VULCAN a Krajowy System e-Faktur

vulcan-a-ksef-1.png [90.79 KB]

KSeF w obszarze jednostek samorządu terytorialnego

Ministerstwo Finansów przesunęło termin wdrożenia obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), pierwotnie planowanego na 1 lipca 2024 roku. Obok równolegle prowadzonych konsultacji, związanych z bezpieczeństwem, wydajnością, fakturami konsumenckimi czy identyfikatorem KSeF w płatnościach, odbędzie się zapowiadany audyt systemu. Po rozstrzygnięciu postępowania przetargowego wiemy już, że zajmie się nim firma Softiq Sp. z o.o.

Niebawem niemal wszystkich podatników czeka rewolucja w fakturowaniu w związku z wejściem w życie obowiązku posługiwania się Krajowym Systemem e-Faktur, czyli KSeF. Co to oznacza dla jednostek samorządu terytorialnego?

VULCAN podobnie jak w przypadku wcześniejszych zmian prawnych m.in. Polski Ład 2.0 czy Pracownicze Plany Kapitałowe dostosowuje swoje programy z odpowiednim wyprzedzeniem do nowych wymogów. W Finansach VULCAN zostanie dodana możliwość łatwego importu i eksportu faktur z KSeF. Program nadal będzie efektywny, przyjazny i wygodny w użyciu. Placówki korzystające z Finansów VULCAN będą mogły na czas i bez dodatkowych opłat korzystać z możliwości jakie daje Krajowy System e-Faktur.

vulcan-a-ksef-czym-jest-ksef.jpg

Czym jest Krajowy System e‑Faktur?

KSeF to system teleinformatyczny umożliwiający wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych, tzw. e-Faktur.

Od stycznia 2022 r. funkcjonuje jako narzędzie dobrowolne, a w najbliższym czasie ma stać się rozwiązaniem obligatoryjnym dla większości podmiotów, z wyjątkiem zwolnionych z VAT, na które obowiązek ten spadnie w styczniu 2025 r. Wprowadzenie KSeF jest wynikiem wejścia w życie Ustawy z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2021 r., poz. 2076).

W ramach KSeF wystawiane będą wszystkie faktury dotyczące transakcji pomiędzy podatnikami (B2B), z kolei faktury konsumenckie (dla osób nieprowadzących działalności gospodarczej) będą wystawiane z pomięciem KSeF. Jednostki samorządu terytorialnego jako podatnicy także zobligowane są do korzystania z KSeF.

Integracja Finansów VULCAN z KSeF

W celu usprawnienia pracy warto korzystać z narzędzia, które będzie zintegrowane z KSeF w zakresie wysyłki faktur sprzedażowych i odbioru faktur zakupowych. Aby zoptymalizować proces, należy zadbać o właściwy model działania w KSeF – np. odpowiednio wcześnie skonfigurować system w jednym z modeli dostępnych dla JST, o których pisaliśmy w poprzedniej sekcji.

Takie nadanie uprawnień umożliwi sprawne pobieranie faktur zakupowych przydzielonych do danych jednostek poprzez uzupełnione przez wystawcę faktury dane w sekcji „Podmiot 3” (jednostka podległa z jej identyfikatorem).

W Finansach VULCAN wysyłanie faktur do KSeF i ich odbieranie odbywać się będzie bezpośrednio w aplikacji, z poziomu dokumentów źródłowych. Działanie to nie będzie wymagało używania dodatkowych modułów ani ponoszenia dodatkowych opłat. Integrację z KSeF otrzymają Państwo w ramach płaconego abonamentu.  Jeśli korzystają Państwo z innego oprogramowania, zachęcamy do zapoznania się z możliwościami naszych Finansów VULCAN.

vulcan-a-ksef-e-faktura.jpg

Co to jest faktura ustrukturyzowana (e‑Faktura)?

Faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona za pomocą Krajowego Systemu e‑Faktur, która ma numer identyfikujący ją w tym systemie. Faktura musi być zgodna ze strukturą logiczną e‑Faktury, której wzór opublikowany jest na stronie CRWDE.

Korzyścią płynącą z wprowadzenia e-Faktur jest ujednolicenie wyglądu faktur będących w obiegu.

W jaki sposób można posługiwać się e‑Fakturami?

Dostęp do faktur może odbywać się m.in. poprzez:

  • zalogowanie się do aplikacji KSeF – które wymaga uprzedniego nadania uprawnień użytkownikom i wystawienie lub odebranie faktury bezpośrednio w KSeF
  • wysyłanie i pobieranie faktur z/do systemu dziedzinowego (np. Finanse VULCAN) – wymaga wykonania przed producenta oprogramowania integracji z KSeF

W przypadku faktur zakupowych istnieje jeszcze jedna możliwość, tzn. anonimowy dostęp do faktury – który wymaga posiadania takich danych, jak: numer KSeF faktury, numer faktury źródłowej, identyfikator podatkowy nabywcy, kwota należności ogółem – lub, jeśli mamy obraz faktury od wystawcy poza KSeF, zeskanowanie kodu QR.

vulcan-a-ksef-e-faktura-.png

Jakie zmiany niesie za sobą KSeF?

Poniżej opisujemy kilka najważniejszych zmian, które wejdą w życie w najbliższym czasie.

Data otrzymania faktury – faktura uznana jest za odebraną w dniu przydzielenia jej numeru w KSeF.

Data wystawienia faktury – faktura uznana jest za wystawioną w dniu jej skutecznego przesłania do KSeF.

Numer faktury według KSeF – zestaw znaków, który jednoznacznie identyfikuje fakturę. Składa się m.in. z numeru NIP sprzedawcy, daty wystawienia i elementów technicznych. Dokładniej obrazuje to prezentacja Ministerstwa Finansów:

 

Numer KSeF to unikalny numer, który identyfikuje fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).
Składa się z następujących elementów:

vulcan-a-ksef-numer-ksef.png [27.16 KB]

Brak możliwości wycofania/usunięcia wysłanej do KSeF faktury – wszelkie błędy należy poprawiać fakturą korygującą.

Brak weryfikacji danych na fakturze wystawionej w KSeF – obecna konstrukcja KSeF nie przewiduje weryfikacji danych wprowadzonych na fakturze (np. wskazania błędów rachunkowych itd.).

 WAŻNE 

Faktury wysłane z aplikacji Finanse VULCAN pozbawione są takich błędów, ponieważ sprawdzenie danych (przykładowo kwot) odbywa się już na etapie wprowadzania dokumentu.

 

vulcan-a-ksef-2.jpg

Ministerstwo Finansów a KSeF

Ministerstwo Finansów zapewniło bezpłatne narzędzia umożliwiające spełnienie obowiązku posługiwania się KSeF – m.in. w aplikacji KSeF, a także w aplikacji e‑mikrofirma. Dodatkowo udostępniło API, gdzie producenci systemów komercyjnych mogą je zintegrować, aby nie nakładać na swoich użytkowników podwójnej pracy (ewidencji faktur w systemie dziedzinowym oraz w aplikacji KSeF).

W Finansach VULCAN zapewniamy Państwu integrację z KSeF właśnie poprzez API, dzięki czemu wprowadzone dokumenty sprzedaży będą mogły zostać bezpośrednio przekazane odbiorcy w KSeF.

KSeF dla jednostek samorządu terytorialnego

Na początku roku JST powinna podjąć decyzję, w którym modelu dostępowym KSeF będzie pracowała od momentu wejścia w życie tych zmian. Obecnie KSeF przewiduje m.in. model z numerami NIP jednostek zależnych lub z identyfikatorami wewnętrznymi. Dlaczego jest to istotne? Dla przypomnienia – w 2017 r. nastąpiła centralizacja VAT. Od tego momentu wszystkie faktury dla jednostek podległych musiały zawierać NIP JST, za to identyfikator podatkowy jednostki zależnej przestał mieć znaczenie. Od wejścia w życie KSeF, aby ułatwić identyfikowanie faktur zakupowych przez jednostki, należy upewnić się, że na wystawionej fakturze zawarte zostaną dodatkowe dane umożliwiające jednoznaczne wskazanie podmiotu – np. NIP jednostki podległej lub przydzielony przez JST identyfikator wewnętrzny.

Do nadawania uprawnień jednostkom budżetowym należy wykorzystać model uprawnień JST, o którym mowa na stronie https://www.podatki.gov.pl/ksef/baza-wiedzy-ksef/uprawnienia-ksef/jst-grupy-vat/.

Przypominamy, że nadanie uprawnień jednostce samorządu terytorialnego jest możliwe wtedy, gdy NIP wskazanej jednostki podrzędnej został zgłoszony w formularzu NIP-2 złożonym przez JST. Co ważne, aby mieć dostęp do faktur na podstawie uprawnienia w modelu JST, wystawiający fakturę musi umieścić dane jednostki podrzędnej wraz z jej numerem NIP w sekcji „Podmiot 3”.

Zapraszamy na naszego bloga

Najczęściej zadawane pytania dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur

Więcej artykułów o KSeF >

ikonka-bloczek-odsyl-na-bloga.png

vulcan-a-ksef-szkolenia.png [80.56 KB]

Jesteśmy dla Państwa wsparciem. Zapraszamy na bezpłatne szkolenie online:

Krajowy System Elektronicznych Faktur – co to oznacza dla księgowego w sektorze publicznym? Finanse VULCAN jako narzędzie do realizacji nowego zadania

Termin: 27.02.2024 r., godz. 12:00-14:00
Cena: Bezpłatnie
Dla kogo: specjaliści ds. księgowości

Ta strona używa plików cookie zgodnie z opisaną polityką wykorzystywania plików cookie. Korzystanie z naszych serwisów bez zmiany ustawień przeglądarki oznacza, że wyrażasz zgodę na wykorzystywanie plików cookie.