KSeF to także profil zaufany i pieczęć firmowa.

Informujemy także, że w KSeF dla sprawnego zarządzania uprawnieniami, powinno się je nadać konkretnym osobom w jednostkach organizacyjnych (na pesel) – w przeciwnym wypadku ograniczenie uprawnień nie będzie możliwe (wynika to ze sposobu dziedziczenia uprawnień w KSeF). Sposób konfiguracji KSeF w przygotowanym dla JST modelu z NIPami jednostek zależnych opisany jest: Konfiguracja uprawnień w KSeF i Finansach VULCAN. Wskazywanie uprawnień do konkretnych jednostek i osób jest także rekomendowane ze względu na limity nałożone na sesje łączenia się aplikacji z KSeF, które wtedy „przypisane” są do NIPu jednostki, zamiast NIPu JST. Idąc dalej - aby możliwe było autoryzowanie się w aplikacji podpisem kwalifikowanym (stworzonym na pesel) – pesel użytkownika musi być podany w KSeF w jednostce wraz z uprawnieniami.

Co istotne – niewykorzystanie konfiguracji w opisany sposób – i np. nadanie uprawnień z poziomu JST (nie jednostki podległej) na NIP JST do pobierania faktur, spowoduje, że pracownik każdej jednostki podległej, do poczekalni w swojej jednostce w Finansach VULCAN będzie pobierał wszystkie faktury JST (w takiej konfiguracji nie istnieje podział na uprawnienia „podjednostki” do importu tylko swoich danych), dlatego ważne jest przydzielanie uprawnień w kontekście jednostki podległej. Taki sposób działania oznaczałby, że każdy pracownik w jednostce spośród wszystkich faktur JST musiałby odnaleźć swoje faktury i utworzyć z nich dokumenty zakupu w opisany przez nas sposób. Nie jest efektywne ani rekomendowane rozwiązanie. Dlatego KSeF w JST powinien być skonfigurowany w opisany przez nas sposób.

Chcielibyśmy nadmienić, że MF w obszarze dla JST przygotowało wsparcie w dodatkowym oznaczaniu faktur dla jednostek podległych JST. I w kontekście faktur wystawianych przez kontrahentów dla jednostek podległych JST (faktury zakupu) – zgodnie z KSeF, faktury wystawiane dla takich jednostek muszą mieć wskazany na fakturze NIP (nie można w tej sytuacji wykorzystać np. identyfikatora wewnętrznego). W KSeF wystawiając fakturę sprzedaży z oznaczeniem statusu nabywcy:

możliwe jest podanie tylko identyfikatora NIP, pozostałe opcje są zablokowane do wyboru.

Także wystawienie faktury przez kontrahenta (z oznaczeniem, że dotyczy JST) umożliwi pobranie z KSeF faktury bezpośrednio do jednostki, dla której została ona wystawiona, gdyż podanie NIPu jednostki podległej jest w takim przypadku obligatoryjne. W przypadku wystawienia faktury w inny sposób (bez podania NIPu dodatkowego podmiotu jakim jest jednostka podległa JST faktura będzie widoczna tylko w JST).

Przypominamy także (za podręcznikiem KSeF, rozdział IV), że model z identyfikatorami wewnętrznymi nie jest modelem dedykowanym dla jednostek typu: samorządowa jednostka budżetowa, samorządowy zakład budżetowy, urząd gminy, starostwo powiatowe lub urząd marszałkowski. Dla tych jednostek dedykowany jest model z NIPami jednostek zależnych.

Import faktury ustrukturyzowanej xml – faktura KSeF

Dodawanie plików faktur ręcznie

Od wersji 26.01.0000 (publikowanej na koniec stycznia) możliwe będzie zaimportowanie pliku z KSeF w sposób ręczny.

W menu Dokumenty źródłowe\Dokumenty zakupu dodaliśmy nową zakładkę Import dokumentów ze źródeł zew. z poziomu której możliwe będzie dodanie pliku z fakturą ustrukturyzowaną przy użyciu przycisku Dodaj xml KSeF.

Po kliknięciu przycisku możliwe będzie wskazanie zapisanego na dysku komputera pliku z fakturą ustrukturyzowaną (xml). Jeśli plik w nazwie ma zapisany numer KSeF - to numer KSeF zostanie podpowiedziany w odpowiednim polu. Faktury generowane z KSeF i zapisywane do pliku mają w nazwie numer KSeF. Fakturę w takiej formie można pozyskać od kontrahenta lub z KSeF.

Uwaga! Struktura faktury ustrukturyzowanej w swojej treści nie posiada dedykowanego pola na numer KSeF oraz daty otrzymania w KSeF stąd może być wymagane uzupełnienie tych informacji ręcznie (wynika to ze struktury faktury, nie z ograniczeń naszej aplikacji).

1. Dodaj xml KSeF
   
   
   
   1. wybierz plik – należy wskazać zapisany na dysku plik faktury xml oraz w wybrać przycisk Otwórz
   2. jeśli nazwa faktury zawierała numer KSeF to zostanie on uzupełniony w polu Nr KSeF, w przeciwnym wypadku należy wprowadzić numer KSeF ręcznie.
      
   3. należy wybrać z kalendarza datę otrzymania (w KSeF) oraz kliknąć przycisk Dodaj fakturę KSeF.
   4. dodana w ten sposób faktura zostanie zapisana na liście „poczekalni” faktur.

Przy zapisanych plikach faktur mamy dostępne trzy przyciski:

• Dodaj fakturę do dokumentów zakupu  która skutkuje otworzeniem zapisanego pliku xml w układzie naszego dokumentu zakupu z odczytanymi danymi z pliku.
• Pobierz xml  który skutkuje pobraniem pliku faktury ustrukturyzowanej (xml) w przeglądarce.
• Otwórz wizualizację pdf  który skutkuje pobraniem przez przeglądarkę wizualizacji zapisanej faktury.

Aby utworzyć z pliku dokument zakupu należy kliknąć ikonę . W miejsce wprowadzanych do tej pory danych ręcznie otrzymamy fakturę uzupełnioną o pola w niej zapisane:

Pozostałe informacje należy uzupełnić ręcznie.

Po kliknięciu dalej będziemy widzieli fakturę z ilością pozycji jaką przygotował ją dla nas kontrahent (z księgowym uproszczeniem – tzn. nie będzie przenoszona ilość z poszczególnej pozycji na rzecz podsumowania pozycji). W zasymulowanym przykładzie faktury za art. spożywcze widocznych jest kilka pozycji:

które z pliku xml przetworzone są następująco: cena netto=wartość netto z pliku (np. kontrahent wystawiając fakturę wskazał w pozycji 20 szt towaru x cena netto 5,00 zł, to w oknie importu otrzymamy 1 szt x cena netto 100 zł; zgodnie z tym jak najczęściej jest księgowana zbiorczo taka faktura).

Importując plik z fakturą, w tym miejscu możemy skorzystać z nowych automatycznych funkcji tworzenia: jak scal/wydziel oraz wypełnij. Po zapisaniu dokumentu, skorzystanie z automatycznych funkcji nie będzie już możliwe, ale faktura będzie mogła być zmodyfikowana ręcznie, lub ew. usunięta z dokumentów i utworzona ponownie.

Funkcja scal: umożliwia scalenie zaznaczonych pozycji do stawek VAT – w przypadku tego działania nazwa towaru lub usługi z dokumentu jest usuwana i należy wybrać oczekiwaną nazwę grupującą - z rozwijalnej listy nazw wykorzystywanych do tej pory, lub dodać nową.

Funkcja wydziel: umożliwia podzielenie zaznaczonej pozycji (kwotowo/procentowo):

Podział kwotowy pojawia się do wyboru, gdy z listy pozycji bazowych zaznaczona zostanie jedna pozycja (a typ przeliczania dokumentu był ustawiony na „od brutto”).

Jeśli importujemy fakturę od nowego kontrahenta (nie dodanego wcześniej do jednostki), to w oknie dokumentu pojawi się dodatkowy wiersz: Dane kontrahenta w dok. XML (NIP,Nazwa,Adres) z odczytanymi danymi z pliku, natomiast pole słownikowe Kontrahent pozostanie puste (bo aplikacja nie podpowie po nr NIP kontrahenta, który nie został wcześniej dodany). W takiej sytuacji w polu Kontrahent standardowo z pomocą opcji Dodaj dodamy nowego kontrahenta, numer NIP zostanie automatycznie przeniesiony do okna dodawania i możliwe będzie skorzystanie z pobrania danych kontrahenta z bazy GUS.

Import faktur zakupowych z KSeF – automatycznie

Opcja ta będzie dostępna w następnym etapie aktualizacji aplikacji (druga połowa lutego).

Użytkownik, który ma nadane uprawnienia do pobierania faktur w swojej jednostce powinien kliknąć przycisk Dodaj zlecenie na zakładce: Historia pobrań z KSeF – które zainicjuje nawiązanie sesji z KSeF i pobranie faktur danej jednostki (wg posiadanych w KSeF uprawnień). Czyli tak jak pisaliśmy wcześniej, jeśli uprawnienia będą prawidłowo nadane na poszczególne jednostki podległe w JST oraz wystawione przez kontrahentów faktury będą zawierały NIP jednostki podległej wtedy pobrane zostaną tylko faktury jednostki do zakładki Import dokumentów KSeF w konkretnej jednostce. W bazach wielo-jednostkowych zlecenie na pobranie danych trzeba złożyć z każdej jednostki.

Uwaga! Nadanie przez JST uprawnienia nie na konkretną jednostkę, ale na NIP JST spowoduje pobranie do menu jednostki i jej dokumentów zakupu całej listy możliwych faktur JST – to rozwiązanie nie jest rekomendowane!

Informujemy także, że faktury dla których kontrahent nie podał numeru NIP jednostki podległej mogą być zaimportowane do jednostki ręczne z menu Import dokumentów KSeF ze źródeł zew.

Import faktur z KSeF wymaga inicjacji procesu przez użytkownika. Służy do tego funkcja Dodaj zlecenie, którą przygotowaliśmy w dwóch opcjach: zlecenie dzienne; oraz zlecenie dzienne i nocne. Aby móc złożyć zlecenie na pobranie danych należy wcześniej uruchomić aplikację VULCAN Signer (która umożliwia zautoryzowanie się aplikacji z KSeF). Zlecenie na pobranie danych składa się jedno, każdego dnia.

Pobrane faktury będą dostępne w „poczekalni” na zakładce Import dokumentów KSeF.

Wybór jednej z dwóch opcji: Zlecenie bieżące, oraz Zlecenie bieżące i nocne – będą podstawą do cyklicznego pobierania faktur w okresach ustalonych przez system.

Zlecenie bieżące – po złożeniu takiego zlecenia, aplikacja w godzinach 6-16 będzie cyklicznie „odpytywać” KSeF o faktury do pobrania.

Zlecenie bieżące i nocne – jw., z dodatkowym wysłaniem zapytania o północy, które zostanie skolejkowane i umożliwi pobranie faktur do poczekalni, wystawionych przez kontrahenta od ostatniej godziny wynikającej ze zlecenia bieżącego.

Przeniesienie faktury z „poczekalni” jest analogiczne do pracy z fakturą importowaną ręcznie (tzn. kliknięcie przycisku z plusem).