VULCAN a Krajowy System e-Faktur

KSeF w obszarze jednostek samorządu terytorialnego

W dniu 3.04 zgodnie z obietnicą Ministerstwo Finansów opublikowało kilka informacji dotyczących rozpoczęcia konsultacji projektu rozwiązań prawnych w zakresie obowiązkowego KSeF.

Ministerstwo Finansów zapowiada, że konsultacje potrwają do 19 kwietnia, a konsultacji ma podlegać projekt rozwiązań prawnych, a także specyfikacja oprogramowania interfejsowego, którego szczegóły opublikowało w komunikacie Ministerstwo. MF podkreśla, że projekt zmian nie zawiera jeszcze przewidywanej daty wejścia w życie KSeF, ale potwierdza, że KSeF nie wejdzie w 2024 roku. Termin wejścia w życie KSeF powinien pojawić się na przełomie kwietnia i maja, zgodnie z wcześniejszymi zapowiedziami. Na termin będzie miał wpływ wynik prowadzonego audytu. O szczegółach można poczytać TUTAJ.

VULCAN podobnie jak w przypadku wcześniejszych zmian prawnych m.in. Polski Ład 2.0 czy Pracownicze Plany Kapitałowe dostosowuje swoje programy z odpowiednim wyprzedzeniem do nowych wymogów. W Finansach VULCAN zostanie dodana możliwość łatwego importu i eksportu faktur z KSeF. Program nadal będzie efektywny, przyjazny i wygodny w użyciu. Placówki korzystające z Finansów VULCAN będą mogły na czas i bez dodatkowych opłat korzystać z możliwości jakie daje Krajowy System e-Faktur.

W ramach KSeF wystawiane będą wszystkie faktury dotyczące transakcji pomiędzy podatnikami (B2B), z kolei faktury konsumenckie (dla osób nieprowadzących działalności gospodarczej) będą wystawiane z pomięciem KSeF. Jednostki samorządu terytorialnego jako podatnicy także zobligowane są do korzystania z KSeF.

Integracja Finansów VULCAN z KSeF

W celu usprawnienia pracy warto korzystać z narzędzia, które będzie zintegrowane z KSeF w zakresie wysyłki faktur sprzedażowych i odbioru faktur zakupowych. Aby zoptymalizować proces, należy zadbać o właściwy model działania w KSeF – np. odpowiednio wcześnie skonfigurować system w jednym z modeli dostępnych dla JST, o których pisaliśmy w poprzedniej sekcji.

Takie nadanie uprawnień umożliwi sprawne pobieranie faktur zakupowych przydzielonych do danych jednostek poprzez uzupełnione przez wystawcę faktury dane w sekcji „Podmiot 3” (jednostka podległa z jej identyfikatorem).

W Finansach VULCAN wysyłanie faktur do KSeF i ich odbieranie odbywać się będzie bezpośrednio w aplikacji, z poziomu dokumentów źródłowych. Działanie to nie będzie wymagało używania dodatkowych modułów ani ponoszenia dodatkowych opłat. Integrację z KSeF otrzymają Państwo w ramach płaconego abonamentu.  Jeśli korzystają Państwo z innego oprogramowania, zachęcamy do zapoznania się z możliwościami naszych Finansów VULCAN.

Jakie zmiany niesie za sobą KSeF?

Poniżej opisujemy kilka najważniejszych zmian, które wejdą w życie w najbliższym czasie.

Data otrzymania faktury – faktura uznana jest za odebraną w dniu przydzielenia jej numeru w KSeF.

Data wystawienia faktury – faktura uznana jest za wystawioną w dniu jej skutecznego przesłania do KSeF.

Numer faktury według KSeF – zestaw znaków, który jednoznacznie identyfikuje fakturę. Składa się m.in. z numeru NIP sprzedawcy, daty wystawienia i elementów technicznych. Dokładniej obrazuje to prezentacja Ministerstwa Finansów:

Numer KSeF to unikalny numer, który identyfikuje fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).
Składa się z następujących elementów:

Brak możliwości wycofania/usunięcia wysłanej do KSeF faktury – wszelkie błędy należy poprawiać fakturą korygującą.

Brak weryfikacji danych na fakturze wystawionej w KSeF – obecna konstrukcja KSeF nie przewiduje weryfikacji danych wprowadzonych na fakturze (np. wskazania błędów rachunkowych itd.).

 WAŻNE 

Faktury wysłane z aplikacji Finanse VULCAN pozbawione są takich błędów, ponieważ sprawdzenie danych (przykładowo kwot) odbywa się już na etapie wprowadzania dokumentu.

KSeF dla jednostek samorządu terytorialnego

Na początku roku JST powinna podjąć decyzję, w którym modelu dostępowym KSeF będzie pracowała od momentu wejścia w życie tych zmian. Obecnie KSeF przewiduje m.in. model z numerami NIP jednostek zależnych lub z identyfikatorami wewnętrznymi. Dlaczego jest to istotne? Dla przypomnienia – w 2017 r. nastąpiła centralizacja VAT. Od tego momentu wszystkie faktury dla jednostek podległych musiały zawierać NIP JST, za to identyfikator podatkowy jednostki zależnej przestał mieć znaczenie. Od wejścia w życie KSeF, aby ułatwić identyfikowanie faktur zakupowych przez jednostki, należy upewnić się, że na wystawionej fakturze zawarte zostaną dodatkowe dane umożliwiające jednoznaczne wskazanie podmiotu – np. NIP jednostki podległej lub przydzielony przez JST identyfikator wewnętrzny.

Do nadawania uprawnień jednostkom budżetowym należy wykorzystać model uprawnień JST, o którym mowa na stronie https://www.podatki.gov.pl/ksef/baza-wiedzy-ksef/uprawnienia-ksef/jst-grupy-vat/.

Przypominamy, że nadanie uprawnień jednostce samorządu terytorialnego jest możliwe wtedy, gdy NIP wskazanej jednostki podrzędnej został zgłoszony w formularzu NIP-2 złożonym przez JST. Co ważne, aby mieć dostęp do faktur na podstawie uprawnienia w modelu JST, wystawiający fakturę musi umieścić dane jednostki podrzędnej wraz z jej numerem NIP w sekcji „Podmiot 3”.