Co przygotowuje VULCAN w ramach wsparcia klientów w obszarze dotyczącym zakupów?

Według informacji MF – przekazywanych przez urzędy skarbowe:

Źródło: K. Migdał, J. Rzenno, N. Gruszka, Krajowy System e-Faktur, prezentacja, 8.10.2025.

W pierwszym kroku przygotowania do wdrożenia KSeF należy z poziomu JST wskazać w formularzu NIP-2 wszystkie jednostki podległe, aby właściwie skonfigurować podzbiory KSeF dla podatnika w JST.

Właściwa konfiguracja KSeF (w modelu dla JST) pomoże przyczynić się do tego, że faktury właściwie opisane przez kontrahenta trafią do odpowiedniego „podzbioru KSeF”, co umożliwi bezpośrednie pobranie faktur dla konkretnej jednostki podległej. Należy pamiętać, że kontrahent powinien wystawiać dla jednostki podległej w JST dokumenty właściwie oznaczone, co znaczy, że powinny zawierać NIP jednostki (sekcja Podmiot 3). O ile w przypadku faktur zakupowych będą Państwo uzależnieni od tego, w jaki sposób wystawi je dla Państwa kontrahent, o tyle w przypadku wystawianych przez Państwa w aplikacji dokumentów sprzedaży będzie Państwa wspierać nasz program.

Przed terminem obowiązkowego wdrożenia KSeF warto zadbać, aby Państwa kontrahenci byli uświadomieni co do konieczności umieszczania na fakturach NIP-u jednostki podległej. To usprawni Państwa prace, gdyż pozwoli na zautomatyzowane pobieranie z KSeF faktur wystawionych dla Państwa jednostek.

W kolejnych artykułach przekażemy Państwu istotne z punktu widzenia JST informacje dotyczące oczekiwanej konfiguracji KSeF dla jednostek podrzędnych.

A co czeka Państwa w obszarze zakupów w Finansach VULCAN?

Aby wesprzeć Państwa w tej zmianie, przygotowaliśmy dodatkową funkcję – pobieranie faktur zakupowych z KSeF przez API oraz ręczne dodawanie dokumentów z pliku XML. Możliwość importu danych z KSeF oraz ich eksportu do systemu dostępna jest w każdym wariancie pakietu (Finanse VULCAN, Złoty Pakiet VULCAN I, Pakiet przedszkole I) bez dodatkowych opłat czy konieczności zakupu specjalnych narzędzi. Aktualizacje umożliwiające komunikację z KSeF w zakresie dokumentów zakupu zostaną udostępnione w 2026 r.

Aby przygotować Państwa do zmiany, opublikowaliśmy aktualizację Finansów VULCAN o numerze 25.05.00 – wprowadza ona nowości związane z dokumentami sprzedaży oraz zakupu, dzięki czemu mogą Państwo przyzwyczajać się do nowego wyglądu aplikacji.

Zmiany w dokumentach sprzedaży opisaliśmy w artykule Co przygotowuje VULCAN w ramach wsparcia klientów w obszarze dotyczącym sprzedaży?

Zmiany w dokumentach zakupu przedstawiamy poniżej. Zgodnie z wymogami KSeF dodaliśmy następujące elementy:

• rodzaj faktury (podstawowa/zaliczkowa/rozliczeniowa);
• faktura KSeF (tak/nie);
• prefiks UE – dodatkowe informacje przy kontrahencie;
• forma/typ płatności – oznaczenie wynikające z KSeF, a także rozszerzające słownik typów płatności;
• procedura marży (tak/nie).

Przypominamy, że docelowo po wejściu w życiu KSeF konieczność ręcznego wprowadzania dokumentów zakupu zastąpi możliwość importowania ich bezpośrednio z KSeF (w przypadku dokumentów z właściwym oznaczeniem sekcji Podmiot 3, czyli wysłanych do KSeF przez kontrahenta jako dokumenty dla jednostki podrzędnej JST) lub importowania danych ręcznie z pliku faktury ustrukturyzowanej (XML). Także nowe pola będą odczytywane z faktury ustrukturyzowanej, zgodnie z danymi zapisanymi przez kontrahenta.

W kolejnych artykułach przybliżymy również mechanizm eksportowania danych do KSeF oraz importu z KSeF.

Warto już teraz zadbać o to, aby wszyscy kontrahenci, u których realizują Państwo zakup, byli poinformowani o konieczności wystawiania faktur z dodatkowymi danymi jednostek podrzędnych w JST. Według informacji przekazywanych przez MF to na nabywcy będzie ciążyło udostępnianie danych niezbędnych do prawidłowego opisania faktury. Trzeba zadbać, aby nasz kontrahent wiedział, że dokument ma być wystawiony jako faktura dla jednostki podległej w JST, w związku z czym ma zawierać jej dodatkowy identyfikator (NIP). Tak przekazane informacje powinny pomóc kontrahentowi w kompletnym opisaniu faktury, a Państwu docelowo umożliwi to skorzystanie z funkcji importu faktur z KSeF.

Elektroniczne dokumenty zakupu a obieg dokumentów

W związku ze zbliżającymi się wielkimi krokami zmianami w zakresie przekazywania faktur zakupowych – odejściem od papieru na rzecz faktur przesyłanych elektronicznie przez KSeF – warto przyjrzeć się swoim procedurom w tym zakresie i już teraz rozważyć przejście na elektroniczny obieg dokumentów. Dla tych z Państwa, którzy mają warianty standard i premium, dostępna jest w ramach ponoszonych kosztów funkcja Obieg dokumentów księgowych VULCAN. Obecnie Obieg dokumentów księgowych opiera się na ręcznym wskazywaniu plików faktur (PDF), ale po wejściu w życie KSeF zniknie konieczność przepisywania danych i będzie można przyspieszyć obieg dokumentu zakupu bez potrzeby jego drukowania.

Zachęcamy do zapoznania się z naszym rozwiązaniem wspierającym elektroniczny obieg dokumentów zakupu.

Mamy nadzieję, że niniejszy tekst był dla Państwa przydatny. Zachęcamy do zapoznawania się z kolejnymi artykułami!