Wyobraźmy sobie przyszłość. Blog
VULCAN , 2018-12-11
Dawno już za nami IV Kongres Księgowych Oświaty. W tym roku wyjątkowo spotkaliśmy się we Wrocławiu – mieście, w którym od 30 lat współpracując razem z Państwem, naszymi Klientami, tworzymy i rozwijamy rozwiązania dla oświaty. Nie mogliśmy przegapić takiej okazji i nie zapytać jednej z uczestniczek o to, jak na co dzień pracuje się na rozwiązaniach VULCAN dla pracowników finansowych. Z Anną Świerczyńską – zatrudnioną na stanowisku głównego księgowego w Miejskim Zespole Obsługi Oświaty w Rypinie rozmawia Katarzyna Kucharska.
Wdrożenie systemu bardzo ułatwiło nam prowadzenie księgowości naszej jednostki oraz jednostek przez nasz zespół obsługiwanych. Zwłaszcza możliwość sprawowania bezpośredniej bieżącej kontroli wewnętrznej operacji finansowych. Także podział dodatkowych zadań na poszczególnych pracowników, np. w przypadku zastępstw, usprawnia pracę zespołu. Sporo dobrego wnoszą też funkcje tworzenia zestawień i sprawozdań na potrzeby jednostek obsługiwanych i organu prowadzącego.
Na pewno trzy najważniejsze: możliwość prowadzenia i eksportu pełnej ewidencji VAT, wprowadzania dokumentów źródłowych przez osoby nieposiadające wykształcenia z zakresu ekonomii i praktyki księgowej bezpośrednio w szkołach oraz możliwość bezpośredniego wglądu przez głównego księgowego w poszczególne operacje.
Pozytywną niespodzianką była możliwość elektronicznego eksportu przelewów bankowych i ich realizacji na dzień przed terminem zapłaty wynikającym z dokumentu zakupu oraz możliwość pobierania danych kontrahenta bezpośrednio z bazy Głównego Urzędu Statystycznego.
Znajomość pracy „w chmurze” nie była nam obca, więc wszystko przebiegło bardzo sprawnie. Nasza konsultantka – Pani Agnieszka Urbaniak – pomogła nam ustawić parametry niezbędne przy codziennej pracy, ale także wspierała nas, cierpliwie i kompetentnie odpowiadając na pytania i pomagając rozwiązać problemy i wątpliwości podczas wprowadzania danych do nowej aplikacji – od bilansu otwarcia i dokumentów źródłowych stycznia i lutego 2018 r. po księgowanie ich i sporządzenie sprawozdań w nowej aplikacji.
Zapoznanie nowych użytkowników z zaletami i możliwościami nowej aplikacji to jedno. Moim głównym zadaniem, jako trenera, była pomoc w sprawnej „przesiadce” użytkowników na nowe rozwiązanie, tak by jak najmniej zaburzyć rytm pracy Miejskiego Zespołu Oświaty w Rypinie. Bliska współpraca z Panią Anną i innymi pracownikami MZOO w Rypinie pozwoliła na szybkie rozpoczęcie pracy z systemem VULCAN, a tym samym podniesienie komfortu pracy.
Agnieszka Urbaniak
Konsultant ds. szkoleń i wdrożeń w firmie VULCAN
Finanse VULCAN to system, który przede wszystkim wprowadza jednolite zasady księgowania dla obsługiwanych jednostek: jednolity plan kont, wspólne słowniki czy typy księgowania. Umożliwia też zapisywanie szablonów i korzystanie z historii operacji, co bardzo przydaje się przy sporządzaniu zestawień i sprawozdań. Pracując na systemie mam możliwość łatwego przejścia od zestawienia do dokumentu źródłowego przez poszczególne operacje księgowe – tak jest dużo prościej. Aplikacja umożliwia nam też pełną kontrolę nad wykonaniem planu finansowego w jednostkach i kontrolę rozrachunków. Dużym atutem jest też swobodny dostęp do aplikacji przez Internet – z dowolnego miejsca.
Warto dobrze przemyśleć i dokonać podziału obowiązków między poszczególnych pracowników, najlepiej jeszcze przed wdrożeniem aplikacji. To dotyczy zarówno naszego miejsca pracy, jak i jednostek obsługiwanych. Wtedy odpowiedź na pytanie „jakie uprawnienia w aplikacji mają mieć poszczególne osoby” nasunie się sama. Zanim ruszymy z wdrażaniem programu, warto też ujednolicić politykę przyjętych zasad rachunkowości i zweryfikować zakładowy plan kont.
|
|
|
Finanse w oświacie
0
Napisz do autora