Nowy uczeń? Legitymację można zamówić wtedy, gdy jest potrzebna
Przyjęcie nowego ucznia w trakcie roku szkolnego wiąże się z szeregiem formalności. Jedną z nich jest przygotowanie legitymacji szkolnej. Nie ma potrzeby tworzenia dużego zapasu dokumentów „na wszelki wypadek”. Szkoła może złożyć kolejne zamówienie wtedy, gdy pojawi się konkretna potrzeba. Dzięki temu sekretariat może na bieżąco reagować na zmieniającą się liczbę uczniów.
Proces został ograniczony do trzech podstawowych kroków:
- złożenie zamówienia online,
- opłacenie elektronicznej faktury,
- przekazanie danych uczniów potrzebnych do wydruku.
Po przekazaniu danych pozostaje oczekiwanie na przesyłkę z gotowymi legitymacjami.
Zgubiona lub zniszczona legitymacja? Zamów duplikat
W ciągu roku szkolnego mogą zdarzyć się sytuacje, w których uczeń potrzebuje kolejnego egzemplarza dokumentu. Zgubiona, zniszczona czy uszkodzona legitymacja oznacza dla sekretariatu dodatkowe zadanie, którego nie warto odkładać. Warto przy tym pamiętać, że opłata pobierana od ucznia za wydanie duplikatu wynika z przepisów i nie jest tym samym co koszt ponoszony przez szkołę za jego wydanie. Dzięki możliwości składania zamówień także w trakcie roku szkoła może reagować na takie sytuacje na bieżąco bez czekania na kolejną turę zamówień.
Legitymacje szkolne a Dziennik VULCAN
W przypadku regularnych zamówień kluczowa jest wygoda. Pracownicy sekretariatu nie powinni za każdym razem przechodzić przez skomplikowaną procedurę. W VULCAN dane uczniów można przekazać elektronicznie. Szkoły korzystające z Dziennika VULCAN mogą wykorzystać dane już znajdujące się w systemie, w tym dostępne zdjęcia uczniów. Placówki, które nie korzystają z Dziennika VULCAN, mogą wprowadzić dane uczniów ręcznie w aplikacji.
Kontrola zamówienia zawsze pod ręką
W trakcie roku szkolnego liczy się również możliwość sprawdzenia, na jakim etapie znajduje się zamówienie. VULCAN umożliwia monitorowanie jego statusu online. To praktyczne rozwiązanie dla sekretariatu: zamiast szukać informacji w wiadomościach czy kontaktować się z dostawcą, można na bieżąco sprawdzić stan realizacji.
Pamiętaj o numerze RSPO
Przed złożeniem zamówienia warto przygotować numer RSPO jednostki lub zespołu. Jest on potrzebny do weryfikacji szkoły oraz ustalenia bezpiecznego, zweryfikowanego adresu wysyłki. W przypadku zespołu szkół należy posługiwać się numerem RSPO całego zespołu.
Zamawiaj wtedy, kiedy naprawdę tego potrzebujesz
Organizacja legitymacji szkolnych nie kończy się wraz z rozpoczęciem roku. Zmiany w liczbie uczniów, przeprowadzki, zgubione dokumenty czy potrzeba wymiany legitymacji sprawiają, że sekretariat musi być przygotowany na kolejne zamówienia. Dlatego najważniejsza jest elastyczność. Nie trzeba czekać na początek kolejnego roku szkolnego – legitymacje można zamawiać na bieżąco, zgodnie z rzeczywistymi potrzebami szkoły. W VULCAN cały proces odbywa się online, dane można przekazać elektronicznie, status zamówienia jest dostępny online, a realizacja może rozpocząć się już od 7 dni.
Nie odkładaj zamówienia na później. Sprawdź dostępne rozwiązania i zamów legitymacje szkolne z VULCAN: