Kogo dotyczą zmiany w zwolnieniach lekarskich?
Nowelizacja przepisów w zakresie korzystania ze zwolnień lekarskich ma ogromne znaczenie zarówno dla pracowników, jak i pracodawców, działów kadr, płac oraz specjalistów HR. Ustawodawca zdecydował się bowiem uporządkować kwestie, które przez lata wywoływały liczne spory interpretacyjne. Dotychczas wiele zagadnień dotyczących zwolnień lekarskich opierało się głównie na orzecznictwie sądowym i praktyce Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. W nowych regulacjach po raz pierwszy wprost zdefiniowano pojęcia pracy zarobkowej oraz aktywności niezgodnej z celem zwolnienia lekarskiego.
Zmiany obejmują również znaczące rozszerzenie uprawnień kontrolnych ZUS, formalizację procedur kontrolnych, nowe zasady dokumentowania kontroli, a także rewolucyjne rozwiązanie dotyczące osób zatrudnionych równolegle w kilku miejscach pracy.
Ustawodawca przewidział etapowe wdrażanie nowych regulacji, co ma umożliwić pracodawcom oraz instytucjom publicznym dostosowanie procedur do nowych wymagań.
| Termin wejścia w życie | Zakres zmian |
|---|---|
| 27 stycznia 2026 | Nowelizacja zasad kontroli prawidłowości orzekania o czasowej niezdolności do pracy oraz wystawiania zaświadczeń lekarskich |
| 13 kwietnia 2026 | Doprecyzowanie przesłanek utraty prawa do świadczeń oraz znowelizowanie zasad kontroli zwolnień lekarskich |
| 1 lipca 2026 | Zmiany dotyczące postępowań w sprawie przyznawania i wypłaty zasiłków |
| 1 stycznia 2027 | Nowe zasady dla osób posiadających kilka tytułów do ubezpieczeń społecznych |
Doprecyzowanie interpretacji dotyczących L4
Dotychczasowe przepisy przewidywały jedynie ogólną zasadę, zgodnie z którą pracownik traci prawo do zasiłku chorobowego, jeżeli wykonuje pracę zarobkową albo wykorzystuje zwolnienie lekarskie niezgodnie z jego celem. Problem polegał jednak na tym, że ustawodawca nie definiował precyzyjnie, co należy rozumieć pod tymi pojęciami. W praktyce skutkowało to licznymi sporami pomiędzy pracownikami a pracodawcami oraz ZUS. Rozstrzygnięcia często kończyły się ustaleniami organu kontrolnego lub sądu, co nierzadko prowadziło do odebrania ubezpieczonemu prawa do zasiłku chorobowego lub koniecznością zwrotu wypłaconego już świadczenia.
Nowelizacja ma uporządkować te kwestie poprzez wprowadzenie ustawowych definicji oraz doprecyzowanie granic dopuszczalnych zachowań podczas przebywania na L4. Dla pracodawców oznacza to większą przewidywalność postępowań kontrolnych, natomiast dla pracowników – bardziej klarowne zasady korzystania ze zwolnień chorobowych.
Praca zarobkowa podczas zwolnienia lekarskiego – nowa definicja
Jedną z najważniejszych zmian jest ustawowe zdefiniowanie pracy zarobkowej. Zgodnie z nowymi przepisami za pracę zarobkową uznawana będzie każda czynność mająca charakter zarobkowy, niezależnie od podstawy prawnej jej wykonywania. Znaczenia nie będzie miał zatem rodzaj zatrudnienia będący podstawą świadczenia pracy w czasie absencji chorobowej. Przepisy obejmują zarówno pracę wykonywaną na podstawie umowy o pracę, jak i umowy zlecenia i umowy o dzieło.
Nowelizacja nie zmienia jednak podstawowej zasady – wykonywanie pracy zarobkowej podczas zwolnienia lekarskiego nadal będzie skutkowało utratą prawa do świadczenia chorobowego za cały okres zwolnienia.
Jakie czynności zawodowe będzie można wykonywać na L4?
Ustawodawca dostrzegł jednak, że w praktyce zdarzają się sytuacje wyjątkowe, w których pracownik musi wykonać pojedynczą czynność zawodową mimo przebywania na L4. Dlatego nowe przepisy dopuszczają wykonywanie incydentalnych czynności służbowych, jeżeli wymagają tego istotne okoliczności. Kluczowe znaczenie ma jednak charakter takich działań. Muszą one być sporadyczne, jednorazowe i wyjątkowe. Ich zaniechanie powinno grozić poważnymi konsekwencjami dla zakładu pracy, np. dezorganizacją pracy lub stratami finansowymi.
W praktyce dopuszczalne mogą być sytuacje takie jak:
- podpisanie pilnego dokumentu;
- jednorazowe wykonanie ważnego przelewu;
- przekazanie istotnej informacji organizacyjnej.
Jednocześnie ustawodawca bardzo wyraźnie zaznaczył, że polecenie pracodawcy nie może usprawiedliwiać wykonywania pracy podczas zwolnienia lekarskiego. Ma to ogromne znaczenie z perspektywy działów zarządzających personelem. Pracodawca nie powinien oczekiwać od pracownika przebywającego na L4 bieżącej dyspozycyjności, odbierania telefonów służbowych czy systematycznego odpowiadania na wiadomości e-mail.
Nowe przepisy jednoznacznie wskazują, że regularne wykonywanie takich czynności jest uznane za świadczenie pracy zarobkowej.
Czego nie wolno robić na zwolnieniu lekarskim?
Nowelizacja definiuje również pojęcie aktywności niezgodnej z celem zwolnienia lekarskiego. Chodzi o wszelkie działania, które utrudniają powrót do zdrowia, wydłużają leczenie albo pozostają sprzeczne z zaleceniami lekarza. Ocena takich sytuacji będzie zależała przede wszystkim od rodzaju schorzenia oraz indywidualnych zaleceń medycznych. W praktyce oznacza to, że identyczna aktywność w jednym przypadku może zostać uznana za dopuszczalną, a w innym za podstawę do odebrania świadczenia.
Przykładowo intensywny wysiłek fizyczny podczas leczenia urazu ortopedycznego może zostać potraktowany jako działanie sprzeczne z celem zwolnienia. Inaczej sytuacja może wyglądać w przypadku osób zmagających się z problemami natury psychicznej, przewlekłym stresem lub wypaleniem zawodowym.
Wyjazd podczas L4 nie zawsze będzie naruszeniem przepisów
Istotną zmianą jest również odejście od automatycznego traktowania wyjazdu podczas zwolnienia lekarskiego jako działania niedozwolonego. Nowe przepisy nie zawierają zakazu opuszczania miejsca zamieszkania ani podróżowania podczas L4, jeśli takiego zachowania nie zabroni lekarz. Nie oznacza to jednak pełnej dowolności. Każdy przypadek ma być oceniany indywidualnie pod kątem wpływu danej aktywności na proces leczenia.
W praktyce zmiana otoczenia może zostać uznana za działanie wspierające rekonwalescencję, szczególnie w przypadku problemów psychicznych. Ustawodawca zwraca uwagę, że w niektórych sytuacjach wyjazd może wręcz sprzyjać poprawie stanu zdrowia. Zupełnie inaczej oceniane będą jednak przypadki, w których aktywność fizyczna pozostaje sprzeczna z zaleceniami lekarskimi. Przykładowo wyjazd w góry po urazie wymagającym odpoczynku może zostać potraktowany jako działanie skutkujące utratą prawa do świadczenia chorobowego.
Zwolnienie lekarskie nie oznacza całkowitego zakazu wychodzenia z domu
Nowelizacja wyraźnie potwierdza również, że podczas zwolnienia lekarskiego dopuszczalne pozostają podstawowe czynności życia codziennego. Oznacza to, że pracownik może wykonywać działania niezbędne do normalnego funkcjonowania, o ile pozwala na to jego stan zdrowia oraz nie wpływa to negatywnie na proces leczenia. Do takich czynności mogą należeć m.in.:
- zakupy spożywcze;
- zakup leków;
- odprowadzenie dziecka do szkoły lub przedszkola;
- załatwienie podstawowych spraw organizacyjnych.
Jednak każda sytuacja powinna być oceniana indywidualnie z uwzględnieniem konkretnych okoliczności.
Nowe uprawnienia kontrolne ZUS-u
Jednym z najważniejszych elementów reformy jest rozszerzenie kompetencji kontrolnych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych na kontrolę prawidłowości orzekania o czasowej niezdolności do pracy. Nowelizacja doprecyzowuje procedury kontrolne i przyznaje ZUS nowe narzędzia umożliwiające nie tylko weryfikację prawidłowości korzystania ze zwolnień, ale również wystawiania zaświadczeń lekarskich.
| Uprawnienie ZUS | Zakres działania |
|---|---|
| Kierowanie ubezpieczonego na badania | Badania przeprowadzane przez lekarza orzecznika lub konsultanta |
| Żądanie badań pomocniczych | Dodatkowa diagnostyka medyczna |
| Dostęp do dokumentacji medycznej stanowiącej podstawę wydania zwolnienia | Dokumentacja ubezpieczonego lub chorego członka rodziny |
| Żądanie od ubezpieczonego wyjaśnień | Wezwanie do złożenia informacji dotyczących zwolnienia |
| Kontrola miejsca pobytu chorego | Kontrola w miejscu zamieszkania lub innym miejscu pobytu |
Nowe przepisy wyraźnie wskazują, że kontrola może dotyczyć zarówno zwolnień wystawionych z powodu choroby, jak i zwolnień związanych z koniecznością sprawowania opieki nad członkiem rodziny.
Jak będą przebiegać kontrole ZUS?
Zmiany bardzo szczegółowo regulują również przebieg samej kontroli. Kontrolujący będzie zobowiązany do okazania legitymacji oraz upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Osoba kontrolowana otrzyma natomiast prawo zgłaszania zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole. Nowelizacja przewiduje także sporządzenie formalnego protokołu kontroli w dwóch egzemplarzach. Dokument ma zawierać m.in.:
- dane kontrolującego;
- dane osoby kontrolowanej;
- opis ustaleń;
- informacje o przebiegu kontroli.
Osoba kontrolowana będzie mogła w terminie 7 dni zgłosić zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole lub aneksie do protokołu.
Kontrola ZUS po ustaniu stosunku pracy
Istotnym rozszerzeniem kompetencji ZUS jest możliwość kontrolowania osób pobierających świadczenie chorobowe już po ustaniu tytułu ubezpieczenia chorobowego. W praktyce oznacza to, że zakończenie stosunku pracy nie wyłączy możliwości przeprowadzenia kontroli prawidłowości korzystania ze zwolnienia lekarskiego.
Nowe zasady dotyczące osób pracujących w kilku miejscach
Prawdziwie rewolucyjne zmiany zaczną jednak obowiązywać od 1 stycznia 2027 r. i obejmą osoby posiadające kilka tytułów do ubezpieczenia chorobowego. Do końca 2026 r. obowiązuje zasada, zgodnie z którą pracownik zatrudniony równolegle w kilku miejscach otrzymuje zwolnienie lekarskie dla każdego tytułu ubezpieczenia.
Od 2027 r. sytuacja ulegnie zasadniczej zmianie. Na żądanie ubezpieczonego lekarz będzie mógł nie wystawić zwolnienia z określonego tytułu ubezpieczenia, jeżeli charakter pracy będzie pozwalał na jej dalsze wykonywanie. Nowe przepisy mają odpowiadać współczesnym realiom rynku pracy oraz rosnącej popularności równoległego zatrudnienia. Przykładowo osoba pracująca fizycznie jako kierowca autobusu i jednocześnie wykonująca pracę umysłową jako programista będzie mogła w określonej sytuacji korzystać ze zwolnienia lekarskiego wyłącznie w pierwszym miejscu zatrudnienia, a jednocześnie nadal wykonywać obowiązki programisty. Warunkiem pozostaje jednak brak negatywnego wpływu wykonywanej pracy na proces leczenia i rekonwalescencji. Nowelizacja przewiduje również obowiązek poinformowania pracodawcy o okresie korzystania ze zwolnienia wystawionego z innego tytułu ubezpieczenia.
Reorganizacja pracy działów kadrowych
Zmiany wprowadzane w latach 2026–2027 będą wymagały od działów kadr i płac istotnej reorganizacji procedur związanych z obsługą absencji chorobowych. Szczególnego znaczenia nabiorą:
- prawidłowa dokumentacja kontroli;
- analiza aktywności pracowników podczas L4;
- ocena charakteru incydentalnych czynności zawodowych;
- współpraca z ZUS podczas postępowań kontrolnych;
- właściwe informowanie kadry kierowniczej o ograniczeniach dotyczących kontaktu z pracownikami przebywającymi na zwolnieniu.
W praktyce nowe przepisy wymuszą większą ostrożność po stronie przełożonych, którzy dotychczas często oczekiwali od pracowników pozostawania w bieżącej dyspozycyjności mimo formalnej niezdolności do pracy.
Zmiany w zwolnieniu lekarskim - podsumowanie
Reforma wprowadza kompleksowe zmiany w zasadach kontroli wystawiania i korzystania ze zwolnień lekarskich . Nowelizacja porządkuje kwestie budzące przez lata poważne wątpliwości interpretacyjne, jednocześnie znacząco wzmacniając kompetencje kontrolne ZUS i pracodawcy.
Najważniejsze zmiany obejmują przede wszystkim:
- ustawowe zdefiniowanie pracy zarobkowej oraz aktywności niezgodnej z celem zwolnienia od pracy;
- dopuszczenie aktywności chorego podczas L4;
- rozszerzenie uprawnień kontrolnych ZUS;
- zmianę procedur kontrolnych;
- możliwość wykonywania pracy u jednego pracodawcy podczas zwolnienia z innego tytułu ubezpieczenia.
Dla działów kadrowo-płacowych oznacza to konieczność dokładnej analizy nowych regulacji oraz dostosowania procedur wewnętrznych do nowych realiów prawnych.
Więcej na temat przepisów prawa pracy w oświacie oraz nowinek dotyczących funkcjonowania jednostek edukacyjnych w Polsce dowiesz się, subskrybując czasopismo „Doradca”.