VULCAN a Krajowy System e-Faktur \ VULCAN

Przygotuj się do zmian w rozliczeniach z VULCAN!

Dla Twojej wygody przygotowaliśmy dwa typy szkoleń:

stacjonarne – poznaj zasady działania Krajowego Systemu e-Faktur oraz jego wpływ na codzienną pracę w Finansach VULCAN,
online – zdobądź aktualną wiedzę o KSeF, przedstawioną w przystępny i praktyczny sposób.

Szkolenie:

Od prawa do praktyki: KSeF i Finanse VULCAN w jednostkach oświatowych, budżetowych oraz w samorządach

Cena szkolenia:

789,00 zł / os.
Cena obejmuje udział w szkoleniu i catering konferencyjny (serwis kawowy)

Termin	Miejsce	Zapisy
5 listopada 2025, godz. 9:00-15:00	Wrocław Siedziba VULCAN ul. Wołowska 6, 51-116 Wrocław Sala konferencyjna	Zapisz się
6 listopada 2025, godz. 9:00-15:00	Warszawa Centrum Szkoleniowe Wspólna ul. Wspólna 56, 00-686 Warszawa Sala BC	Zapisz się
6 listopada 2025, godz. 9:00-15:00	Katowice Centrum Konferencyjne Katowice ul. Jordana 18, 40-043 Katowice Sala nr 401	Zapisz się
7 listopada 2025, godz. 9:00-15:00	Poznań Novotel Poznań Centrum Pl. Andersa 1, 61-898 Poznań Sala Londyn	Zapisz się

Szkolenia poprowadzą

	Aleksandra Łabuda Ekspertka w obszarze finansowo-księgowym. Od 14 lat związana z księgowością budżetową oraz finansami publicznymi. Obecnie główna księgowa w placówce oświatowej.
	Sylwester Kokot Od 11 lat zajmuje się wdrażaniem systemów finansowych w firmie VULCAN. Karierę zawodową rozpoczynał w CUW na stanowisku planistyczno-analitycznym danych finansowych. Analizował dane finansowe pochodzące z różnych źródeł (arkusze, SIO, GUS), wyciągał na ich podstawie wnioski i przygotowywał raporty dla zarządzających oświatą. Praktyczna wiedza zdobyta w CUW jest dziś nieoceniona w pracy trenera.
	Cezary Sobański Ekspert w obszarze płacowo-finansowym. Od wielu lat z powodzeniem wspiera jednostki budżetowe, wdrażając i rozwijając oprogramowanie VULCAN. Łączy wiedzę merytoryczną z praktycznym doświadczeniem, dzięki czemu skutecznie wspiera pracę działów płacowych i finansowych.

Szkolenie:

KSeF dla jednostek oświatowych, budżetowych i samorządów – praktyczne zastosowania i obowiązki

Cena szkolenia:

469,00 zł / os.

Szkolenia poprowadzi

Ewelina Skwierczyńska
Licencjonowany doradca podatkowy; doktor nauk prawnych w dziedzinie prawa w specjalizacji prawo finansowe; założyciel TAX-ES Kancelarii doradztwa podatkowego oraz współzałożyciel i partner w LEX4YOU. Specjalizuje się w zagadnieniach dotyczących podatku od towarów i usług, podatkowych optymalizacji działalności badawczo-rozwojowej, reorganizacji działalności gospodarczych każdej wielkości oraz rozliczeń podatkowych podmiotów prawa publicznego, w tym samorządowego. Autorka kilkudziesięciu publikacji z zakresu prawa podatkowego, w tym publikacji recenzowanych i punktowanych przez Ministerstwo Finansów oraz Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego. Wykładowczyni akademicka, prowadząca studia podyplomowe na Uniwersytecie Wrocławskim i Uniwersytecie Ekonomicznym we Wrocławiu.

KSeF w obszarze jednostek samorządu terytorialnego

niezbednik-ksef.jpg [33.05 KB]

VULCAN podobnie jak w przypadku wcześniejszych zmian prawnych m.in. Polski Ład 2.0 czy Pracownicze Plany Kapitałowe dostosowuje swoje programy z odpowiednim wyprzedzeniem do nowych wymogów. W Finansach VULCAN zostanie dodana możliwość łatwego importu i eksportu faktur z KSeF. Program nadal będzie efektywny, przyjazny i wygodny w użyciu. Placówki korzystające z Finansów VULCAN będą mogły na czas i bez dodatkowych opłat korzystać z możliwości jakie daje Krajowy System e-Faktur.

KSeF 2.0 obowiązkowy od lutego 2026 r.

10 czerwca została opublikowana w Dzienniku Ustaw nowelizacja ustawy o VAT, która potwierdziła daty obowiązkowego wdrożenia KSeF. Korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe w następujących etapach:

1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł,
1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców, za wyjątkiem najmniejszych podatników "wykluczonych cyfrowo" dla których KSeF będzie obowiązkowy od 1 stycznia 2027 r.

wprowadzenia trybu offline24 na stałe (wystawienie faktury w trybie offline daje możliwość przekazania jej do KSeF następnego dnia roboczego),
uwzględnienia w strukturze e-faktury załączników (głownie związanych z mediami, telekomunikacją),

możliwości podania na fakturze numeru NIP jednostki podległej JST,
faktury VAT RR dokumentujące nabycie od rolników ryczałtowych nie będą objęte obowiązkiem wystawiania w KSeF,
odroczenie do grudnia kar za niestosowanie KSeF.

Czym jest Krajowy System e‑Faktur?

KSeF to system teleinformatyczny umożliwiający wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych, tzw. e-Faktur.

Od stycznia 2022 r. funkcjonuje jako narzędzie dobrowolne, a w najbliższym czasie ma stać się rozwiązaniem obligatoryjnym dla większości podmiotów, z wyjątkiem podatników „wykluczonych cyfrowo”, na których obowiązek spadnie od stycznia 2027 r. Wprowadzenie KSeF jest wynikiem wejścia w życie Ustawy z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2021 r., poz. 2076).

Integracja Finansów VULCAN z KSeF

W celu usprawnienia pracy warto korzystać z narzędzia, które będzie zintegrowane z KSeF w zakresie wysyłki faktur sprzedażowych i odbioru faktur zakupowych. Aby zoptymalizować proces, należy zadbać o właściwy model działania w KSeF – np. odpowiednio wcześnie skonfigurować system w jednym z modeli dostępnych dla JST, o których pisaliśmy w poprzedniej sekcji.

Takie nadanie uprawnień umożliwi sprawne pobieranie faktur zakupowych przydzielonych do danych jednostek poprzez uzupełnione przez wystawcę faktury dane w sekcji „Podmiot 3” (jednostka podległa z jej identyfikatorem).

W Finansach VULCAN wysyłanie faktur do KSeF i ich odbieranie odbywać się będzie bezpośrednio w aplikacji, z poziomu dokumentów źródłowych. Działanie to nie będzie wymagało używania dodatkowych modułów ani ponoszenia dodatkowych opłat. Integrację z KSeF otrzymają Państwo w ramach płaconego abonamentu.  Jeśli korzystają Państwo z innego oprogramowania, zachęcamy do zapoznania się z możliwościami naszych Finansów VULCAN.

Co to jest faktura ustrukturyzowana (e‑Faktura)?

Faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona za pomocą Krajowego Systemu e‑Faktur, która ma numer identyfikujący ją w tym systemie. Faktura musi być zgodna ze strukturą logiczną e‑Faktury, której wzór opublikowany jest na stronie CRWDE.

Korzyścią płynącą z wprowadzenia e-Faktur jest ujednolicenie wyglądu faktur będących w obiegu.

W jaki sposób można posługiwać się e‑Fakturami?

Dostęp do faktur może odbywać się m.in. poprzez:

zalogowanie się do aplikacji KSeF – które wymaga uprzedniego nadania uprawnień użytkownikom i wystawienie lub odebranie faktury bezpośrednio w KSeF
wysyłanie i pobieranie faktur z/do systemu dziedzinowego (np. Finanse VULCAN) – wymaga wykonania przed producenta oprogramowania integracji z KSeF

W przypadku faktur zakupowych istnieje jeszcze jedna możliwość, tzn. anonimowy dostęp do faktury – który wymaga posiadania takich danych, jak: numer KSeF faktury, numer faktury źródłowej, identyfikator podatkowy nabywcy, kwota należności ogółem – lub, jeśli mamy obraz faktury od wystawcy poza KSeF, zeskanowanie kodu QR.

Jakie zmiany niesie za sobą KSeF?

Poniżej opisujemy kilka najważniejszych zmian, które wejdą w życie w najbliższym czasie.

Data otrzymania faktury – faktura uznana jest za odebraną w dniu przydzielenia jej numeru w KSeF.

Data wystawienia faktury – faktura uznana jest za wystawioną w dniu jej skutecznego przesłania do KSeF.

Numer faktury według KSeF – zestaw znaków, który jednoznacznie identyfikuje fakturę. Składa się m.in. z numeru NIP sprzedawcy, daty wystawienia i elementów technicznych. Dokładniej obrazuje to prezentacja Ministerstwa Finansów:

Numer KSeF to unikalny numer, który identyfikuje fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).
Składa się z następujących elementów:

vulcan-a-ksef-numer-ksef.png [27.16 KB]

Brak możliwości wycofania/usunięcia wysłanej do KSeF faktury – wszelkie błędy należy poprawiać fakturą korygującą.

Brak weryfikacji danych na fakturze wystawionej w KSeF – obecna konstrukcja KSeF nie przewiduje weryfikacji danych wprowadzonych na fakturze (np. wskazania błędów rachunkowych itd.).

WAŻNE

Faktury wysłane z aplikacji Finanse VULCAN pozbawione są takich błędów, ponieważ sprawdzenie danych (przykładowo kwot) odbywa się już na etapie wprowadzania dokumentu.

Ministerstwo Finansów a KSeF

Ministerstwo Finansów zapewniło bezpłatne narzędzia umożliwiające spełnienie obowiązku posługiwania się KSeF – m.in. w aplikacji KSeF, a także w aplikacji e‑mikrofirma. Dodatkowo udostępniło API, gdzie producenci systemów komercyjnych mogą je zintegrować, aby nie nakładać na swoich użytkowników podwójnej pracy (ewidencji faktur w systemie dziedzinowym oraz w aplikacji KSeF).

W Finansach VULCAN zapewniamy Państwu integrację z KSeF właśnie poprzez API, dzięki czemu wprowadzone dokumenty sprzedaży będą mogły zostać bezpośrednio przekazane odbiorcy w KSeF.

KSeF dla jednostek samorządu terytorialnego

Na początku roku JST powinna podjąć decyzję, w którym modelu dostępowym KSeF będzie pracowała od momentu wejścia w życie tych zmian. Obecnie KSeF przewiduje m.in. model z numerami NIP jednostek zależnych lub z identyfikatorami wewnętrznymi. Dlaczego jest to istotne? Dla przypomnienia – w 2017 r. nastąpiła centralizacja VAT. Od tego momentu wszystkie faktury dla jednostek podległych musiały zawierać NIP JST, za to identyfikator podatkowy jednostki zależnej przestał mieć znaczenie. Od wejścia w życie KSeF, aby ułatwić identyfikowanie faktur zakupowych przez jednostki, należy upewnić się, że na wystawionej fakturze zawarte zostaną dodatkowe dane umożliwiające jednoznaczne wskazanie podmiotu – np. NIP jednostki podległej lub przydzielony przez JST identyfikator wewnętrzny.

Do nadawania uprawnień jednostkom budżetowym należy wykorzystać model uprawnień JST, o którym mowa na stronie https://www.podatki.gov.pl/ksef/baza-wiedzy-ksef/uprawnienia-ksef/jst-grupy-vat/.

Przypominamy, że nadanie uprawnień jednostce samorządu terytorialnego jest możliwe wtedy, gdy NIP wskazanej jednostki podrzędnej został zgłoszony w formularzu NIP-2 złożonym przez JST. Co ważne, aby mieć dostęp do faktur na podstawie uprawnienia w modelu JST, wystawiający fakturę musi umieścić dane jednostki podrzędnej wraz z jej numerem NIP w sekcji „Podmiot 3”.

VULCAN a Krajowy System e-Faktur

Praktyczne szkolenia z KSeF