Obieg dokumentów księgowych VULCAN \ VULCAN

Obieg dokumentów księgowych VULCAN to funkcjonalność dostępna w aplikacji Finanse VULCAN*, która pozwoli Ci na przeniesie procesu zarządzania dokumentacją księgową (w pierwszym etapie dokumentacją zakupową) z wersji papierowej do wersji elektronicznej.

Wczesne wdrożenie Obiegu dokumentów księgowych VULCAN pozwoli na przygotowanie się do elektronizacji faktur, jeszcze przed obowiązkowym KSeF w 2026 roku.

Poznaj korzyści

* funkcjonalność dostępna w wybranych wersjach Finansów VULCAN dla JST/CUW i JO oraz w wybranych wersjach pakietów dla JO

Dlaczego warto wdrożyć Obieg dokumentów księgowych VULCAN?

	Sprawne przygotowanie do KSeF i elektronizacji faktur Już za kilka miesięcy faktury będą miały postać elektroniczną i dlatego warto jak najwcześniej opracować nowe ścieżki postępowania z tą dokumentacją. Warto również zoptymalizować proces obiegu faktur zakupowych tak, aby obowiązkowy KSeF nie był wyzwaniem w codziennej pracy.
	Przejrzystość procesów księgowych Dzięki Obiegowi dokumentów księgowych VULCAN wszystko jest widoczne bezpośrednio w aplikacji, a kolejność podpisów jest zgodna z wymaganym procesem.
	Bezpieczeństwo danych elektronicznych Dane są zabezpieczane zgodnie z najwyższymi standardami firmy VULCAN.
	Oszczędność czasu poprzez automatyzację procesów Dzięki Obiegowi dokumentów księgowych VULCAN można będzie wskazać różne ścieżki podpisu dla dokumentów zakupu bezpośrednio w programie Finanse VULCAN. Drukowanie papierowych dokumentów nie będzie już konieczne, a ich dostarczanie będzie natychmiastowe.
	Efektywność i komfort pracy Praca na dokumentacji odbywa się w aplikacji dziedzinowej, a dokument jest natychmiast dostępny dla wszystkich osób uprawnionych.
	Dostęp do faktur i merytorycznego opisu w jednym miejscu Dzięki Obiegowi dokumentów księgowych VULCAN nie ma konieczności drukowania faktur ani ich fizycznego obiegu – dokumenty dostępne są natychmiast z poziomu aplikacji.

Jak działa Obieg dokumentów księgowych VULCAN?

Funkcjonalności naszego obiegu są elastyczne i mogą być dostosowane do potrzeb konkretnej jednostki lub grupy jednostek (CUW i jednostki podległe).

konfigurację szablonów wydruku „tzw. plecków”, aby jak najbardziej upodobnić ją do istniejącej polityki obiegu dokumentów w jednostce,
zdefiniowanie rodzajów podpisów i zapisanie ich w różnych szablonach do wykorzystania przy dokumentach,
wskazanie odpowiedniej konfiguracji podpisów i osób odpowiedzialnych za ich złożenie,

dodanie osób zastępujących,
możliwość wyboru czy podpisy mają być składane wg określonej kolejności lub dowolnie,
dodanie pliku PDF z fakturą (na pewno do czasu wdrożenia obowiązkowego KSeF, później może ulec zmianie, w zależności od praktyki rynkowej),

możliwość złożenia podpisu kwalifikowanego pod danym etapem lub danymi zalogowanego użytkownika z aplikacji (imię i nazwisko) zależnie od wybranej konfiguracji,
dane wprowadzone w dokument zakupu przenoszone są automatycznie do treści „tzw. plecków” np. wprowadzona klasyfikacja budżetowa, dane kontrahenta, dane utworzonego dokumentu księgowego.

Porównanie tradycyjnego obiegu dokumentów księgowych z elektronicznym Obiegiem dokumentów księgowych VULCAN

	Tradycyjny obieg dokumentów księgowych (papierowy)	Obieg dokumentów księgowych od VULCAN (elektroniczny)
1.	Pracownik jednostki otrzymuje/drukuje dokument zakupu.	Pracownik jednostki wprowadza w Finansach VULCAN początkowe dane z dokumentu zakupu, przypisuje do niego plik z fakturą (lub skan) i składa e-podpis.
2.	Pracownik jednostki „przybija” określone pieczątki na fakturę i rozpoczyna ją opisywać przepisując wybrane dane.	Wprowadzone do aplikacji dane automatycznie przenoszą się do treści i pól w uprzednio zdefiniowanych „pieczątkach” elektronicznych.
3.	W przypadku pytań lub wątpliwości kontaktuje się z osobami telefonicznie, mailowo lub osobiście.	W przypadku uwag pracownik może dodać komentarz do wcześniejszych etapów.
4.	Fizyczny dokument zostaje przekazany do kolejnej osoby uczestniczącej w procesie.	Elektroniczny dokument przekazywany jest w aplikacji do następnej osoby, a aplikacja powiadamia ją mailowo o czekającym zadaniu.
5.	Po złożeniu podpisu dokument fizyczny przekazywany jest do kolejnej osoby.	Aplikacja pilnuje kolejności składanych podpisów informując o zadaniach kolejne osoby.
6.	Po zakończeniu procesu dokument kosztowy musi zostać wprowadzony do aplikacji księgowej, a następnie zaksięgowany.	Po zakończeniu procesu pracownik księgowości może wygenerować dokument księgowy bezpośrednio w aplikacji.
7.	Konieczność osobistego pilnowania procedur, kolejności i przekazywania dokumentu papierowo.	Obieg dokumentów jest całkowicie elektroniczny, aplikacja wspiera zachowanie procedur i kolejności działań.

Obieg dokumentów księgowych VULCAN to funkcjonalność dostępna w aplikacji Finanse VULCAN.

Dowiedz się więcej

Obieg dokumentów księgowych VULCAN

Wygodne przekazywanie dokumentów księgowych do podpisu w formie elektronicznej

Dlaczego warto wdrożyć Obieg dokumentów księgowych VULCAN?

Jak działa Obieg dokumentów księgowych VULCAN?