Wyobraźmy sobie przyszłość. Blog

Dobre praktyki 2

Pięć kroków do wdrożenia PPK w placówce oświatowej

Anna Stanaszek, 2020-09-21

Ustawa z dnia 4.10.2018 r. o Pracowniczych Planach Kapitałowych ma na celu utworzenie powszechnego, dobrowolnego i prywatnego systemu oszczędzania, współtworzonego przez pracowników, pracodawców i państwo, który ma zapewnić dodatkowe oszczędności przyszłym emerytom (po osiągnięciu 60. roku życia). Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) to dobrowolny program długoterminowego oszczędzania.

Obowiązki pracodawcy

Na pracodawcy ciąży szereg obowiązków związanych z wdrożeniem i zorganizowaniem obsługi PPK. Przede wszystkim pracodawca powinien zapoznać się z nowymi obowiązkami oraz przeszkolić pracowników, szczególnie pracowników kadrowo-płacowych, którzy w dużej mierze będą odpowiedzialni za gromadzenie dokumentacji związanej z PPK, naliczenie i odprowadzanie wpłat, w tym raportowanie do instytucji finansowej oraz prowadzenie archiwizacji danych. Nałożenie nowych obowiązków wiąże się z koniecznością aktualizacji zakresów czynności pracowników oraz potrzebą opracowania procedur opisujących funkcjonowanie PPK w danej jednostce.

Należy przy tym zaznaczyć ich w celu efektywnego i świadomego wdrożenia PPK istotne jest przeprowadzenie kampanii informacyjnej dla pracowników np. w formie wywieszonych plakatów, ulotek, czy też szkoleń pracowniczych.

Cały proces wdrożenia PPK można podzielić na kilka etapów.

Krok 1. Ustalenie obowiązku podlegania Ustawie o PPK

W określonych terminach firmy i instytucje muszą podjąć pewne kroki w celu spełnienia ustawowych wymogów. Jest to szczególnie istotne, gdyż niewypełnienie tych obowiązków skutkuje karami finansowymi. Jednostki sektora publicznego, bez względu na liczbę zatrudnionych, PPK obowiązują od dnia 1 stycznia 2021 r.

Krok 2. Wybór instytucji finansowej

Tylko instytucje wpisane do Ewidencji PPK prowadzonej przez Polski Fundusz Rozwoju mogą oferować Pracownicze Plany Kapitałowe i jest to na chwilę obecną około dwadzieścia instytucji. Wykaz instytucji znajduje się na stronie internetowej: www.mojeppk.pl.

Zgodnie z przepisami Tarczy 4.0 wybór instytucji finansowej odbywa się z pominięciem przepisów Ustawy z 11 września 2019 r. ‒ Prawo zamówień publicznych (Dz. U. poz. 2019 oraz z 2020 r. poz. 288), jeśli wartość zamówienia jest niższa niż progi unijne tj. 214 tys. euro – w przypadku jednostek samorządowych i 139 tys. euro – w przypadku jednostek centralnych. Należy tu pamiętać, iż szacunkową wartością zamówienia nie są wpłaty pracowników i pracodawcy oraz dopłaty, tylko wynagrodzenie netto wykonawcy.

W przypadku sektora publicznego jednostki mogą samodzielnie wybrać instytucję finansową lub skorzystać z przepisów zawartych w Tarczy 4.0, które umożliwiają wójtom, burmistrzom prezydentom miasta, zarządom powiatów albo zarządom województw dokonać wyboru instytucji finansowej w imieniu jednostek podległych, z którą to jednostki te podpiszą umowy o zarządzenie PPK. Wybór ten powinien się odbyć w porozumieniu z przedstawicielami zakładowych organizacji związkowych z jednostek organizacyjnych dla których wybierana jest instytucja finansowa. Jeżeli do dnia 26 lutego 2021 r. nie zostanie osiągnięte porozumienie pomiędzy organem prowadzących a przedstawicielami związków wójt, burmistrz, prezydent miasta, zarząd powiatu albo zarząd województwa wybiera instytucję finansową, z którą podmiot zatrudniający zawrze umowę o zarządzanie PPK.

Krok 3. Podpisanie umowy o zarządzanie PPK

Po wyborze instytucji należy zawrzeć terminowo umowę o zarządzenie PPK a następnie umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych.

W jednostkach sektora finansów publicznych umowa o zarządzanie PPK musi zostać zawarta najpóźniej do 26 marca 2021 r., a umowa o prowadzenie PPK najpóźniej do 10 kwietnia 2021 r.

Umowa o zarządzanie PPK jest zawierana z wybraną instytucją finansową w postaci elektronicznej nie później niż 10 dni roboczych przed zawarciem umowy o prowadzenie PPK.

Krok 4. Podpisanie umowy o prowadzenie PPK

Umowę o prowadzenie PPK zawiera się w imieniu i na rzecz pracowników podlegających obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalno-rentowym z uwzględnieniem warunku wiekowego. A to oznacza zawarcie umowy dla wszystkich pracowników, którzy ukończyli 18 lat, ale nie ukończyli 55. roku życia (poza tymi, którzy złożyli deklarację rezygnacji z PPK). W przypadku osób, które ukończyły 55 lat, a nie ukończyły 70. roku życia, umowa o prowadzenie PPK zostanie zawarta wyłącznie na ich wniosek. Pracownik może w każdym momencie zrezygnować z dokonywania wpłat do PPK, składając swojemu pracodawcy deklarację rezygnacji z dokonywania wpłat lub w każdym momencie przystąpić do PPK składając wniosek o dokonywanie wpłat. Do PPK nie mogą przystąpić osoby niepełnoletnie oraz osoby po ukończeniu 70. roku życia (nawet na ich wniosek). Wykaz (lista) uczestników stanowi załącznik do umowy o prowadzenie PPK. Dopisywanie nowych uczestników stanowi aktualizację załącznika, a nie zmianę umowy. W przypadku ustania zatrudnienia pracodawca nie dokonuje żadnych zmian na liście uczestników, wyjątek stanowi złożenie rezygnacji z dokonywania wpłat.

Krok 5. Pobieranie i odprowadzanie wpłat na PPK przez pracodawcę oraz pozostałe obowiązki rozliczeniowe

Pracodawca zobowiązany jest obliczyć i pobrać wpłaty od pierwszego wynagrodzenia (będącego podstawą składek emerytalno-rentowych) wypłacanego po dacie zawarcia umowy o prowadzenie PPK. Ustanie zatrudnienia nie powoduje automatycznego zaprzestania naliczania wpłat. Wpłaty należy naliczać i odprowadzać do instytucji finansowej od wynagrodzeń wypłaconych po ustaniu zatrudnienia (np. przy wypłacie „trzynastki”). Wyjątek stanowi sytuacja, gdy pracownik złożył rezygnację z dokonywania wpłat.

Terminy wpłat
Pobrane wpłaty należy przekazać do instytucji finansowej w terminie do 15. dnia następnego miesiąca, z wyjątkiem pierwszej wpłaty, której termin to od 1. do 15. dnia następnego miesiąca. Wpłaty do PPK wyliczane są procentowo tylko i wyłącznie od wynagrodzenia pracownika od którego naliczane są składki emerytalno-rentowe.

Wysokość wpłat
Wysokość wpłat finansowanych przez pracownika to:

Pracownicy o niskich dochodach mogą zadeklarować niższą wpłatę podstawową, jednak nie niższą niż 0,5% wynagrodzenia.

Wysokość wpłat finansowanych przez pracodawcę:

Wpłaty dodatkowe
Podmiot zatrudniający może w umowie o zarządzanie PPK zadeklarować dokonywanie wpłaty dodatkowej zróżnicowanej ze względu na długość zatrudnienia uczestników PPK. Przepisy pozwalają na inne kryteria zróżnicowania pod warunkiem, że są one określone w regulaminie wynagrodzeń lub w układzie zbiorowym pracy i nie mają charakteru dyskryminującego.

Opodatkowanie
Wpłaty na PPK nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Z kolei składka finansowana przez pracodawcę stanowi przychód pracownika, w związku z czym należy od niej odprowadzić podatek dochodowy od osób fizycznych. Należy przy tym pamiętać, iż przychód podatkowy powstaje nie w momencie naliczenia wpłat pracodawcy na liście płac, ale w momencie odprowadzenia tych wpłat do instytucji finansowej. Rodzi to dodatkowy kłopot z punktu widzenia rozliczeń finansowych.

Dokumentacja
Dokumentacja dotycząca uczestnika PPK wiąże się z ustalaniem jego wynagrodzenia. Trzeba przechowywać ją analogicznie jak dokumentację pracowniczą, tj. przez 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy wygasł lub uległ rozwiązaniu, chyba że przepisy przewidują inny okres. Zgodnie z Ustawą o PPK roszczenia z tytułu wpłat do PPK przedawniają po upływie 5 lat licząc od dnia wymagalności. Należy przy tym pamiętać, iż stosujemy takie same zasady przechowywania dokumentacji PPK wobec każdego uczestnika PPK, niezależnie od formy zatrudnienia, czyli nawet wobec dokumentacji PPK zleceniobiorców.

Odpowiedzialność finansowa
Na koniec warto podkreślić, iż terminowe i prawidłowe zrealizowanie postanowień ustawy wprowadzającej Pracownicze Plany Kapitałowe jest szczególnie istotne z punktu widzenia odpowiedzialności finansowej za ewentualne uchylenia. Niedopełnienie obowiązków związanych z zawarciem umów o zarządzanie i prowadzenie PPK, brak wpłat, czy też brak wymaganej dokumentacji skutkuje dla pracodawcy karami finansowymi. Co więcej kary przewidziane są również dla osób lub pracodawców, którzy zniechęcają pracowników do oszczędzania w PPK. Dlatego też ważne jest, aby odpowiednio przygotować swoją jednostkę oraz pracowników do właściwego i świadomego wypełnienia nałożonych obowiązków.


Źródła:
Ustawa z dnia 4.10.2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz. U. z 2020 r. poz. 1342 z późn. zm.)
Ustawa z dnia 19 czerwca 2020 r. o dopłatach do oprocentowania kredytów bankowych udzielanych przedsiębiorcom dotkniętym skutkami COVID-19 oraz o uproszczonym postępowaniu o zatwierdzenie układu w związku z wystąpieniem COVID-19 (Dz.U. 2020 poz. 1086 z późn. zm.)
Strona: www.mojeppk.pl


Temat Pracowniczych Planów Kapitałowych omawiamy również na szkoleniach zdalnych:
Pracownicze Plany Kapitałowe – obsługa w Kadrach VULCAN i Płacach VULCAN >
Płace Optivum. Obsługa Pracowniczych Planów Kapitałowych >

Napisz do autora Polub nas na Facebooku